Upphandlingsstatistik 2018 – Simrishamn och riket

Varje år sammanställer jag en rapport till politikerna som sammanfattar det gångna året inom ett antal områden – såsom en beskrivning av väsentliga händelser under året och en genomgång av några av upphandlingarna som vi genomfört. Det är viktigt att informera om vad som händer i verksamheten, men det är också viktigt för mig själv att reflektera och analysera vad som hänt och hur vi kan förbättra oss under kommande år. Nedan är ett utkast från rapporten (som inte är helt färdig ännu) som handlar om statistik – jag går igenom nationell statistik (från Upphandlingsmyndigheten) och jämför det med vår egen verksamhet och vad som händer i närområdet:

Statistik

Under 2018 släppte Upphandlingsmyndigheten och Konkurrensverket sin skrift ”Statistik om offentlig upphandling 2018”. Med anledning av detta följer nedan lite intressant statistik om offentlig upphandling, både allmänt hållen men även specifik för vår kommun och kommunerna i Sösk-området. Samtliga diagram nedan där inget annat anges är hämtade från denna rapport.

Antal annonserade upphandlingar – Riket
Antalet annonserade upphandlingar sjönk under perioden 2012 – 2017. En anledning tros vara höjningen av direktupphandlingsgränsen år 2014, som gjorde att fler upphandlingar kan genomföras som direktinköp. Bortsett från sänkningen mellan 2013 och 2014 har antalet annonserade upphandlingar i Sverige varit i stort sett stabilt över tid.  

Antal annonserade upphandlingar – Simrishamns och Sösk
I Simrishamn ökade antalet annonserade upphandlingar under perioden 2013-2018. Nedan ser ni två egenframtagna diagram, ett som visar utvecklingen av antalet annonserade upphandlingar i Simrishamn och ett som visar en jämförelse med utvecklingen i Sösk-området.

År 2016 genomfördes ett stort antal likartade ramavtalsupphandlingar av konsulter, vilket kan förklara den tillfälliga toppen där. Antalet annonserade upphandlingar har annars stabiliserats på en nivå kring 40 annonserade upphandlingar per år jämfört med tidigare 20 annonserade upphandlingar per år. En tydligare intern kontroll som hittar potentiella upphandlingsområden, en effektivare upphandlingsverksamhet och fler annonserade direktupphandlingar kan nämnas som orsaker.

Vi ser också att antalet annonserade upphandlingar i Sösk-området ökade från i snitt 24 upphandlingar per kommun 2015 till i snitt 39,8 upphandlingar per kommun 2018 (Grön linje). Här kan en del av förklaringen ligga i en ökning av personella resurser i några av grannkommunerna och ett större fokus på upphandlingsfrågor generellt.

De tio vanligaste upphandlingstyperna – Riket

Enligt rapporten är en väldigt stor del av de upphandlingar som annonseras kopplade till samhällsbyggnadsförvaltningens verksamheter. IT-tjänster är också ett växande område.

Andel överprövade upphandlingar – RiketÅr 2017 såg man en markant nedgång i andelen överprövade upphandlingar i Sverige. Totalt överprövades 6,5 % av alla upphandlingar. Siffran varierade dock inom olika sektorer. Upphandling av kontorsmaskiner (13,5 %), Säkerhetsutrustning (12,1 %) samt hälso- och sjukvård (11,6 %) hörde till de mest överprövningsbenägna sektorerna.

Andel överprövade upphandlingar – Simrishamn
Under 2018 överprövades två av Simrishamns kommuns 40 upphandlingar, totalt 5 %. Att siffran är lite lägre än för riket som helhet är förväntat då det är vanligare att större upphandlingar överprövas, och då Simrishamn är en relativt liten upphandlande myndighet har vi inte så många stora upphandlingar.

De överprövade upphandlingarna var Båtbottentvätt samt Fyllnadsmaterial och schaktmassor. En överprövningsprocess kan sluta på tre olika sätt:

• Kommunen vinner
• Kommunen förlorar och döms till att rätta utvärderingen.
• Kommunen förlorar och döms till att göra om upphandlingen.

I upphandlingen av båtbottentvätt förlorade kommunen och dömdes till att rätta utvärderingen utan att ta med det tidigare tilldelade anbudet. Efter rättning kunde kommunen teckna avtal med den andra anbudsgivaren.

Överprövningsprocessen för Fyllnadsmaterial och schaktmassor är ännu ej avslutad. Där är det två av de totalt fyra anbudsgivarna som överprövat. Dom väntas i början av 2019.

Sett till hela riket så dömer förvaltningsrätten till kommunernas fördel i ungefär tre av fyra överprövningsmål.

Andel avbrutna upphandlingar – Riket
Andelen avbrutna upphandlingar i Sverige ökade under perioden 2012-2017. Med avbruten upphandling avses en upphandling som inte avslutats efter annonsering, till exempel för att inga godkända anbud inkommit eller för att det finns fel i förfrågningsunderlaget som behöver justeras.

Det är konstigt att andelen avbrutna upphandlingar ökar då den nya LOU-lagstiftningen som kom 2016 ger myndigheter större möjlighet att ändra i annonserade förfrågningsunderlag under annonseringstiden – istället för att avbryta upphandlingen, som man var tvungen att göra tidigare. En förklaring kan vara att det är högkonjunktur och att det därför är svårt att få anbud i olika branscher i byggsektorn.

Andel avbrutna upphandlingar – Simrishamn
I Simrishamn avbröts 5 av 40 annonserade upphandlingar år 2018, eller 12,5 %. De upphandlingar som avbröts var främst annonserade direktupphandlingar (3 stycken) men även ett par entreprenader (2 stycken) där underlaget omarbetades och ny annonsering gjordes.

Handläggningstid i överprövningsärenden – Riket
Nedan anges utvecklingen i handläggningstid för överprövningsärenden i de två första instanserna, Förvaltningsrätten och Kammarrätten. Handläggningstiden i förvaltningsrätten ökade under perioden från i snitt 2,4 månader 2013 till i snitt 2,9 månader 2017. Detta gäller för samtliga mål, även de som avskrivs. Tittar man på antalet mål som gick vidare till faktisk prövning så är medelvärdet istället 3,7 månader. För vår verksamhet betyder det att vi helst bör ha cirka 4 månaders extra framförhållning för en upphandling för att klara en eventuell överprövning i första instans, oavsett om vi vinner eller förlorar ärendet.

Handläggningstiden i Kammarrätten för mål prövade i sak var i genomsnitt 3,3 månader år 2017, utöver de cirka 4 månader som det tar att få en dom i förvaltningsrätten. Att försöka ha tillräcklig framförhållning i en upphandlingsprocess för att klara av handläggningstiden även i Kammarrätten är mycket svårt.

De långa handläggningstiderna leder till konkreta problem i arbetet. Det går inte att påbörja en ny upphandling innan man fått beslut om den tidigare upphandlingen får avslutas eller inte. Antalet överprövningar brukar därför inte anges som ett lika stort problem som handläggningstiden om man frågar upphandlare själva. Om handläggningstiden för överprövningar varit kortare kunde man hanterat dessa bättre även om man förlorar, eftersom det då går att påbörja en ny upphandlingsprocess där man tar hänsyn till det som domstolen haft anmärkningar på. Som det är idag leder en överprövning dock till i bästa fall 3-4 månaders försening (om man vinner i förvaltningsrätten) och i värsta fall cirka 10 månaders försening (om man förlorar i Kammarrätten) av den aktuella upphandlingsprocessen. Räknat på medelhandläggningstiden, ett ärende som drar ut på handläggningstiden riskerar förstås att bli ännu mer försenat.

Sammanfattning
Statistik är viktigt för att kunna planera sin verksamhet på ett bra sätt. Åtgärder vidtas löpande för att anpassa kommunens upphandlingsverksamhet efter nya lagar, regler och andra omvärldsförändringar. Att ta till sig och reagera på utvecklingen av saker som handläggningstider i förvaltningsdomstolar eller andel överprövade upphandlingar är en del av det här arbetet.