Kommunstyrelsen den 4 december – ett axplock beslut

– Kommunstyrelsens svar – granskning av rollfördelning mellan politiker och tjänstepersoner

De förtroendevalda revisorerna i Simrishamns kommun har uppdragit åt Ernst & Young att granska hur barn- och utbildningsnämnden arbetat med styrning och ledning av nämndens verksamhet med fokus på ekonomistyrningen inom nämnden.

Rapporten som helhet lyfter fram ett flertal brister i såväl ekonomistyrning som beredning av ärenden inom barn- och utbildningsnämnden. Revisorerna framför att de under ett flertal år har diskuterat med kommunstyrelsen vad uppsiktsplikt innebär i förhållande till nämnder och förvaltningar. Revisorerna i Simrishamns kommun ger rekommendationer till kommunstyrelsen samt framför att de ser ett behov av att kommunstyrelsen gör en riskanalys utifrån nämndernas situation, för att i tid kunna bidra med såväl styrning som stöd då nämndernas driftsresultat i hög grad påverkar kommunens totala ekonomi och att kommunen i stort sett prognostiserar ett nollresultat enligt balanskravet.

Revisorerna i Simrishamns kommun har framfört fyra rekommendationer i sin skrivelse och önskar svar från kommunstyrelsen på vilka åtgärder styrelsen ämnar vidta utifrån lämnade rekommendationer:

Tidplan ska följas

Revisorerna i Simrishamns kommun har som rekommendation framfört att kommunstyrelsen ska tillse att samtliga nämnder följer den interna tidsplanen och budgetanvisningarna så att kommunstyrelsen i tid kan få en samlad beredning av kommunens budget och investeringsbehov för de kommande åren.

Här får anföras att inför varje budgetår upprättar kommunstyrelsen en tidplan som kommuniceras till nämnderna som ska följas. Detta har också, enligt kommunstyrelsens bedömning, i allt väsentlighet följts av nämnderna under 2019.

Några ytterligare rutiner anses inte behövas, utan samtliga nämnder har att förhålla sig till och följa fastställd tidplan.

Kommunstyrelsens uppsiktsplikt

Revisorerna lämnar också som rekommendation till kommunstyrelsen att utöva sin uppsiktsplikt och förbättra styrning och kontroll på ekonomiområdet genom att exempelvis ställa krav på nämnder att redovisa tydliga siffersatta åtgärder vid ekonomiska underskott.

Kommunstyrelsen har fattat beslut om en planering för att träffa nämndspresidier/förbund under 2019. För våren var de aktuella datumen för träffarna den 13 mars och 17 april och för hösten var det den 2 oktober och den 16 oktober. Barn- och utbildningsnämnden hade sina träffar med kommunstyrelsens arbetsutskott den 13 mars och den 2 oktober. Inför dessa tillfällen fick nämndspresidierna ett antal punkter att redogöra för inför mötet med kommunstyrelsens arbetsutskott:

  • Redovisning av pågående och kommande verksamhetsfrågor.
  • Uppföljning av ekonomi, mål, kvalitetskrav, riktlinjer och program för verksamheten.
  • Redovisning av intern kontroll.
  • Efterlevnad av uppställda direktiv.
  • Redovisning av kontrollen av privata utförare; att dessa följs upp i enlighet med lag, avtal och direktiv/program fastställda av kommunfullmäktige.
  • Redovisning av motioner och medborgarförslag som inte slutligt handlagts.

Vid mötet sker en muntlig redovisning av punkterna samt att det överlämnas en kortfattad skriftlig redovisning av punkterna.

Ovanstående punkter är i enlighet med gällande reglemente för kommunstyrelsen och uppföljningen är därmed en del av kommunstyrelsens utövande av sin uppsiktsplikt och kommunstyrelsen anses ha agerat i enlighet med uppsiktsplikten.

Prognos 1 indikerade ett underskott för barn- och utbildningsnämnden, men som i relation till budgetomslutning som nämnden har ansågs detta hanterbart och kommunstyrelsen beslutade att nämnden skulle återkomma med en åtgärdsplan.

Vid kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträde 2019-04-24, §110, gavs barn- och utbildningsnämnden samt samhällsbyggnadsnämnden i uppdrag att omgående påbörja ett arbete syftande till att nå ekonomisk balans under 2019 samt att kommunstyrelsen löpande informeras om detta arbete och dess resultat. Samma beslut tas senare i kommunstyrelsen, 2019-05-08, § 114, barn- och utbildningsnämnden samt samhällsbyggnadsnämnden ges i uppdrag att omgående påbörja ett arbete som syftar till att nå ekonomisk balans under 2019 samt att kommunstyrelsen löpande informeras om detta arbete och dess resultat.

Prognos 2 indikerade sedan på ett tredubblat underskott jämfört med prognos 1 och då agerade kommunstyrelsen med skarpare krav på åtgärder motsvarande prognosticerat underskott.

Vid sammanträde i kommunstyrelsens arbetsutskott 2019-06-19, §171, beslutades att barn- och utbildningsnämnden, i samband med delårsrapporten för augusti månad, skulle inkomma med en handlingsplan för hur nämnden tänkt åtgärda prognostiserad avvikelse på lång sikt samt även på kort sikt så att kommunen klarar balanskravsresultatet för år 2019. Kommunstyrelsen tog samma beslut vid sammanträde 2019-08-21, §171. Återrapportering skedde som planerat vid arbetsutskottets sammanträde 2019-08-28. Barn- och utbildningsnämnden återkom inte med någon fullgod plan i delårsrapporten, prognos 3.

Kommunstyrelsens åtgärder bedöms som tillräckliga, även om barn- och utbildningsnämnden inte har en konkret plan för att komma tillrätta med underskottet.

Riskanalys

I rekommendationer från revisorerna framkommer att kommunstyrelsens uppsikt över nämnderna behöver utgå från en riskanalys.

Samtliga verksamheter inom Simrishamns kommun har ett ansvar att årligen ta fram riskanalyser, både utifrån bland annat verksamhetsrisker och arbetsmiljö. Detta blir därefter ett underlag för prioriteringen av områden för intern kontroll. Varje nämnd beslutar om en intern kontrollplan årligen, och uppföljning av intern kontroll sker också i nämnderna. Kommunstyrelsen antar den interna kontrollplanen, och återrapportering sker till kommunstyrelsen.

Code of Conduct (uppförandekod)

Revisorerna rekommenderar kommunstyrelsen att initiera ett arbete i nämnder och förvaltningar med att ta fram en ”Code of Conduct” (uppförandekod).

Ett arbete med att revidera de befintliga etiska reglerna för förtroendevalda i Simrishamns kommun från 2007 har redan startat under hösten och pågår. Dessa etiska regler/uppförandekod ska beslutas av kommunfullmäktige och sedermera gälla för samtliga förtroendevalda i Simrishamns kommun.

Några uttalade etiska regler för tjänstepersoner har inte Simrishamns kommun beslutat om, däremot en värdegrund som omfattar samtliga anställda. I årets medarbetarenkät har värdegrunden lyfts fram särskilt, varje medarbetare har fått besvara och poängsätta påståendet ”Kommunens värdegrund är en del av mitt dagliga arbete”. Beroende på resultatet av denna fråga i medarbetarenkäten beslutas om handlingsplaner med åtgärder.

Kommunstyrelsen beslutade att överlämna tjänsteskrivelsen i ärendet till revisionen i Simrishamns kommun som kommunstyrelsens svar på revisionens skrivelse om ”Granskning av rollfördelning mellan politiker och tjänstepersoner.”

– Helårsprognos 4/2019 för kommunstyrelsens verksamheter.

En helårsprognos ska upprättas fyra gånger om året och denna prognos är upprättad efter oktober månads utgång. Kommunstyrelsen prognostiserar ett överskott på 1,3 mnkr. Detta främst beroende på att kostnader för färdtjänst är lägre än budgeterat samt att seniorkorten inte har utnyttjats i den omfattning som beräknats.

Kommunstyrelsen godkände helårsprognos 4 år 2019 för kommunstyrelsens verksamheter.

– Helårsprognos 4 – Simrishamns kommun.

Prognosen är upprättad efter oktober månads utgång. Kommunens budgeterade balanskravsresultat ligger på 10,6 mnkr, vilket förutsätter ett nollresultat i driften.

Prognostiserat driftresultat är 62,5 mnkr, varav 70,3 mnkr avser reavinster. Det innebär att balanskravsresultatet för år 2019 kommer att uppnås, men ej kommunfullmäktiges mål på en procent av skatteintäkter och bidrag för att uppfylla god ekonomisk hushållning. Det förväntas bli 7,8 mnkr lägre än budgeterat, vilket är ett svagt finansiellt resultat.

Den negativa avvikelsen -7,8 mnkr avser dels barn- och utbildningsnämnden (-10,8 mnkr), dels samhällsbyggnadsnämnden (-2,5 mnkr). Kommunstyrelsen bedöms gå +1,3 mnkr och finansieringen +3,8 mnkr.

Kommunledningskontoret anser att samhällsbyggnadsnämndens ekonomiska obalanser är problematiska och att de beror på dålig uppföljning av exploateringsprojekt. Förslaget är därför att samhällsbyggnadsnämnden omgående sätter i gång ett arbetet som syftar till att få bättre uppföljning på exploateringsprojekten. Projekten bör förkalkyleras, med en tydlig konsekvensanalys av effekten på driftsredovisningen, budgeteras och projektredovisas inför nästa år.

Barn- och utbildningsnämndens prognostiserade avvikelse får däremot anses som mer problematisk, då underskottets storlek kräver mer omfattande åtgärder för att komma i balans. Nämnden måste omgående upprätta en handlingsplan för hur den tänker åtgärda prognostiserad avvikelse på lång sikt. Under 2020 ska löpande information till kommunstyrelsen redovisas med konkreta och beloppssatta åtgärder.

Av nämndernas prognoser gällande investeringar, framgår det att 123 mnkr kommer att användas av årets budgeterade 174,8 mnkr. Noteras kan samtidigt att vid utgången av oktober uppgår utgifterna till 70 mnkr, vilket motsvarar 57 procent av prognostiserad investering för helåret. Kommunstyrelsen ser allvarligt på att man inte hinner investera i den takt som fullmäktige beslutat, samt att det är svårt att planera likviditeten när det är stora avvikelser mellan aktiverade investeringar och prognostiserade avvikelser.

Kommunstyrelsen beslutade att

  • samhällsbyggnadsnämnden ska slutredovisa gamla exploateringsprojekt och inkomma med en tidplan för hur detta arbetet ska gå till senast 2020-01-31. Nya projekt bör förkalkyleras, med en tydlig konsekvensanalys av effekten på driftsredovisningen, budgeteras och projektredovisas.
  • Barn- och utbildningsnämnden måste omgående, senast 2019-12-31, upprätta en handlingsplan för hur nämnden tänker åtgärda prognosticerad avvikelse på lång sikt. Under 2020 ska löpande information, efter varje nämndssammanträde i barn- och utbildningsnämnden, redovisas till kommunstyrelsen med konkreta och beloppssatta åtgärder.
  • Kommunstyrelsen ska fortlöpande informera kommunfullmäktige om det ekonomiska läget.

– Medborgardialog.

Kommunfullmäktige beslöt den 27 februari 2012, § 15, att tillsätta en fullmäktigeberedning med syfte att framlägga förslag på hur en konstruktiv och kreativ medborgardialog kunde utformas. Beredningen avgav sin rapport den 6 maj 2013. Kommunfullmäktiges presidium uppdrog åt kommunledningskontoret att kommentera och besvara rapporten för kommunfullmäktiges ställningstagande, vilket skedde i januari 2016. Kommunfullmäktige beslutade den 29 februari 2016, § 39, om en blank återremiss.

Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige uppdrar åt kommundirektören att ta fram en form hur medborgardialog kan genomföras två gånger per år med utgångspunkt från kommunfullmäktiges mål.

– Motion om medborgarbudget.

Gudrun Schyman (Fi) har i motion föreslagit att Simrishamns kommun startar en försöksverksamhet med medborgarbudget.

Den internationellt använda beskrivningen om vad medborgarbudget är ”att icke valda medborgare ska delta i utformningen eller fördelningen av offentliga resurser”. Det kan ske genom olika metoder. Syftet är att ge medborgarna möjlighet att delta i prioriteringsarbetet kring budgeten både för att ta del av medborgarnas behov och kunskaper men också för att skapa förståelse för dilemmat med behovet av prioriteringar av de begränsade resurser som finns till buds för den offentliga servicen. Det är också ett sätt att involvera barn och unga som ännu inte har rösträtt.

Exempel från andra kommuner

Flera svenska kommuner, som Göteborgs stad, Torsby och Uppsala, är i gång med olika typer av medborgardialog där medborgarbudget kan vara en del för ett direkt medborgarinflytande. Medborgarna involveras oftast redan i en kreativ idéfas för att ta fram olika förslag för till exempel ett geografiskt område, en särskild plats som ett torg eller en park, för en aktivitet som en festival eller lovaktiviteter för skolungdomar eller för ett tema som trygghet, jämlikhet eller mångfald. Därefter följer någon typ av röstningsförfarande och sedan ett genomförande. Från start till genomförande räknas ett par års tid och det kräver tid i ledning och projektering både av kommunens tjänstemän och politiker.

Finansiering

Olika kommuner har valt olika vägar för finansiering. Allt från att sätta av en viss summa per invånare till en fast summa ur investeringsbudgeten. Delvis extern finansiering har också förekommit. Oavsett vilken väg som väljs måste det avsättas resurser även i form av tjänstemännens tid och politikers arvode.

Förutsättningar

Sveriges kommuner och regionen (SKR) ser att fem kriterier utkristalliserats för ett lyckat arbete med medborgarbudget.

  • Att processen måste innehålla budget och dimensionerade resurser.
  • Att det styrs av en politisk församling såsom fullmäktige eller nämnd
  • Att det upprepas över tid
  • Att det innehåller delaktighetsprocesser för medborgarna i forum eller i råd
  • Att kommunen ska vara ansvarig för genomförandet av resultatet och återkopplingen till medborgarna

SKR menar att just att aktiviteten upprepas över tid är det allra viktigaste. Att det inte blir en engångsföreteelse för då tappar medborgarna både intresse och förtroende.

Kommunstyrelsen beslutade att avslå motionen då en modell för medborgardialog måste utredas innan medborgarbudget kan införas.

– Nytt samverkansavtal för Sydöstra Skånes samarbetskommitté att gälla från 2020.

Nuvarande samverkansavtal för Sydöstra Skånes samarbetskommitté gäller sedan 2017-01-01. Ett nytt samarbetsavtal har arbetats fram för att anpassa samarbetet efter det som framkommit genom projektet Ystad som regional kärna 2017–2019, vars syfte var att ta fram en gemensam målbild och handlingsplan för hur samarbetet i sydöstra Skåne skulle stärkas och därigenom tydliggöra Ystads roll som regional kärna. Detta för att generera tillväxt och attraktionskraft i hela regionen. Ledningsplan för sydöstra Skåne med Ystad som regional kärna, kommer att vara det övergripande styrdokumentet för Sydöstra Skånes samarbetskommitté.

Sydöstra Skånes samarbetskommitté har haft detta förslag till nytt samverkansavtal för diskussion på kommittémötet 2019-10-01 och föreslår nu de samverkande kommunerna att anta detta nya samverkansavtal för Sydöstra Skånes samarbetskommitté, att gälla från 2020-01-01.

Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att anta nytt samverkansavtal för Sydöstra Skånes samarbetskommitté, att gälla från 2020-01-01.

– Ledningsplan vid extraordinära händelser 2019–2022.

Utvecklingen i samhället innebär att det ställs allt större krav och förväntningar på kommunerna att vara en trygg och säker plats för alla som vistas där. Det ställs också krav på snabb och effektiv hantering vid en störning eller kris.

Vid en störning, beredskapshöjning eller extraordinär händelse samordnas arbetet med olika lagstiftningar och uppdrag av säkerhetschefen, som tillika är stabschef för den centrala krisledningsstaben.

Planeringen utgår från följande huvudscenarier:

  • Systemsammanbrott, el-, tele-, IT-, VA- eller infrastruktur.
  • Stora olyckor, människor, miljö eller ekonomiska värden.
  • Naturrelaterade händelser, stormar, snö, skyfall, isstorm etc.
  • Pandemi, eller annan livshotande epidemi.
  • Social oro, händelser av olika slag som skapar otrygghet bland människor.
  • Tung kriminalitet, gängrelaterad brottslighet, skjutningar och grova narkotikabrott.
  • Förtroendekris, politiker, tjänstemän, händelser.
  • Terrorism, sprängningar och händelser som påverkar objekt eller människor.
  • Civilt försvar, skydd av civilbefolkningen och stöd till försvarsmakten.

En extraordinär händelse innebär fara eller direkt påverkan för liv, hälsa, miljö eller annan omfattande materiell skada. Den kan beröra flera av kommunens verksamheter. Detta innebär behov av ledning och samordning.

Med en extraordinär händelse avses en händelse som:

  • avviker från det normala och
  • innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av en kommun eller en region.

Kommunerna har en skyldighet att för varje ny mandatperiod fastställa en plan för hur den ska hantera en extraordinär händelse. Planen ska baseras på en risk- och sårbarhetsanalys för all kommunal verksamhet, inklusive den verksamhet som bedrivs av hel- eller delägda kommunala bolag.

En kris, eller, en extraordinär händelse i kommunen kännetecknas av att många olika aktörer blandas in och blir beroende av varandra, i många fall berörs verksamheter som normalt inte är insatta i den kommunala verksamheten. Samverkan, samarbete och samordning blir avgörande pusselbitar för den totala effekten av insatserna.

Ledningsplan för Ystad-Österlen vid störning eller extraordinär händelse fastställd i respektive kommunfullmäktige under 2019, ersätter tidigare ledningsplan.

Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige fastställer ”Ledningsplan för Ystad-Österlen vid störning eller extraordinär händelse”.

– Översyn sponsringspolicy och -riktlinjer.

Kommunfullmäktige antog den 16 december 2013, § 160, policy för sponsring. I  protokollet anges att för att öka Simrishamns och Österlens attraktivitet  ytterligare, arbetar kommunen förutseende med sponsring. Målsättningen är att attrahera evenemang som stärker kommunens utveckling i enlighet med beslutade fokusområden.

Policyn säger att evenemang ska:

  • vara i linje med kommunens vision och målsättningar och stärka dessa
  • bidra till goodwill för och öka kännedomen om Simrishamns kommuns och Österlens varumärken
  • vara publikt och av stort intresse för dem som lever och verkar i Simrishamns kommun och på Österlen
  • ha förutsättningar att dra till sig ett nationellt intresse genom t.ex. massmediebevakning
  • generera ett mätbart mervärde för besöksnäringen

I policyn anges också en vägledning vid bedömning av sponsring som säger att evenemangen som blir sponsrade bör sammantaget ha en spridning över året.

Riktlinjer sponsorbidrag

I riktlinjer för sponsorbidrag, beslutade i kommunstyrelsen den 19 mars 2014, § 48, tydliggörs hur arbetet med sponsring skall bedrivas. Häri finns bland annat definition av sponsring, uppgifter som särskilda hänsyn samt en tydlig arbetsordning.

Bland annat klargörs i riktlinjerna att sponsringen i huvudsak bör vara avsedd för de föreningar, organisationer och företag som vill arrangera ett evenemang och som inte kan söka andra kommunala bidrag. Stödet ska kunna ansökas om vid två tillfällen per kalenderår (15 februari och 15 september).

Sponsringen ska också kunna ges för återkommande arrangemang, men med en avtrappning under tre på varandra följande perioder.

Dessutom framgår att vid val av sponsringsobjekt ska särskilda hänsyn tas till barn och ungdom (vilka ska prioriteras) samt jämställdhet (evenemangen ska sträva efter att vara jämställda).

Nuvarande policy/riktlinjer

Nuvarande policy och riktlinjer bedöms med smärre justeringar fortsatt kunna vara gällande, dock bör vid beslut framöver större hänsyn tas till dessa och därmed också efterlevandegraden öka. Skulle så ske bedöms policyn och riktlinjerna, med mindre justeringar, kunna utgöra fortsatt tillfredsställande berednings- och beslutsunderlag. Förslag på justeringar (ny handling avseende riktlinjer) framgår av bilaga.

Det ifrågasätts om det enkom för sponsringen erfordras en policy. För kommunens övriga hantering av föreningsbidrag har inte bedömts finnas behov av en policy, utan som hanteringsunderlag för dessa gäller av kultur- och fritidsnämnden beslutade bidragsbestämmelser. Bedömningen är att det vore tillräckligt med något omarbetade riktlinjer.

Förslaget är att upphäva policyn för sponsring och framöver styra sponsorshanteringen via nya riktlinjer som delvis innehåller uppgifter från tidigare policy.

Förslaget till nya riktlinjer tar endast upp kommunen som givare av sponsorstöd, vilket ärendet avser. Nu gällande riktlinjer tar delvis också upp kommunen som mottagare av sponsorstöd, vilket om detta skall regleras i riktlinjer bör ske i separata sådana.

Kommunstyrelsen beslutade att arbetsutskottets beslutsförslag, att anta föreliggande riktlinjer för sponsring, utgår.

Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att upphäva gällande policy för sponsring, beslutad i kommunfullmäktige den 16 december 2013, § 160.

– Snurringen, avtal och finansiering efter december 2019.

Det befintliga avtalet för Snurringen mellan Simrishamns kommun och Skånetrafiken löper ut i december 2019. Skånetrafikens inriktning i avtalsdiskussionen är att Simrishamns kommun tar över finansieringen på 1,8 miljoner kr till 100 %. I dagsläget står kommunen för 30 % av den totala finansieringen, en årlig kostnad på cirka 480 000 kr.

22 maj 2019, § 134, beslutade kommunstyrelsens arbetsutskott att bjuda in kollektivtrafiknämndens presidium för vidare diskussion med kommunstyrelsens presidium. 1 oktober 2019 träffades kollektivtrafiknämndens presidium och Simrishamns kommuns kommunalråd och oppositionsråd tillsammans med berörda tjänstepersoner från Skånetrafiken och Simrishamns kommun för en vidare diskussion om Snurringen.

22 oktober 2019 föreslogs, i samråd med Skånetrafiken, att kostnadsfördelningen kan delas upp likt en trappa där finansieringen under år 2020 fördelas 50 % mellan båda parter, för kommunens del en kostnad på 900 000 kr. År 2021 fördelas 70 % av finansieringen på kommunen och 30 % på Skånetrafiken, för kommunens del en kostnad på 1 260 000 kr. Skånetrafiken ser därefter att kommunen tar över finansieringen av busslinjen till 100 % från år 2022 och framöver.

Skånetrafiken inväntar under hösten 2019 en inriktning kring kommunens ställningstagande över framtida avtal och finansiering. Under våren 2020 kan besked om tillköp för år 2022 och framåt ske.

Kommunstyrelsen beslutade att godkänna ett nytt avtal med finansieringsmodell 50 % mellan parterna för år 2020 samt 70% för kommunen år 2021. Finansieras genom  kommunstyrelsens medel till förfogande avseende år 2020. För år 2021 får den ökade kostnaden hanteras i sedvanligt budgetarbete.

– Kommunfullmäktigeberedning avseende arvodesöversyn och översyn av politisk organisation.

Kommunstyrelsen beslutade § 64, 2016-03-16 att ge kommundirektören i uppdrag att göra en omvärldsanalys hur andra kommuner arvoderar förtroendevalda. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade vid sitt sammanträde 2018-06-20 att bordlägga ärendet till efter valet samt att en beredningsgrupp bör tillsättas, där samtliga partier i kommunfullmäktige medverkar, för att se över de fasta arvodena samt nivån på sammanträdesarvodena. Det har också framkommit önskemål om att inför kommande mandatperiod se över kommunens politiska organisation. Översynen föreslås ske i form av en fullmäktigeberedning, förslagsvis tillsammans med översyn av arvodesreglerna.

Fullmäktigeberedningens uppdrag är ytterst att göra en översyn av om den politiska styrningen behöver förändras vad gäller fördelningen av ansvarsområden och struktur mellan nämnder och mellan nämnder och bolag.

  • Sveriges kommuner står inför stora utmaningar för att klara välfärdstjänsterna vård, skola, omsorg och särskilt fokus bör därför läggas på ansvarsfördelningen i styrning och ledning av dessa områden.
  • Fullmäktiges relation till övriga verksamheter i kommunen ska ses över, exempelvis om det finns behov av eventuella beredningar direkt underställda fullmäktige och hur de kommunala bolagen är organiserade gentemot kommunfullmäktige.
  • Även frågan om hur struktur och arbetssätt för utskott under kommunstyrelsen och nämnderna kan utvecklas ska hanteras.
  • Hur ska den politiska bemanningen se ut i nämnderna, exempelvis antal ledamöter och ersättare, antal vice ordförande och så vidare.
  • Hur den politiska bemanningen och fördelningen ska se ut i revisionen avseende ordförandeskap behöver utredas.
  • Förslag på effektiv politisk organisation ska tas fram.
  • En kartläggning och jämförelse med minst tre jämförbara kommuner ska också genomföras.

Simrishamns kommun har i dag ersättningsbestämmelser som reglerar förtroendevaldas arvoden. Revideringen/förändringen av ersättningsbestämmelserna ska avgränsas till att genomlysa modellen för arvodering. Syftet med att revidera ersättningsbestämmelserna är att genomlysa och utvärdera nuvarande modell för arvodering samt att se över konstruktioner och nivåer för och i hela ersättningssystemet. Syftet är även att underlätta det framtida arbetet med arvodering för förtroendevalda.

Översynen bör omfatta följande särskilda frågor:

  • Utvärdering av nuvarande ersättningssystem.
  • Föreslå eventuell förändring av ersättningsbestämmelserna konstruktion.
  • Utreda förhållandet mellan ersättningar till de ordinarie ledamöterna och till ersättarna.
  • Utgångspunkter för restidsersättning.
  • Beräkna den totala kostnaden för nya ersättningsbestämmelser och den beräknade framtida kostnadsutvecklingen.
  • Föreslå kontroll- och uppföljningssystem för att säkerställa att ersättningssystemet tillämpas på ett korrekt sätt.

Process och tidplan

Kommunfullmäktige utser en grupp om fem förtroendevalda med två representanter från alliansen, två representanter från oppositionen och en representant från (SD) som utgör beredningsgrupp.

Kommunfullmäktigeberedningen ska lägga förslag på eventuella förändringar, både vad gäller arvoden och politisk organisation, inför kommande mandatperiod.

En översyn av befintliga reglementen ska också genomföras utifrån eventuella förändringar i organisationen. Till beredningsgruppen ska kopplas en tjänsteperson vars uppdrag i beredningen är att vara sammankallande och att agera sekreterare vid beredningens möten.

Målsättningen är att kommunfullmäktige ska fatta beslut om eventuell förändrad organisation senast hösten 2021 för att gälla från och med ny mandatperiod 2023 (kommunstyrelsen oktober 2022)

Kommunstyrelsen/kommunfullmäktige fattar beslut om direktiven till utredningen i november 2019. Beredningen lämnar ifrån sig sin delrapport i november 2020 med förslag på eventuella förändringar. Berörda nämnder och organ ges möjlighet att inkomma med synpunkter under februari/mars 2021

Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att tillsätta en grupp om fem förtroendevalda med två (2) representanter från alliansen, två (2) representanter från oppositionen och en (1) representant från (SD) för att bilda en beredning under kommunfullmäktige avseende arvodesöversyn och översyn av politisk organisation enligt beredningsdirektiv. Kommunfullmäktigeberedningen ska återkomma till kommunfullmäktige med en rapport senast november 2020 med förslag på eventuella förändringar, både vad gäller arvoden och politisk organisation, inför kommande mandatperiod.

– Förändrad ansvarsfördelning mellan samhällsbyggnadsnämnden och byggnadsnämnden

Byggnadsnämnden fullgör enligt reglementet, kommunens uppgifter inom byggnadsväsendet och ska ha insyn och uppsikt över byggnadsverksamheten enligt plan- och bygglagen. Byggnadsnämndens driftbudget omfattar i dag endast nämndens egen verksamhet, det vill säga främst arvoden och utbildningar. Samhällsbyggnadsnämnden har arbetsmiljö-, personal- och driftbudgetansvar för bygglovsverksamheten som utför byggnadsnämndens arbetsuppgifter.

Enligt plan- och bygglagen ska byggnadsnämnden ha tillgång till personal i den omfattning och med den särskilda kompetens som behövs för att nämnden ska kunna fullgöra sina uppgifter på ett tillfredsställande sätt. För att underlätta för byggnadsnämnden att uppfylla lagkravet och i övrigt sitt uppdrag, föreligger nu förslag på att överföra ansvaret för arbetsmiljö-, personal- och driftbudget för bygglovsverksamheten från samhällsbyggnadsnämnden till byggnadsnämnden från och med 2020.

Förslaget innebär inga organisatoriska förändringar på förvaltningsnivå, det vill säga att bygglovsverksamheten fortsatt kommer tillhöra samhällsbyggnadsförvaltningen. Det finns många fördelar att bibehålla en förvaltning för en sammanhållen samhällsbyggnadsprocess.

Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna förslag till ny ansvarsfördelning innebärande att arbetsmiljö-, personal- och budgetansvaret för bygglovsverksamheten flyttas från samhällsbyggnadsnämnden till byggnadsnämnden från och med 1 januari 2020, samt att nödvändiga kompletteringar enligt ovan införs i byggnadsnämndens reglemente.

Translate

You can use Google Translate to translate the contents of www.simrishamn.se. To do that, select the language you would like to translate into in the list below.
Please bear in mind, since the Google Translate is an automatically generated translation, we do not take any responsibility for errors in the text.

Close