Upphandlingsbloggen

Det man förlorar på karusellerna tar man igen på strumporna

Rubriken syftar förstås till de, i upphandlingskretsar, omdiskuterade inköpen av strumpor i Stockholms läns landsting. I ett vakuum verkar det förstås helt galet – och därmed tacksamt även för kvällstidningarna att skriva om. Vem köper strumpor för 6 000 kronor paret?

Jag tror dock att en av de viktigare insikterna man kan göra är att priset på en vara, särskilt inom offentlig upphandling, relativt sällan har något att göra med vad varan är ”värd”. Prissättning av varan bör i ett vakuum under perfekt konkurrens utgå ifrån leverantörens kostnadsbild för varan: Självkostnaden för att tillverka varan plus ett påslag för de fasta kostnader som kan kopplas till varan. Om en vara kostar 75 kr att tillverka så bör priset hamna strax över 75 kr för att leverantören ska få täckning för affären. Den leverantör som kan tillverka varan billigast kommer därmed att ha bäst chans att tilldelas kontraktet, eftersom man kan sätta priset lägre än konkurrenterna.

Såhär behöver det dock inte alltid vara. Jag ska gå igenom tre olika exempel nedan på när detta inte stämmer i större eller mindre utsträckning: Ett köp av en vara vid ett enskilt tillfälle, en beställning av en entreprenad och en upphandling av ett ramavtal.

Enskilt köp: Vid ett enskilt köp av till exempel en traktor så stämmer det bäst att varans pris följer kostnaden för att tillverka varan. Förutsatt att avtalet endast omfattar varan, och inte olika tilläggstjänster, så måste leverantören sätta priset strax över tillverkningskostnaden för att tjäna några pengar på affären. Om man sätter priset för lågt kommer man att förlora pengar, och om man sätter priset för högt kommer förmodligen någon konkurrent att tilldelas kontraktet. Därför är det alltid så bra med konkurrens och flera anbud – det är svårt att veta vad som är ett rimligt pris om du inte har ett par, tre anbudsgivares offerter att jämföra – och risken för att göra en dålig affär där leverantören kan ta ut ett för högt pris ökar.

Inköp av entreprenad: Här handlar det också ofta om ett enskilt avtal där något ska utföras – exempelvis omläggning av asfalt på en gata. I entreprenadupphandlingar finns det ofta möjlighet för en entreprenör att få extra ersättning i form av ÄTA-arbeten. Vissa ÄTA-arbeten kan dyka upp under avtalstiden, men vissa ÄTA-arbeten kan entreprenören förutse redan vid upphandlingstillfället. Det kan handla om felaktiga ritningar, ofullständig uppdragsbeskrivning eller liknande som entreprenören vet kommer leda till ändringar under avtalstiden – ändringar som går att tjäna pengar på.

I den bästa av världar uppmärksammar någon av de potentiella anbudsgivarna kommunen på bristerna under upphandlingstiden – men om man inte gör det, eller om bristerna kvarstår vid tidpunkten för anbudslämnande av annan anledning, så kommer priset för att genomföra entreprenaden förmodligen att vara lägre än den faktiska kostnaden för att genomföra entreprenaden. Ta följande exempel: Tre olika entreprenörer vill lämna anbud på omläggning av asfalt på en gata. Entreprenörerna räknar att kostnaden (arbetskostnad + material + påslag) för att genomföra entreprenaden är ungefär 700 000 kronor. Entreprenörernas pris borde därför ligga strax över 700 000 kronor för att de ska få täckning för sina kostnader, och den entreprenör som kan lämna det billigaste priset kommer tilldelas kontraktet.

Om det finns brister i underlaget, eller andra brister (såsom brister i kommunens avtalsuppföljning), så kanske leverantören dock ser en möjlighet att tjäna extra pengar utöver själva priset för entreprenaden. Säg att entreprenörerna hittar möjlighet till potentiella extraintäkter på 150 000 kronor till följd av olika förändringar man vet behöver göras under avtalstiden. Då kan man sänka sitt pris på entreprenaden med motsvarande summa för att öka sina chanser att tilldelas kontraktet, men ändå få täckning för sina kostnader i slutändan.

Även här är det viktigt med konkurrens. Förutsatt att alla entreprenörer hittar samma brister i underlaget så kommer ju konkurrensen fortfarande att fungera. Samtliga entreprenörer som lämnar anbud kommer kunna sänka sina priser och i slutändan så kommer entreprenaden att kosta vad den borde kosta. Tyvärr får det ändå viss påverkan på kommunens verksamhet. Konsekvensen blir ju att ju sämre underlag som kommunen har tagit fram, desto lägre blir priset på entreprenaden – i alla fall det pris som syns vid upphandlingstillfället. Det kan vara svårt att förklara hur ett pris kan bli högre när man gör ett bättre upphandlingsunderlag, men det handlar förstås inte om att det slutliga priset blir högre – bara att anbudspriserna bättre motsvarar det verkliga priset.

Upphandling av ramavtal: Vid en upphandling av ett ramavtal med många produkter, såsom kontorsmaterial, så kommer priset för enskilda produkter att vara ännu mindre beroende av vad produkten faktiskt kostar. Leverantörerna som lämnar anbud ser affären som en helhet och bryr sig inte så mycket om vad man tjänar eller förlorar på enskilda produkter. Du kan erbjuda ett pris på 0 kr för vissa produkter om du vet att du kan tjäna väldigt mycket på andra produkter. Även här blir konsekvensen att ett mindre genomarbetat underlag som inte fångar verksamhetens behov leder till lägre priser för de produkter som ingår i ramavtalets utvärderingsmodell, men högre priser för de produkter som inte ingår i utvärderingsmodellen men som leverantören ändå räknar med att få sälja till myndigheten.

Några åtgärder som man kan göra för att minska risken för konstig prissättning i ett avtal är: Se till att kommunens samtliga behov inom avtalsområdet ingår i utvärderingsmodellen, säkerställ att utvärderingsvolymerna för produkterna är väl underbyggda och säkerställ att ni har kunniga avropare som vet att man bara ska handla på avtalssortimentet. Brister inom dessa områden kommer leda till att leverantörerna konkurrerar med orimligt låga priser på avtalssortimentet, och att det blir svårare att följa upp kommunens faktiska kostnader inom ett avtalsområde. Ett vanligt misstag jag ser att man gör efter en upphandling (och som jag själv också gjort mig skyldig till) är att man jämför priserna för avtalsprodukterna innan upphandling med priserna efter upphandling och därigenom drar slutsatser om avtalets kostnadspåverkan på organisationen. Ja, de produkter du jämför kommer innebära en kostnadsminskning för de verksamheter som klarar sig på de produkterna. Men om det finns andra produkter som inte ingår i avtalssortimentet som är väldigt dyrt prissatta så kan det du tjänar på karusellerna lätt förloras igen på gungorna (eller, för att återkoppla till det inledande exemplet, på strumporna). Det bästa sättet att utvärdera kostnaden för ett avtal är alltid att begära in statistik från leverantören en gång om året och titta på alla produkter som sålts inom avtalsområdet, och sen dra slutsatser kring varför vissa produkter är väldigt billiga och andra väldigt dyra. Se sedan till att förbättra upphandlingsunderlaget till nästa upphandlingstillfälle, så att fler produkter som kommunen använder ingår i avtalssortimentet. Då kommer priserna i upphandlingen väldigt bra att motsvara myndighetens faktiska kostnader.

I bilden ovan har jag visat hur en leverantör kan ge sig själv en fördel i en upphandling genom att justera priserna på två olika produkter där utvärderingsvolymen skiljer sig från vad man verkligen tror att man kommer kunna sälja till myndigheten. Genom att sänka priset på de billiga strumporna och höja priset på de dyra strumporna lyckas man ge sig själv ett lägre utvärderingspris (det övre totala priset) utan att det påverkar leverantörens faktiska intäkter (det undre totala priset). Värt att tänka på när man diskuterar att ett landsting kan köpa strumpor för över 6 000 kronor är alltså att landstinget förmodligen har många andra produkter i samma avtal som man betalar underpris för. Och att den totala kostnaden för avtalet inte behöver vara orimligt hög, bara för att kostnaden för enskilda produkter är det.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *