Kommunstyrelsens arbetsutskott 20 januari – ett axplock beslut

– Utredning angående deltagande i gemensamt handläggarkontor och överförmyndarnämnd

Frågan har åter aktualiserats angående om överförmyndarverksamheten i Simrishamns kommun ska gå samman med motsvarande verksamheter i Ystad, Sjöbo och Tomelilla.

Överförmyndarverksamheten i Simrishamns kommun är sårbar ur ett bemanningsperspektiv, vilket är en risk då en verksamhet som arbetar med lagreglerad myndighetsutövning behöver vara robust och uthållig. Samgåendet handlar om att ingå i ett gemensamt handläggarkontor samt ingå i en gemensam nämnd. Ett alternativ kan vara att ingå i ett gemensamt kontor, men ha kvar en överförmyndare med ersättare i Simrishamn. I nuläget har Tomelilla, Ystad och Sjöbo gemensam överförmyndarnämnd och gemensamt kontor beläget i Tomelilla.

Utredningen ska belysa nuläget, bedöma framtida utvecklingsbehov, fördelar och nackdelar med ett samgående respektive ha kvar nuvarande organisation, samt ekonomiska konsekvenser. Beträffande de ekonomiska konsekvenserna har ekonomifunktionen i Simrishamns kommun tagit fram kostnadsberäkningar för att kunna jämföra kostnader för nuvarande organisation och kostnad om Simrishamns kommun går samman med motsvarande verksamheter i Ystad, Sjöbo och Tomelilla. Kostnadsberäkningarna biläggs ärendet.

Nulägesbeskrivning

-

49 % av huvudmännen är kvinnor och 51 % är män. 38 personer har mer än en legal företrädare, varför antalet ärenden är högre. Ärendeomsättningen får anses vara relativt stabil, med vissa årliga variationer.

Nuvarande bemanning

  • Överförmyndare: 20 %
  • Ersättande överförmyndare = ersätter, ökar inte bemanningsgraden
  • Överförmyndarhandläggare 125 %

Arbetsfördelningen är att överförmyndaren i huvudsak beslutar i icke delegeringsbara frågor, samt viss rådgivning, för övrigt sköts myndighetsutövningen av handläggarna.

Överförmyndarverksamheten ingår i kommunledningskontorets verksamhet, och en av handläggarna är även registrator och ersättande överförmyndare har sin grundtjänst på kommunledningskontoret.

Verksamhetsutveckling

Samverkan med grannkommunerna sker för närvarande inom flera områden. Det gäller gemensamma möten för erfarenhetsutbyte, utbildning och fortbildning av legala företrädare, gemensamma regelverk beträffande arvodering med mera. Simrishamn har också infört ett IT-baserat verksamhetssystem av samma slag som övriga kommuner. Detta för att ett eventuellt framtida samgående ska kunna fungera smidigt. Den aktuella situationen med covid-19 har begränsat dessa möjligheter till utbyte.

Det gemensamma överförmyndarkansliet satsar även på utveckling av verksamheten i form av digitalisering, vilket till exempel ska leda till digitalt inlämnade årsräkningar, vilket effektiviserar och sparar arbetstid på sikt. I detta utvecklingsarbete är inte Simrishamns kommun inkluderade.

Eget kontor respektive sammanslagning med Tomelilla, Sjöbo och Ystad – fördelar och nackdelar

Det finns ett antal faktorer som är av betydelse när man ska ta ställning till ett samgående. Efter varje faktor markeras med plus respektive minus vid samgående.

Rättssäkerhet och kvalitet i myndighetsutövningen (+)

Verksamheten håller en god kvalitet och rättssäkerhet enligt den inspektion som länsstyrelsen gjorde 2018 och 2019. Samma förhållande har gällt tidigare år. Ett samgående betyder att detta ytterligare förstärks då man får en samlad kompetens med chef och fler kollegor. Det är också den lösning som tillsynsmyndigheten förordar för mindre kommuner. Nu senast i den rapport över hur tillsynen ska förbättras som länsstyrelserna lämnade till justitiedepartementet hösten 2017. Bakgrunden till rekommendationen är att man vid inspektionsverksamheten funnit att små kontor är känsliga vad gäller kompetens, uthållighet och verksamhetsutveckling.

Kompetensförsörjning av personal, gode män och förvaltare (+)

Flertalet företrädare är rekryterade inom kommunen, men det förekommer också ett antal som bor i grannkommunerna. Det har hittills gått att rekrytera företrädare. Det är dock svårigheter att rekrytera när det gäller mer komplicerade ärenden, oftast vid missbruk och psykisk sjukdom. Det är svårt att säga om ett samgående påverkar detta. Men man får en mer samlad kunskap kring kompetensen hos redan befintliga företrädare, vilket kan underlätta rekryteringsarbetet. Likaså kan man anordna gemensamma utbildningar, vilket dock redan sker i dag. Ett större kontor med fler kollegor underlättar upplärning av nya medarbetare och det är positivt. Det samma gäller den löpande kompetensutvecklingen av handläggarna.

Stabilitet – uthållighet – sårbarhet (+)

Ett mindre kontor är känsligt för frånvaro, liksom när medarbetare byter jobb. Det finns en ersättare för den ordinarie handläggaren, men den personen har även en annan tjänst på kommunledningskontoret och kan alltså inte släppa det arbetet för att på heltid ersätta överförmyndarhandläggaren vid dennes frånvaro. Ska Simrishamns kommun fortsätta med nuvarande organisation måste denna fråga uppmärksammas. Det måste finnas uthållig backup som kan gå in omedelbart. Överförmyndarverksamheten är en hårt lagreglerad myndighetsutövning och kan inte ligga nere. En gemensam nämnd med gemensamt kontor och chef ger bättre förutsättningar för stabilitet och kontinuitet.

Service – tillgänglighet (-)

Mot bakgrund av att samtliga huvudmän och flertalet företrädare finns i kommunen innebär en lokal förankring en fördel och samarbetet med lokala myndigheter underlättas. En samlokalisering till kontoret i Tomelilla kan dock inte bedömas innebära en avgörande nackdel med tanke på att avstånden är korta och förbindelserna bra. Det är sällan som en huvudman besöker det fysiska kontoret, kontakt tas oftast via telefon och därför ses inte lokaliseringen av verksamheten vara av stor betydelse för huvudmännen. Flera aktuella myndigheter arbetar idag över större områden än en kommun.

Samordning av regelverk (+)

Det är en klar fördel om man kan ha samma regelverk beträffande till exempel arvoden med mera när man verkar inom samma geografiska område. En gemensam organisation underlättar detta.

Smidighet (-)

Nuvarande organisation är obyråkratisk och smidig tack vare att man under en lång följd av år lyckats rekrytera överförmyndare som kommer från angränsande verksamheter (socialtjänsten). Det har gått lätt och snabbt att fatta beslut. Frågorna är heller inte partipolitiska till sin karaktär utan det handlar om lagreglerad myndighetsutövning på individnivå. Det innebär att med nuvarande organisation, måste överförmyndaren besitta en mycket god kännedom om aktuell lagstiftning och hur den ska tillämpas. Det innebär också att verksamheten är känslig vid frånvaro och personalbyten. Att ärenden ska beslutas i nämnd innebär att de ska beredas inför beslut och därmed kan beslut ta längre tid än de gör i dag.

Deltagande i gemensam nämnd eller egen överförmyndare vid gemensamt kontor

Om man väljer att gå med i det gemensamma kontoret, men behåller en egen överförmyndare uppstår en del administrativa problem. Det blir två myndigheter som måste hållas isär, två delegationsordningar, två olika kontroller av länsstyrelsen med mera. Det blir också extra arbete med olika arkiv, olika brevmallar och liknande. Tomelilla har erfarenhet av detta och avråder.

Ekonomi

De beräkningar som ekonomienheten gjort visar att det skulle bli ungefär 273 000 kronor dyrare per år att ingå i det gemensamma överförmyndarkansliet. Denna beräkning är gjord utifrån de kostnader som verksamheterna har i dag och har inte tagit hänsyn till eventuella kostnader som skulle kunna öka eller tillkomma vid en sammanslagning, till exempel behov av lokalbyte i Tomelilla, eller personell utökning.

Det ska också noteras att respektive kommun i det gemensamma kansliet fortsatt betalar arvode till respektive kommuns gode män och förvaltare.

Sammanfattning

Genomgången visar på fördelar och nackdelar av att ingå i en gemensam överförmyndarnämnd med Tomelilla, Sjöbo och Ystad respektive att fortsätta med nuvarande organisation.

De viktigaste fördelarna ligger i att det skapas en robustare organisation inför framtiden vad gäller främst kompetensförsörjning och minskad sårbarhet vid olika former av frånvaro samt att man följer tillsynsmyndighetens råd.

Nackdelarna ligger i att man mister lite av den lokala förankringen samt att ett samgående på kort sikt blir något dyrare.

Sammantaget är bedömningen från de som utrett ärendet att fördelarna överväger och man rekommenderar därför en sammanslagning med gemensam nämnd och kansli, samt att förändringen genomförs i samband med ny mandatperiod.

Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att

  • Simrishamns kommun ska ingå i ett gemensamt handläggarkontor samt ingå i en gemensam överförmyndarnämnd tillsammans med Tomelilla, Ystad och Sjöbo kommuner från och med 2023-01-01. Då detta förutsätter att kommunfullmäktige i Tomelilla, Ystad och Sjöbo fattar samma beslut, skickas förfrågan till de aktuella kommunerna.

– Lokal för kommunfullmäktiges sammanträden

I samband med behandlande och beslut av inkommen motion avseende digitalt voteringssystem i kommunfullmäktige den 26 oktober 2020, § 211, beslutade bland annat uppdra åt kommundirektören att se på en permanent lokal för kommunfullmäktiges sammanträde framöver.

Bakgrund/utredning

Vid kommunfullmäktiges behandling av ärendet den 26 oktober 2020, § 211, beslutades också att förenkla och modernisera genom digitalisering, och utreda en teknisk helhetslösning där man samtidigt tar ställning till en permanent lokal för kommunfullmäktiges sammanträden.

I dag installeras filmteknik i lokalen i samband med varje kommunfullmäktigesammanträde, för att därefter plockas ner igen. När en permanent lokal för kommunfullmäktiges sammanträden är beslutad, finns det en absolut möjlighet att permanent installera erforderlig teknisk utrustning i lokalen.

Den tekniska utrustningen, som bland annat inkluderar utrustning för filmning och webbsändning, kan då också i högre utsträckning nyttjas av andra i den kommunala organisationen.

Som teknisk helhetslösning för kommunfullmäktiges sammanträden med flera är bedömningen att utrustning erfordras för bland annat:

  • Film- och ljudupptagning av sammanträden, konferenser utbildningar med mera
  • Digitalt voteringssystem som även kan hantera slutna omröstningar
  • Textning av sammanträden med mera
  • Ljudanläggning
  • Upprop
  • Talarlista som visar både begäran om ordet, replik samt presentation av tidtagning
  • Visning på skärm av de ärende som behandlas
  • Erforderligt antal väggdukar

Bedömningen är att alternativen till en permanent lokal för kommunfullmäktiges sammanträden ska sökas bland kommunkoncernens lokaler i Simrishamns tätort. Alternativen förfaller då vara fullmäktigesalen i Rådhuset, Österlengymnasiets aula eller Skeppet på Marint centrum.

Fullmäktigesalen, Rådhuset

Befintlig fullmäktigesal är kanske då den som är mest ”pampig”, gemytlig och förknippad med en del nostalgi. Lokalen är också den lättåtkomligaste för tjänstgörande medarbetare. Vad som talar mot lokalen är att den rymmer färre mötesdeltagare och besökare, där besökare långt bak i lokalen (lilla salen) kan ha svårt och se på grund av befintliga pelare. Lokalen känns också opraktisk och trång för de politiker som ska fram till talarstolarna. Under mötets gång finns för närvarande ingen säkerhetsbevakning eller kontroll, på kvällstid, av eventuellt obehöriga som tar sig in i huset utan avsikt att besöka sammanträdet. Risken är då också större att dessa obehöriga eventuellt kan stanna kvar i huset efter sammanträdet.

Österlengymnasiets aula/Skeppet på Marint centrum

Österlengymnasiets aula och Skeppet på Marint centrum bedöms i stort likvärdiga som bland annat bra storlek, lättillgängliga med bra parkeringsmöjligheter. För tjänstgörande medarbetare innebär båda förflyttningar av administrativt material för sammanträdets genomförande. Av dessa lokaler talar säkerhetsfrågan mot aulan, där i likhet med fullmäktigesalen obehöriga, vilka inte har för avsikt att närvara vid sammanträdet, kan ta sig in och eventuellt stanna kvar efter sammanträdets avslutning.

En sammantagen bedömning är att rekommendera Skeppet på Marint centrum som den framtida permanenta lokalen för kommunfullmäktiges sammanträden. Lokalen hyr Simrishamns kommun av Simrishamns näringslivsutveckling AB via avtal till och med den 1 april 2031, med möjlighet till förlängning. Internt i kommunen administreras och hyrs lokalen ut av kultur- och fritidsförvaltningen.

Ärendet går till kommunstyrelsen utan beslutsförslag.

– Avgiftsfria uteserveringar med mera med anledning av covid-19

För att dämpa de negativa effekterna till följd av covid-19, beslutade kommunfullmäktige den 30 mars 2020, § 68, att uteservering och torgplats är avgiftsfri 1 april–30 juni 2020 (tillstånd krävdes). Detta beslut förlängdes sedan till och med den 31 december 2020 i ett nytt kommunfullmäktigebeslut den 28 september 2020, § 192. Besluten var en del av en rad stödåtgärder till lokala företag i Simrishamns kommun. Kommunens stödåtgärder ska främst ses som ett komplement till de nationella insatserna för att stötta och främja det lokala näringslivet. Målet är att underlätta för företagen, bidra till bättre likviditet och genom detta kanske förenkla något för företagen i den situation man fortsatt nu befinner sig i.

Beslutet den 28 september 2020, § 192, innehöll inte torgplatser, vilket har uppfattats som förbiseende. Tidigare beslut har heller inte specifikt nämnt något avseende matvagnar, dock har tolkningar gjorts som att besluten även avser dessa.

Nu föreslås att förlänga avgiftsfriheterna till och med den 31 maj 2021. Det bör beaktas att det föreslagna kompletterande beslutet om avgiftsfrihet påverkar samhällsplaneringsnämndens intäkter.

Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att uteserveringar, matvagnar och torgplatser är avgiftsfria perioden 1 januari–31 maj 2021 (tillstånd krävs), samt att uppdra åt samhällsplaneringsnämnden att återkomma med underlag för uteblivna intäkter kopplade till beslut i detta ärende.