Förfrågningsunderlag

Simrishamns kommun använder Visma Tendsign för att annonsera upphandlingar och direktupphandlingar. En lista över aktuella upphandlingar hittar du här.

Om du är intresserad av att hämta hem förfrågningsunderlaget i någon av upphandlingarna så måste du registrera dig i Visma Opic. Grundregisteringen är kostnadsfri och det är alltså fritt för alla att hämta hem ett förfrågningsunderlag.Visma erbjuder även vissa tilläggstjänster. Exempelvis kan du bevaka alla upphandlingar inom ett visst produktområde eller geografiskt område, exempelvis upphandlingar av vinterväghållning i Skåne. Då får du automatiskt en notis när en upphandlande myndighet annonserar en upphandling inom det område du väljer att bevaka.

Ett förfrågningsunderlag följer vanligtvis en kommunspecifik mall. Vår kommuns mall är indelad i olika delar:

1. Inledning.
2. Administrativa villkor.
3. Krav på leverantör.
4. Krav på avtalsföremål.
5. Utvärderingsmodell.
6. Avtalsförslag

Mer om det allmänna innehållet i dessa delar kan ni läsa om nedan.

I inledningen ges en övergripande bild av vad som ska upphandlas, omfattningen av kontraktet, avgränsningar och liknande. Här sammanfattas det som mer detaljerat beskrivs i förfrågningsunderlagets övriga delar.

Här beskrivs hållpunkterna i upphandlingsprocessen och andra väsentliga tidpunkter i kontraktet, såsom sista dag att ställa frågor, sista dag att lämna anbud, datum för avtalsstart och avtalets längd.

Här finns de krav som ställs på leverantörens tekniska och ekonomiska kapacitet. Här finns alltså vanligtvis inte krav på det som ska köpas (detta återfinns i kapitel 4), utan på den leverantör som ska leverera det som ska köpas.

Vanliga krav på leverantören är omsättningskrav, krav på referenser, krav på ekonomisk stabilitet eller krav på att ha fullgjort sina åtaganden avseende inbetalning av skatter och avgifter. En leverantör som inte klarar kraven som ställs upp i kapitel 3 får inte antas som leverantör av avtalsföremålet.

Här finns krav som ställs på den vara eller tjänst som upphandlas. Vanliga krav kan vara:

– Kvalitetskrav
– Estetiska krav
– Leveranstider
– Inställelsetider
– Miljökrav

Leverantörer som erbjudit varor eller tjänster som inte uppfyller kraven i detta kapitel får inte antas som leverantör i upphandlingen. Ett exempel skulle kunna vara att kommunen krävt att en bil ska ha en viss färg som ert företag inte kan erbjuda.

Om du vill delta en upphandling men inte uppfyller ett eller flera krav i upphandlingsunderlaget bör du i första hand ifrågasätta om kommunen kan tänka sig att justera de aktuella kraven. Även om kommunen har ställt krav på att en traktor ska vara metallicblå så kan man kanske tänka sig att justera kravet om man märker att det medför en orimlig begränsning av konkurrensen i förhållande till hur viktigt kravet är.

Det är dock viktigt att ni aktivt frågar och ger kommunen möjlighet att justera kravet under annonseringstiden, innan anbud har lämnats. Om kravet står kvar vid tidpunkten för anbudslämnande så kan kommunen inte justera kravet i efterhand.

Här beskrivs den utvärderingsmodell som kommunen använder för att utvärdera anbuden. Endast de anbud som klarat kraven i kapitel 3 och kapitel 4 utvärderas. Utvärderingsmodellen syftar alltid till att identifiera vilket av de kvarvarande anbuden som är det ekonomiskt mest fördelaktiga för kommunen.

Om utvärdering görs på andra kriterier än pris ska det tydligt framgå hur dessa kriterier viktas mot priset. Ett exempel som ofta används är prisavdrag i utvärderingen om man uppnår vissa givna kvalitetsnivåer inom ett område. Ett IT-system med en hög användarvänlighet kan på det sättet ges en fördel över ett IT-system med en låg användarvänlighet, genom en formulering enligt nedan:

Kommunens medarbetare kommer att utvärdera användarvänligheten på det erbjudna IT-systemet. Avdrag på anbudspriset görs enligt nedan:

Låg användarvänlighet: 0 kr avdrag
Tillräcklig användarvänlighet: 50 000 kr avdrag
Hög användarvänlighet: 150 000 kr avdrag

Tanken med sådana här utvärderingsmodeller är att IT-system med hög användarvänlighet ger ett mervärde för kommunen som bör reflekteras i utvärderingsmodellen. Samtidigt är det kanske inte säkert att kommunen vill köpa ett system med hög användarvänlighet oavsett kostnad, varför även leverantörer av system med lägre användarvänlighet tillåts att lämna anbud.

I kapitel 6 anges grunden till det avtal som efter upphandlingen ska tecknas mellan kommunen och den vinnande leverantören. Samtliga avtalsvillkor som anges är bindande och ska accepteras av leverantören under upphandlingsprocessen. Avtalet kan dock komma att kompletteras med uppgifter efter att upphandlingen är avslutad, exempelvis med priser eller andra viktiga uppgifter som framkommit av leverantörens anbud.

Det slutliga avtalet får aldrig skilja sig väsentligt från det avtalsförslag som annonserats med upphandlingen. Exempel på väsentliga förändringar skulle kunna vara borttagande av vitesklausuler, förändring av tidpunkten för varans avlämnande, en utökad avtalstid eller en ändring av de priser som lämnats i leverantörens anbud.

Kommunen utvärderar inkomna anbud i tre steg, enligt beskrivning nedan:

1. Kvalificering: Först granskar vi om anbuden uppfyller kraven som ställts på leverantören. Anbud som inte uppfyller kraven, exempelvis till följd av att leverantören inte sköter sina skatter och avgifter, förkastas.

2. Prövning: Anbud som klarar kvalificeringsfasen går vidare till prövningsfasen. I prövningsfasen granskar vi om de produkter eller tjänster som offererats uppfyller kraven som ställts på dessa. Om kraven inte uppfylls förkastas anbudet.

3. Utvärdering: Anbud som har klarat kvalificeringen och prövningen utvärderas enligt den beskrivna utvärderingsmodellen. Den leverantör som lämnat det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga enligt utvärderingsmodellen och samtidigt uppfyller samtliga krav under steg 1 och steg 2 kommer att antas som leverantör av aktuell vara/tjänst/entreprenad.