Upphandlingsbloggen

*Remiss* Avropsstöd Fordon 2018 – Simrishamns kommun

Som det framgick av mitt förra inlägg använder vi oss ofta av SKL Kommentus ramavtal. Fördelen med detta är att vi inte behöver göra upphandlingen själva och att villkoren i ramavtalet ofta är bättre. Eftersom vi inte behöver göra upphandlingen själv brukar jag istället lägga mer tid på implementeringen av avtalet, för att säkerställa att all information når avroparna och användarna ute i organisationen. Det är ett jobb som inte alltid syns, men det är ett viktigt jobb för det är genom det arbetet som man lägger grunden till hur bra ramavtalet kommer att fungera under avtalsperioden.

Just nu håller vi i likhet med (inbillar jag mig) många andra kommuner på att ta fram ett avropsstöd för ramavtalet Fordon 2018. För att underlätta övergången från det tidigare avtalet Fordon 2014-2 till det nya har vi genomfört följande aktiviteter:

– Vi har satt oss in i avtalet och funderat kring hur det skiljer sig från det tidigare avtalet och hur det ska passa in i våra övriga avtal (avtal för leasing, avtal för fordonsservice, avtal för stationstankning och så vidare…)

– Vi har haft en träff med personer som är särskilt kunniga om förvaltningens fordon från de förvaltningar som har flest fordon (Socialförvaltningen och Samhällsbyggnadsförvaltningen. På träffen diskuterade vi vilka fordonstyper som är vanligast förekommande och som vi därför kommer behöva mallar för, men också hur vi kan underlätta för avroparna ute i verksamheten genom hela beställningsprocessen – från det att fordonet ska beställas till det att det ska hämtas.

– Vi har tagit fram mallar för fyra vanliga fordonstyper, samt informerat om att det även går att avropa andra fordonstyper men att verksamheten då får arbeta fram kravställningen från grunden. Om vi under avtalstiden ser att det även finns andra fordonstyper som köps ofta tar vi fram nya mallar efterhand.

– Vi har diskuterat olika lösningar för hur vi kan underlätta för verksamheten att hämta sina fordon. I slutändan kom vi fram till att det bästa är om vår leverantör av fordonsservice (som har sin verksamhet i Simrishamn) hämtar fordonen åt verksamheten, då de nästan alltid blir inblandade för att montera alkolås, vinterdäck och liknande ändå. Verksamheten kan då hämta fordonet på en plats i kommunen, istället för att behöva köra till olika ställen beroende på vilken bilmodell som köpts.

– Vi har underlaget ute på remiss för synpunkter fram till fredagen den 12:e april. Samma fredag har vi bokat in en träff med verksamheterna med det dubbla syftet att informera om det nya avtalet och att utbilda i det nya avropsmaterialet.

– Om inget väsentligt och omfattande kommer fram i den interna remissen planerar vi att börja avropa från det nya ramavtalet den 15:e april.

Om ni är intresserad av vårt avropsstöd och hur detta är uppbyggt kan ni kontakta mig på Marcus.backstrom@simrishamn.se så skickar jag det gärna. Om ni har något liknande material för era fordonsavtal som ni tycker fungerar bra är jag förstås också intresserad av att ta emot detta.

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *