Upphandlingsbloggen

Tokiga krav på offentliga upphandlare

I den här artikeln efterfrågar Svenskt Näringsliv exempel på ”knaskrav”. Detta då dessa benämns som en av anledningarna till att företagens intresse av att delta i offentliga upphandlingar minskar:

Företagens intresse av att delta i offentlig upphandling minskar. En anledning är de ”tokiga krav” som ställs på leverantörer från olika offentliga aktörer. Skicka dina erfarenheter av ”knaskrav” till oss, så presenterar vi dem för företrädare för offentlig sektor.

Jag är övertygad om att knaskrav förekommer i offentliga upphandlingar. Jag skulle dock vilja hävda att knaskrav inte är en speciellt stor anledning till att antalet anbud minskar. Inte heller tror jag att fenomenet ”knaskrav” är något som har ökat, varken i omfattning eller betydelse, de senaste åren. Istället skulle jag vilja lansera en annan teori till varför antalet anbud minskar.

I Upphandlingsmyndighetens rapport, Statistik om offentlig upphandling 2018, kan man utläsa följande:

Många aktörer på marknaden behöver dock inte alltid innebära bättre konkurrens. Ibland kan det vara tillräckligt med ett fåtal aktörer för att skapa ett konkurrenstryck, och ibland saknas konkurrenstryck trots ett flertal aktörer på marknaden. Exempel på andra faktorer som kan påverka konkurrensen i en upphandling är hur marknaden ser ut och fungerar, hur attraktivt avtalet är och om det existerar en privat marknad vid sidan av den offentliga. /…/

Förändringen (i antal anbud) sammanfaller med utvecklingen inom den CPV-huvudgrupp där flest upphandlingar annonseras, CPV 45 Anläggningsarbete, där det genomsnittliga antalet anbudsgivare per upphandling minskade från 4,6 till 3,7 mellan 2012 och 2017. Dock minskade det genomsnittliga antalet anbudsgivare per upphandling under den här tidsperioden inom de flesta CPV-huvudgrupper.

Vidare skriver Visma i den här pressreleasen:

I en fortsatt stark högkonjunktur är det många /…/ företag som prioriterar privat sektor och dessvärre är det många företagare som upplever att det är alltför krångligt att delta i upphandlingar.

Den troligaste anledningen till att antalet anbud minskat de senaste åren är alltså högkonjunkturen mer än något annat. Så länge företagen har mycket att göra i privat sektor prioriterar man bort offentlig sektor, där det är krångligare och mer tidskrävande att lämna offerter (vilket förstås är ett problem i sig som man borde diskutera, dock inte inom ramen för det här blogginlägget).

Att lyfta fram knaskrav som en anledning är därför problematiskt, då det förmedlar en bild av att upphandlarna har sig själva att skylla när det kommer till den vikande anbudstrenden (och därmed lyfter man bort en del av ansvaret från företagarna). Snarare är det troligt att andelen knaskrav i upphandlingar minskat de senaste åren – vi blir fler och fler upphandlare, vi är mer välutbildade och vi har en Upphandlingsmyndighet att förlita oss på för frågor och svar och utveckling av yrket. Att andelen överprövade upphandlingar minskat från 8,0 till 6,5 procent under perioden 2012-2017 tyder väl också på att kravställandet i upphandlingar snarare blivit bättre än sämre.

Jag är säker på att Svenskt Näringsliv kommer få in en hel del knaskrav i sin brevlåda (knaskrav@svensktnaringsliv.se). Nya upphandlare tillkommer i yrket hela tiden, och man måste få lov att – och våga – misslyckas tidigt i sin karriär för att lära sig och bli bättre längre fram. Själv skriver jag (förstås 😊) inga knaskrav längre, men jag är också ansvarig för att ha ställt eller släppt igenom krav i upphandlingar som jag med den erfarenheten jag har idag aldrig skulle ha godkänt. Det kan handla om referenskrav som enskilt inte är så uppseendeväckande men kombinerat med varandra blivit orimliga, omotiverat högt ställda krav på avtalsföremålet som uteslutit en alldeles för stor del av marknaden eller rena misstag. Misstagen har dock gått att åtgärda, samtidigt som jag själv blivit en erfarenhet rikare – och därmed en bättre upphandlare.

Jag är inte emot att man skriver en sådan här lista, jag hoppas bara att den kombineras med en rejäl analys och förklaring kring varje knaskrav – varför är kravet orimligt, hur skulle man ha kunnat skriva istället… Gärna också, om det går att få fram, faktiska exempel på att företag valt att inte lämna anbud till följd av kravet och anledningen till detta. Var det för otydligt ställt? Var kravet för högt ställt? Innebar kravet alldeles för mycket administration i förhållande till ändamålet? En sådan lista skulle jag mer än gärna läsa igenom och därmed undvika att ställa vissa av kraven i framtida upphandlingar.

Men koppla inte ihop knaskraven med den vikande anbudstrenden. Och ni upphandlare som blir publicerade på listan – alla har vi gjort misstag, men så länge ni analyserar och drar lärdom av misstagen så är ingen skada skedd – det betyder bara att ni blivit bättre på ert jobb.

  • Kostadin P.

    Hej,
    Väldigt intressant tema.
    Jag kan inte säga att jag inte mottar svensk näringslivs ställning eller författarens påstående och vill därför laborera i mitten.
    Det krävs inte någon utredning för att konstatera att, som SN påpekar, knaskrav resulterar i konkurrensbegränsningar. Författaren på andra sidan invänder med att högkonjunkturen och affärer mellan privata bolag är anledningen till minskad deltagande i offentliga upphandlingar. I sitt argument lyfter författaren fram professionaliseringen som ett positiv faktor. Men är det egentligen så. Som författaren påpekar blir vi fler och fler upphandlare varje år men om att alla blir ”mer välutbildade”, med tanke på de nya detaljerade upphandlingsdirektiven, framstår som en subjektiv slutsats. Att alla eller många strävar efter att bli välutbildade är kanske mer acceptabelt argument. Vidare påpekas att det finns ”Upphandlingsmyndighet att förlita oss på”. Enigt gällande rättsordning är Upphandlingsmyndighetens rådgivning inte rättsbindande och att förlita sig på sådan information gör man på egen risk. Däremot kvarstår samhällets förväntan och respektive rättsreglernas krav på ett professionellt arbete såsom hushållningen med offentliga finanser och laglydighet under hela tiden.
    Många kan hävda att minskningen av överprövade upphandlingar kan utan tvivel härledas till minskad deltagande och inte enbart på att ”… kravställandet i upphandlingar snarare blivit bättre”. I avsaknaden av tydlig och trovärdig analys framstår båda argument som giltiga.
    Slutligen kan det konstateras att författarens förslag på ” rejäl analys och förklaring kring varje knaskrav ” är att föredra men mot bakgrund av all sekretess som råder ser jag inte hur uppgifter om ” faktiska exempel på att företag valt att inte lämna anbud till följd av kravet och anledningen till detta” ska komma fram utan en neutral studie.
    Anledningen med min invändning är att rikta våra funderingar på hur man kan få fram just denna kärninformation utan att bryta sekretessbestämmelserna inom både offentlig- och privat verksamhet.

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *