Hur utser vi världens snabbaste person?

Jag börjar med en (påhittad) historia:

Sverige har beslutat om att anordna en tävling där målet är att världens snabbaste person ska utses. En person har anställts för att leda projektet, en projektgrupp har sammanställts och man sitter och diskuterar vad som behöver göras innan man kan anordna tävlingen.

Man bestämmer sig för att börja med att fastställa reglerna för tävlingen. Personer från olika länder bjuds in för att delta vid diskussionerna. Dels för att man inte ska glömma något viktigt, dels för att man vill försöka anpassa reglerna efter så många som möjligt så att fler länder ska vilja delta i tävlingen.

Diskussionen om reglerna går bra, man kommer fram till att varje deltagande land ska ha en person som representerar dem, att loppet ska vara 250 meter långt och att den som kommer först över mållinjen är den som vinner. En av punkterna som tar längst tid att diskutera är huruvida man ska tvinga deltagarna att ha skor på sig eller inte. De flesta löpare använder skor, men en duktig löpare från Danmark har alltid sprungit barfota. Tävlingsledaren från Sverige tycker absolut att skor ska vara obligatoriskt, men projektgruppen i övrigt tycker inte att det spelar någon roll. Man bestämmer sig tillslut för att varje löpare själv får bestämma om man vill springa med skor eller barfota. Man fastställer ett datum ungefär ett halvår framåt i tiden när tävlingen ska hållas och ger alla löpare möjlighet att förbereda sig på bästa sätt.   

Tävlingsdagen kommer och representanter från ett 30-tal olika länder finns på plats för att tävla. I finalen är Danmarks löpare först över mållinjen, Norges löpare tvåa och Sveriges är trea. Vid prisutdelningen händer däremot något märkligt. Tävlingsledaren, och tillika domaren, från Sverige utser Sveriges löpare till vinnare. Representanter från Danmark och Norge vill veta hur tävlingsledaren tänker. Han svarar:

-Löparen från Danmark hade ju inga skor på sig, därför har hen blivit diskvalificerad. Och ni ser ju hur lång löparen från Norge är. Det skulle vara orättvist att utse hen till vinnare. Sverige är alltså värda segern.

Du som har orkat läsa såhär långt kanske (med all rätt) undrar vad detta har med offentlig upphandling att göra. Parallellen jag tänkte dra är att även om ett upphandlingsprojekt och ett projekt där man ska anordna en tävling i stora delar är olika, så finns det vissa saker som är gemensamma för alla projekt. En av dessa saker är att det i projekt förekommer vissa kritiska punkter, så kallade milstolpar. Att ta sig förbi en milstolpe innebär att man är färdig med en del av projektet, och att det är dags att gå vidare till nästa. Nedan beskriver jag kort vilka milstolpar som finns i ett upphandlingsprojekt:

Beslut om att påbörja en upphandling: Ett beslut om att påbörja en upphandlingsprocess innebär en kostnad, vanligtvis i form av tid och resurser som kommunens anställda måste lägga ner. Man ska ju sätta samman en projektgrupp, göra en förstudie och ta fram ett förfrågningsunderlag. Förfrågningsunderlaget innehåller reglerna för hur upphandlingen kommer att genomföras, och dessa regler bestämmer i slutändan vem som tilldelas kontraktet. (Läs gärna min serie inlägg om kravställning som jag publicerade här på bloggen för några veckor sedan för exempel på vilka överväganden som görs när man tar fram ett förfrågningsunderlag).

Beslut om att annonsera ett förfrågningsunderlag: När förfrågningsunderlaget är färdigt så är det dags att annonsera det så att potentiella leverantörer kan hitta det. För en upphandlare är detta den viktigaste milstolpen. Efter att ett förfrågningsunderlag är annonserat går det inte att avbryta upphandlingen utan giltiga skäl. Under annonseringstiden har leverantörerna möjlighet att utforma sitt bästa möjliga anbud utefter det förfrågningsunderlag vi har utformat. Vilken leverantör vi får i slutändan bestäms alltså uteslutande av de regler som vi har fastställt.

Beslut om att tilldela kontraktet: När anbuden har kommit in så prövar vi dessa mot det förfrågningsunderlag som annonserades. I vanliga fall så är det rätt självklart vilken leverantör som ska tilldelas kontraktet, alltså vilken leverantör som ”kommit först över mållinjen”. Om det finns otydligheter avseende vilken leverantör som ska tilldelas kontraktet så har man vanligtvis utformat ett dåligt förfrågningsunderlag. Vilken leverantör som ska tilldelas kontraktet ska vara lika självklart som vilken löpare som är först över mållinjen i en OS-final.

Detta är de tre punkter i upphandlingsprocessen som är särskilt kritiska, och som därför alltid bör föregås av beslut från ansvariga chefer i kommunen. Att förtydliga detta är särskilt viktigt med anledning av domen som kom förra veckan som innebär en ökad risk för skadestånd om vi exempelvis godtyckligt avbryter en upphandling, eller om vi tilldelar ett kontrakt till en annan leverantör än den som har följt reglerna och är först över mållinjen.

Tävlingen är slut och de deltagande löparna reser hem igen. Tävlingsledaren är mycket nöjd och anordnar en ny tävling nästa år. Tyvärr dyker bara en löpare upp, löparen från Sverige. Publiken kräver pengarna tillbaka och tävlingen ställs in. Tävlingsledaren beslutar sig för att tävlingen inte ska anordnas fler gånger i framtiden.