Ett enkelt sätt att informera om kommande upphandlingar

En gång i månaden ungefär får jag ett mail från kommunens informationsansvarige Jan-Erik. I mailet efterfrågas information till kommande kommuninformation i Österlenmagasinet, en tidning som når medborgarna i Simrishamn, Tomelilla och Ystad.

Jag läste den här artikeln imorse och tänkte berätta hur vi jobbar med att få ut information om kommande upphandlingar till medborgarna. Vi tycker vanligtvis det är svårt att planera för ett helt år i förväg, dels ändras alltid tidplaner vilket kan skapa frustration och dels så kommer många upphandlingar som är av intresse för små- och medelstora företag in sent till oss upphandlare och det blir en kort tid från uppstart till annonsering.

Sedan ett tag tillbaka har vi alltid med en kort information om olika upphandlingar i kommuninformationen i Österlenmagasinet, vilken fas de är inne i samt vilka som är avslutade och hur det gick. Vi ger också en kort sammanfattning över en särskilt intressant upphandling eller händelse den kommande månaden. Detta arbetssätt har många fördelar. Dels når vi ut till fler än enbart företagare, som är de som förmodligen går in på kommunens hemsida för att ladda ner en upphandlingsplan. Om vi når ut till vänner och släktingar till företagare i olika branscher så ökar nog chansen att informationen ändå når fram. Vi får också en bra möjlighet att ge medborgarna en inblick i vilka upphandlingar vi genomför, varför, vem som tilldelats avtal och hur arbetet gynna kommuninvånarna.

Nedan är en bild från förra månadens kommuninformation, samt texten som jag nyligen skickade in till nästa veckas kommuninformation. Som ni ser kan man lätt följa upphandlingarna och hur processen går framåt, samtidigt som man får en liten inblick i upphandlarens vardag. Vi upplever faktiskt också att det här arbetssättet har gett oss fler anbud och ett större intresse i vissa upphandlingar. Den är månaden har vi dessutom, på initiativ från min kollega Patricia, börjat ge en preliminär uppskattning över när kommande upphandlingar planeras att annonseras – och inte bara att de är ”på gång”.

Något som diskuteras mycket avseende klimatet och en hållbar framtid är cirkulär ekonomi. Med cirkulär ekonomi menas, enligt Naturvårdsverket, en ”ekonomi som bygger på kretslopp” – det vill säga, en ekonomi som resulterar i mindre avfall och som använder avfallet som resurs.

Kommunen har genomfört en upphandling av ramavtal för begagnade möbler just för att kunna bidra till en cirkulär ekonomi när det gäller kommunens, och i förlängningen hela det offentliga Sveriges, möbelhantering. Kortfattat går det ut på att istället för att köpa nya möbler och återvinna gamla, så köper man begagnade, restaurerade möbler till ett mycket lägre pris, möbler som blivit överflödiga eller av annan anledning inte kommit till användning i andra organisationer. På samma sätt kan vi i Simrishamn lämna eller sälja möbler vi inte har behov av till något av företagen som vi har ramavtal med så att de i sin tur kan restaurera och sälja möblerna vidare till andra organisationer.

Vinnare är hela samhället. Cheferna i kommunen får tillgång till billigare möbler till samma, eller i alla fall nästan samma, kvalitet som nyproducerade, samtidigt som vi bidrar till en bättre miljö och ett mer effektivt utnyttjande av våra gemensamma resurser. Surfa gärna in på hemsidan för någon av de leverantörer som anges nedan för att få en bättre bild av deras sortiment och affärsidé. Sortimentet de arbetar med riktar sig främst till företag, men det går även att handla som privatperson.

Avtal tecknat
Begagnade möbler (Roomexpo i Ystad AB, Soeco Kontorsmöbler AB, Recycling Partner i Malmö AB samt Rekomo AB)
Förvaringsmöbler till museimagasinet (Brännehylte Lagersystem AB)
Trafiklösning nya handelsområdet (Svevia AB)
Avrop – saneringsåtgärdskonsult till Garvaren 3 (Breccia Konsult AB)

Utvärderas
Distansutbildningar för vuxna på grundläggande och gymnasial nivå
Posttjänster
Hygien- och städprodukter
Båtbottentvätt till hamnen

Annonserade
VS-arbeten
Begagnad minibuss till LSS-verksamheten
Måleriarbeten
Fyllnadsmaterial och schaktmassor

Påbörjade, men ej annonserade
Vattenanalystjänster (Hösten 2018)
Grafisk Produktion (Vinter 2018)
Parkering samt pir Simrishamn 2:1 samt åtgärder i Friaborgsparken (Våren 2019)
Tekniska konsulttjänster avseende riskanalyser i kommunal planering (Ej tidssatt)
Tekniska konsulttjänster inom hamnområdet (Ej tidssatt)
Ramavtal maskin- och fordonstjänster (våren 2019)
Ramavtal lagnings- och reparationsarbeten av sten- och plattsättning (Ej tidssatt)
Ramavtal Låsservice (Ej tidssatt)
Allaktivitetsområde Jonebergsparken (December)