Upphandlingsbloggen

Gräsklippare för 750 000 kronor?

I fredags skrev Ystads Allehanda den här artikeln om att kommunen köpt två stycken gräsklippare á 750 000 kronor styck. I det här inlägget tänkte jag ge lite mer bakgrund till vad som hänt, och försöka reda ut några av de missförstånd som artikeln skulle kunna ge upphov till.

Inledningsvis vill jag konstatera att det är viktigt att hålla isär olika begrepp när man pratar om inköp och upphandlingar i offentliga verksamheter. Upphandling och inköp arbetar man förstås med även i privata organisationer, och det gör man i syfte att få varor och tjänster som är anpassade till verksamheten, till bästa möjliga pris och med bästa möjliga avtalsvillkor. Så långt skiljer sig inte inköp i offentlig sektor så mycket från inköp i privat sektor.

Detta är en gräsklippare. Den kostar dock inte 750 000 kronor.

Det som man också måste förhålla sig till i offentlig sektor är upphandlingsjuridiken och formkraven för hur man får lov att genomföra inköp och upphandlingar. Dessa regler grundar sig i ett EU-direktiv och ser likadana ut över hela Europa, och finns till i syfte att det offentligas (skattebetalarnas) pengar ska användas utan att vissa leverantörer ges fördelar på icke objektiva grunder.

Kortfattat kan man säga att det är fullt möjligt att göra en bra affär oavsett om man följt lagen om offentlig upphandling (LOU) eller inte, precis som det är möjligt att göra en jättedålig affär samtidigt som man följt LOU till punkt och pricka.

Jag tänkte därför börja med det viktigaste – det affärsmässiga. Är det rimligt att köpa gräsklippare för 750 000 kronor, oaktat om vi har gjort rätt enligt upphandlingslagstiftningen eller inte? Jag är ingen expert på exakt vad en gräsklippare ska kosta, men jag kan berätta lite om processen som ledde fram till priset.

I slutet av september ifjol beslutade samhällsbyggnadsnämnden att ta över kommunens gräsklippning i egen regi. Tidigare hade kommunen avtal med olika entreprenörer som utförde gräsklippningen. Det är detta beslut som ligger till grund för behovet av att köpa gräsklippare.

Efter att beslutet fattats började förvaltningen göra en marknadsundersökning genom att titta runt på vilka olika gräsklippare som finns tillgängliga. Förutom priset tittar man förstås även på kvalitetsaspekter såsom arbetsmiljöaspekter, servicemöjligheter, tillgång till reservdelar, miljöaspekter och så vidare. Efter att ha provat gräsklippare från olika leverantörer och fått prisuppgifter hade man en bra bild av vilka gräsklippare som uppfyllde verksamhetens krav och ungefär vad dessa kostar på marknaden. Det är i det här läget, i slutet av december, som verksamheten kommer till mig för att diskutera nästa steg – det upphandlingsjuridiska.

Enligt LOU måste alla inköp som överstiger cirka 600 000 kronor annonseras, om inte köpet görs genom ett avrop från ett ramavtal (eller om det finns särskilda undantag, som dock inte är tillämpliga här). Kommunen har, genom sitt medlemskap i Sveriges kommuner och landsting (SKL), möjlighet att använda ett stort urval av ramavtal som SKL upphandlar. Detta är en möjlighet vi ofta använder. Förutom att vi slipper göra dessa upphandlingar själv så får vi ofta bättre avtalsvillkor, då SKLs centrala ramavtal gäller för alla kommuner och landsting i hela Sverige.

Ett av SKLs ramavtal heter ”Parkmaskiner och gräsklippare”, och då det är både enklare och mer fördelaktigt att avropa från SKLs ramavtal börjar jag därför med att undersöka om vi kunde använda det ramavtalet för att avropa gräsklippare. Ganska snabbt stod det klart att de gräsklippare i ramavtalet som är upphandlade (precis som det framgår i Ystads Allehandas artikel) inte uppfyller de krav som vår verksamhet har på gräsklipparna. Jag tittar då vidare för att se om det även går att avropa andra gräsklippare från ramavtalet, en möjlighet som (enligt vår bedömning) finns. Såhär står det angående detta i ramavtalet:

”Skulle det visa sig att kommunens behov inte täcks inom standardmaskinen, till exempel vid behov av extra tillbehör eller behov av att göra förändringar på standardmaskinerna, ska kommunen göra en förnyad konkurrensutsättning då samtliga ramavtalsleverantörer inom det aktuella anbudsområdet bjuds in för att på nytt lämna anbud på efterfrågad maskin.”

I en annan paragraf kan man läsa vidare om vad förnyad konkurrensutsättning innebär:

”Förfarandet (förnyad konkurrensutsättning) innebär att kommunen skickar ut en skriftlig avropsförfrågan till samtliga leverantörer som har ramavtal inom aktuellt arbetsområde för att på nytt lämna avropssvar i enlighet med de villkor som anges i ramavtalet. Detta görs för att kunna bedöma vilken ramavtalsleverantör som kan erbjuda den för kommunen bästa maskinen utifrån kommunens behov av ombyggnad av standardmaskin eller standardmaskin med specifika tillbehör eller redskap, som angetts i avropsförfrågan. Istället för standardmaskinen godtas i dessa fall även sådana maskiner som minst uppfyller kraven för standardmaskinen inom respektive anbudsområde.

Här är det alltså framför allt den sista meningen vi lutat oss mot när vi genomfört avropet. Då det bara finns en antagen leverantör i ramavtalet är det inte helt optimalt att göra en förnyad konkurrensutsättning, då man förstås gärna vill ha konkurrens från några olika leverantörer. Det alternativet ska dock ställas mot att inte alls avropa från ramavtalet. I slutändan blev tidsaspekten viktig. Genom att avropa från ramavtalet kan vi lägga en beställning direkt, och därmed så hinner vi få leverans av maskinerna innan sommaren. Om vi gör en egen upphandling tar det flera månader innan vi ens kan lägga beställningen, och skulle upphandlingen bli överprövad (vilket inte är helt ovanligt i den aktuella branschen) så försenas processen med minst 3-6 månader till. Vilken merkostnad det skulle innebära att göra en egen upphandling och/eller stå utan egna maskiner under delar av säsongen framgår inte av Ystad Allehandas artikel.

Detta är en gräsklippare. Den kostar 750 000 kronor.

Vi har också tittat på några gamla offentliga upphandlingar av just rotorgräsklippare med hytt som andra kommuner genomfört. Det vanligaste är att kommuner som upphandlat maskiner i den här klassen får in 1 eller i bästa fall 2 anbud. Priset för gräsklippare från samma tillverkare som vi nu valt att beställa från har hamnat mellan 700 000 – 800 000 kronor, lite beroende på vilken tilläggsutrustning som efterfrågas.

Eftersom företrädarna för Gata/Park kände sig trygga med vilka maskiner som fanns på marknaden och ungefär vad dessa skulle kosta genom den tidigare marknadsundersökningen bedömde jag att det bästa alternativet var att avropa från ramavtalet, istället för att genomföra en egen, separat upphandling. Om vi hade hamnat i samma situation igen är jag nästan säker på att jag hade gjort samma bedömning.

Slutligen kommer vi till frågan om vi har gjort rätt eller fel, rent upphandlingsjuridiskt? Det vet vi inte ännu. Jag har gjort närapå 100 upphandlingar sen jag började i kommunen, och jag kan fortfarande inte säga garanterat hur en överprövningsprocess kommer sluta. Upphandlingsjuridiken styrs mycket av rättsfall och hur man bedömt tidigare ärenden, och då ett sånt här ärende inte varit föremål för prövning tidigare (vad jag vet) så har vi inget tidigare rättsfall att luta oss mot. Kanske kommer Konkurrensverket komma fram till att vi gjort rätt, kanske att vi gjort fel. Än så länge har de bara ställt några frågor kring hur inköpet genomförts, efter att ha fått tips från en leverantör som är missnöjd för att hen inte tilldelades kontraktet.

I fredags skickade kommunen in sitt yttrande till Konkurrensverket, och nu får vi avvakta för att se vad nästa steg blir. Eftersom ärendet nu är så offentligt som det kan bli finns det kanske anledning att återkomma till det framöver här på bloggen.

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *