Upphandlingsbloggen

Den schizofrena upphandlaren

I det här blogginlägget tänker jag diskutera skillnaden mellan verksamhetsinitierade och centralt initierade upphandlingsprocesser, och hur man som upphandlare bör agera beroende på vilken process man för tillfället är inblandad i. Men först, en bakgrund:

För några veckor sedan hade vi planeringsdag. Vanligtvis när vi har planeringsdag i kommunen har vi det enhetsvis, men den här gången hade min chef (ekonomichefen) samordnat planeringsdagen med IT-enheten. Tanken var att vi skulle arbeta mer över gränserna och få en bättre förståelse för varandras arbete. En del av tiden satt vi enhetsvis och jobbade med våra verksamhetsplaner, men vi fick också olika uppgifter som vi skulle lösa i blandade grupper.

En av dessa uppgifter var att vi skulle beskriva livscykeln för ett IT-system så bra vi kunde – från behov till avveckling. Vad är viktigt att tänka på i de olika delarna av processen? Vilka behöver bli inblandade? Vilka svårigheter finns att övervinna? Eftersom vi alla hade olika erfarenheter (systemansvarig, ansvarig för it-infrastrukturen, ansvarig för systemtekniken, ansvarig för inköp av system och så vidare) så tyckte jag att det blev väldigt bra diskussioner. En av insikterna tänkte jag dela med mig av här.

En sak som är viktig att ha med sig som bakgrund är att ett införande av ett system involverar många personer i organisationen. Funktioner och personer som på ett eller annat sätt behöver vara delaktiga vid införandet är den centrala IT-enheten, systemansvarig för eventuella befintliga system som det nya systemet ska integrera mot, inköpare/upphandlare, systemansvarig för det nya systemet och så vidare. Hur som helst så blir många personer inblandade i införandet av ett nytt IT-system, och dessa finns både ute i verksamheten och centralt.

Ett problem vid införande av många system ute i verksamheterna är att om det inte samordnas så kan arbetsbördan stundtals bli för hög för de personer som centralt ska integrera de nya systemen i den befintliga infrastrukturen. Ett annat problem är det omvända, att vid införande av system som initierats från kommunledningen som påverkar hela kommunen så kan det vara svårt att samordna det så att alla förvaltningar har resurser för att delta vid införandet samtidigt. Därför har kommunen en gemensam förvaltningsövergripande samverkansgrupp för IT, SamIT, som ska godkänna samtliga systeminförande innan de initieras. Vi har också en dokumenterad process för systeminförande som ska följas, komplett med till exempel en enkät för att beskriva sitt behov (kan behovet kanske lösas med ett system som redan finns i kommunen?) och en teknisk dokumentation av kommunens IT-miljö som kan användas vid upphandling av systemet.

Det är med den här bakgrunden som vi påbörjade våra diskussioner på planeringsdagen. Jag upplevde diskussionerna som bra. Vi diskuterade till exempel att det hade varit bra om SamIT hade haft en införandeplan för nya system, vilka framgångsfaktorer som finns för ett lyckat införande samt att det hade varit bra att på något sätt samordna felanmälan av system så att systemanvändarna kan felanmäla till en mailadress istället för flera olika beroende på vilket system man för tillfället arbetar i. Men vi diskuterade också skillnaden mellan verksamhetsinitierade och centralt initierade systeminförande. Jag förklarar närmare nedan.

Verksamhetsinitierade systeminförande
Ett verksamhetsinitierat systeminförande är ett direkt resultat av ett behov i verksamheten. En chef har sett ett behov av ett lagerhanteringsystem eller personalenheten har sett ett behov av ett system för chefsrekrytering och annonsering. Införandet av ett sånt här system kännetecknas av att engagemanget från den verksamhet som sett behovet av systemet är hög. Det är lätt att från centralt håll få personerna i verksamheten att delta i sina aktiviteter. Kanske har verksamheten redan tittat runt bland olika system och bestämt sig för vilket system som är det bästa. Fokus är på vad man kan uppnå genom att införa systemet snarare än processen dit – hur mycket tid man kan spara, hur mycket kvaliteten kommer öka eller hur mycket pengar man kan spara.

Centralt initierade systeminförande
Centralt initierade systeminförande kan också vara resultatet av ett direkt behov, men det kan lika gärna handla om ett införande som är tvingande till följd av någon form av extern påverkan. En systemleverantör genomför en större uppgradering av ett system som är integrerat mot många olika verksamhetssystem, ett system ska läggas ner och måste ersättas av ett nytt, avtalstiden för ett system löper ut och en ny upphandling ska göras… Införandet av såna här system kännetecknas istället av att engagemanget längst ut i verksamheterna är låg – särskilt om det befintliga systemet har fungerat bra tidigare. Det är svårt att få personer att engagera sig och genomföra sina aktiviteter, och införandet präglas redan från början av ett allmänt missnöje. Fokus ligger här redan från början på processen och vad man måste göra, snarare än på hur slutresultatet ska bli så bra som möjligt.

Vad är kopplingen till offentlig upphandling?
Som upphandlare upplever jag att kategoriseringen ovan kan vara viktig även i upphandlingsprocesser beroende på om upphandlingen är verksamhetsinitierad eller centralt initierad. En verksamhetsinitierad upphandling skulle kunna påbörjas sedan en verksamhet fått pengar för att genomföra ett efterlängtat projekt – uppgradering av kommunens hemsida, inköp av bokbuss till biblioteket eller inköp av IT-utrustning till en skola. En centralt initierad upphandling skulle kunna vara ett ramavtal för kontorsmaterial som löper ut och behöver förnyas. Jag kommer inte gå närmare in på hur engagemanget i verksamheten påverkas beroende på vilken typ av upphandling man för tillfället arbetar med, jag hoppas parallellen till beskrivningen av olika typer av systeminförande är tillräckligt tydlig.

Varför är det viktigt att skilja på de här processerna?
Som upphandlare tror jag att du behöver gå in med helt olika inställning beroende på vilken process du för tillfället arbetar med. I en liten kommun kommer du komma i kontakt med båda processtyperna.

Vid verksamhetsinitierade processer (till exempel upphandling av ny hemsida) präglas de första mötena väldigt mycket av slutresultatet. Hur mycket man ska uppnå, hur mycket som ska förbättras, hur mycket bättre det kommer bli för medborgarna. Visionen finns redan hos verksamhetsföreträdarna och upphandlingen är mest en formalitet som ska avklaras på vägen mot slutresultatet. Här kan det vara bra att som upphandlare redan från början ta några steg tillbaka och agera dämpande på mötena. ”Ja, det är klart att det här ska bli bra till slut – men vi kanske ska börja med att fokusera på grunderna. Vilka tekniska krav har vi på hemsidan? När ska den vara levererad? Hur stor budget har vi?”. Om du som upphandlare flyter iväg tillsammans med verksamheten riskerar ni att glömma grunderna och lägga orimligt mycket tid och tankekraft på det som är ”nice to have”, istället för på de delar som är ”must have”.

Vid centralt initierade upphandlingar (till exempel upphandling av ett nytt ramavtal för kontorsmaterial) kan problematiken vara den omvända. Särskilt om verksamheterna är nöjda med det befintliga ramavtalet. Du kan ha svårt att engagera verksamhetsföreträdarna och de flesta anser kanske att det bästa är att bara kopiera det tidigare upphandlingsunderlaget – allt fungerar ju bra, så varför ändra på ett vinnande koncept? Det här tankesättet är okej, men det är tyvärr inget som driver utveckling inom ett område – det är klart att det har funnits produktutvecklingar och innovationer på kontorsmaterialområdet de senaste fyra åren som vi vill dra nytta av. Här kan du som upphandlare kanske lägga mindre fokus på produkturval, leveranstider och producentansvar för förpackningar – kopiera dessa delar från det tidigare underlaget. Istället kan du försöka få engagemang från olika delar av verksamheten och lägga mer fokus på delarna som är ”nice to have”. Skicka ut till miljöstrategen i kommunen och fråga om han kan tänka sig ta ett möte för att diskutera vilka extra krav som kan ställas för att få till ett miljövänligt sortiment. Ta ett möte med några olika leverantörer för att diskutera de senaste innovationerna på området och föreslå sen olika förändringar för verksamheterna som kan göra ett redan bra avtal ännu lite bättre.

Sammanfattning
Det här blev ett rätt långt inlägg men jag hoppas att du hängt med ända hit. Kärnan i inlägget är detta – vid upphandlingar kan du som upphandlare behöva agera på olika sätt i processen beroende på om processen är verksamhetsinitierad eller centralt initierad. Detta då engagemanget från verksamhetsföreträdarna, som du ju är beroende av för att få till ett bra avtal, kan variera väldigt beroende på vilken typ av upphandlingsprocess du för tillfället arbetar med. Därav rubriken på inlägget, då framför allt upphandlare i små kommuner kan bli inblandade i båda typerna av processer och därför behöver ha drag av båda personlighetstyperna (Realistisk/Pragmatisk respektive Utvecklande/Engagerande).

Och för övrigt vill jag rekommendera alla verksamheter att överväga att hålla planeringsdagar tillsammans med en annan verksamhet i kommunen. Det ger verkligen en ökad förståelse för varandras behov och utmaningar, och man kan definitivt dra nytta av och inspireras av varandras arbetssätt och erfarenheter.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *