Fast pris, rörligt pris eller kombination?

Rent teoretiskt ska valet av utvärderingsmodell inte spela någon roll för vilka totalpriser som lämnas i anbudet. Leverantörerna som lämnar anbud har en kostnadsbild kopplad till kontraktet, räknar ut hur mycket intäkter som skulle behövas för att täcka sina kostnader, kollar hur utvärderingsmodellen är utformad och anpassar sina priser för att säkra att man får in dessa intäkter (samtidigt som man, om möjligt, får ett så lågt pris i utvärderingsmodellen som möjligt.)

I verkligheten finns det dock andra faktorer att ta hänsyn till. Ta ett avtal för skolskjuts där ersättningsmodellen är baserad på antal kilometer som leverantören kör. Kommer utfallet under avtalstiden att vara samma som det beräknade utfallet vid upphandlingstillfället? Förmodligen inte exakt. Det finns en risk inbyggd i utvärderingsmodellen och den risken hamnar på leverantören, som måste anpassa sig.

Sen kan man fråga sig om antalet kilometer kommer vara detsamma i slutet av avtalsperioden som i början av avtalsperioden? Förmodligen inte. Mycket kan hända som påverkar antalet kilometer, saker som leverantören vanligtvis inte kan påverka.

Frågorna man bör ställa sig vid utformandet av en utvärderingsmodell är:

1. Finns det stor risk för att det faktiska utfallet skiljer sig från det beräknade?
2. Finns det stor risk att det faktiska utfallet kommer variera mycket över avtalstiden?

I diagrammen nedan har jag gett några exempel på hur, rent teoretiskt, en utvärderingsmodell kan gynna eller missgynna olika intressenter i upphandlingen. Röd linje avser en leverantörs kostnadskurva, och grön linje avser vilken ersättning leverantören erhåller. Eventuella andra färger förklaras under aktuell bild.

Här har kommunen i utvärderingsmodellen angivet ett beräknat antal km (markerat med en punkt i kartan) som resulterar i en kostnad för leverantören baserat på hur leverantörens kostnadsbild ser ut. Ersättningsmodellen är helt rörlig (vid 0 produktion ges 0 kr i ersättning). Som jag sa tidigare: oavsett hur utvärderingsmodellen är utformad så kommer leverantören att behöva intäkter som motsvarar sina kostnader i den punkten som kommunen angivit som beräknad produktion. Men vad händer i det här fallet om antalet kilometer varierar mycket under avtalstiden? Om antalet kilometer går ner väsentligt så kommer leverantören att få en ersättning som är lägre än leverantörens faktiska kostnader, vilket kan leda till problem. Om antalet kilometer går upp väsentligt leder det till överpriser. Utvärderingsmodellen lämpar sig alltså inte där en stor del av leverantörens kostnader är fasta eller där det finns en stor osäkerhet i framtida utfall.

I den här bilden förutsätter vi att det finns en osäkerhet i kommunens prognos för det faktiska utfallet under avtalstiden. Det finns dessutom två anbudsgivare (Gul + Grön) med samma kostnadskurva (röd linje).

Gul är en stor leverantör med många offentliga kontrakt. De är medvetna om att det finns en risk för att kommunens prognos inte stämmer, men hanterar den här risken genom att man har flera kontrakt med olika kommuner (ibland blir utfallet högre än beräknat, ibland lägre).

Grön är en liten leverantör som vill så sig in på marknaden. Det är också medvetna om risken men kan inte hantera den på något annat sätt än att ta ut en högre ersättning. Om de chansar riskerar de kanske hela företagets framtid. Att ta ut en högre ersättning innebär dock att du ger dig nära 0 % chans att vinna kontraktet, då leverantörer som chansar (oseriösa?) eller som kan hantera risken bättre (stora?) kommer få en fördel vid utvärderingen.

Den här bilden visar ett kontrakt med fast ersättning. Som jag skrev tidigare så kommer utfallet vid avtalets början vara detsamma (givet att kommunen har angivit en någotsånär korrekt uppskattad volym) men dynamiken under avtalstiden kommer se annorlunda ut. I den här modellen tjänar leverantören mer pengar på att producera mindre, i de tidigare modellerna har leverantören tjänat mer pengar på att producera mer. Det gör att den här utvärderingsmodellen (trots att det finns risk kvar) kanske lämpar sig bäst vid upphandling av kontrakt där kommunen vill producera så lite som möjligt. Ta Företagshälsovård: vill vi ha ett kontrakt leverantören tjänar mer pengar på att arbeta förebyggande så att vi blir mindre sjuka, eller vill vi ha ett kontrakt där leverantören tjänar mindre pengar på att vi blir mindre sjuka?

Den sista bilden visar en ersättningsmodell baserad på ett fast + ett rörligt pris. Det som är bra med modellen är att den minimerar risken under avtalstiden både för leverantören och för kommunen, och den ger därmed små företag en bättre möjlighet att konkurrera med de större företagen. Om risken helt elimineras så handlar prissättningen bara om vilken kostnadsbild som leverantören har. Vilket ger oss anledning att lyfta tre viktiga punkter vad gäller riskhantering i kontrakt:

1. Den som kan påverka risken ska bära den.
2. Leverantörer är riskundvikande, kommunen är riskneutral. Om det finns risker som ingen part kan påverka (pris på bränsle till exempel) så tjänar ofta kommunen på att bära risken.
3. Små leverantörer har svårare att hantera risk än stora leverantörer.

Med vänliga hälsningar,

Marcus Bäckström