Upphandlingsbloggen

Framtidens offentliga inköpare

Ja, va bra detta var! Idag inleddes Sveriges Offentliga Inköpares (SOIs) årskonferens med att publikationen ”Framtidens offentliga inköpare – en kompetensprofil från SOI” lanserades. Man får också möjlighet att testa sin kompetens på soi-kompetenskollen.se.

Här tänkte jag försöka ge mig på att tolka publikationen utifrån den roll jag och (tror jag) många andra inköpare (upphandlare, upphandlingsstrateger och så vidare) i små kommuner har. SOI definierar i publikationen ett antal områden som arbetet med strategiskt inköp förutsätter kompetens inom. Dessa områden är:

  • Affärsmässighet
  • Marknads- och omvärldsanalys
  • Strategiutveckling
  • Förhandling
  • Juridik
  • Projektledning
  • Kravställning
  • Sak- och Omvärldskunskap
  • Ekonomi och kalkylering
  • Analytisk förmåga
  • Kommunikativ förmåga
  • Ledarskap och förändringsledning
  • Digitalisering och IT-baserade arbetssätt.

Samtliga dessa är relevanta områden för en inköpare som vill arbeta strategiskt, men kanske till olika grad beroende på vilken typ av inköpare du är och var du jobbar? I vår organisation har det varit antingen enbart jag själv eller maximalt två personer samtidigt som har haft ”upphandlare”, ”inköpare” eller liknande i sin titel. Det säger sig självt att en upphandlare i en liten organisation, som blir inblandad i ett stort antal projekt mot många olika verksamheter, behöver ha en annan kompetensprofil än en inköpare i en större organisation som bara jobbar med försörjning av IT-material. SOI anger också detta i inledningen av publikationen:

Eftersom rätt kompetens /…/ också beror på förväntningarna av en viss roll, kan man inte bortse från att en aktiv dialog om ansvar och befogenheter också kan bidra till att rätt kompetens uppnås totalt sett i en organisation.

I vår organisation är vi väldigt beroende av varandra när vi genomför upphandlingar. Beslutsfattare, sakägare, kravställare, avropare, strateger och upphandlare blandas och det är ett konstant givande och tagande. Vad ska/bör en upphandlare/inköpare fokusera på i en sådan organisation? Nedan resonerar jag lite utifrån varje område som angivits i publikationen. Jag har delat in dessa i tre egna områden utifrån hur jag själv skulle rangordna dem:

  • Mycket viktiga (helt nödvändiga för att kunna utveckla kommunens inköpsarbete.)
  • Viktiga (bra att kunna men inte helt nödvändiga för att kunna utveckla kommunens inköpsarbete.)
  • Mindre viktiga (Kunskap som du sällan eller aldrig får användning för.)

Mycket viktiga

Affärsmässighet
Som upphandlare i en liten kommun är det förmodligen du som ansvarar för affärsmässigheten i kommunens inköp. Hur säkerställer du att chefernas budgetkrav går ihop med politikernas miljökrav och användarnas krav på kvalitet? Som upphandlare i en liten kommun måste du kunna arbeta med medvetet beslutsfattande – något som förutsätter att du har kunskap om alla intressenters behov. Att göra en bra affär innebär väldigt sällan att alla blir jättenöjda – en bra affär kännetecknas snarare av att ingen är väsentligt missnöjd.

Juridik
Det tar egentligen emot att sätta ”juridik” som en mycket viktig kompetens, då jag egentligen anser att affärsmässighet och den goda affären alltid måste vara viktigare än upphandlingsjuridiken. Trots detta så är det faktiskt en förutsättning i en liten kommun att du har koll på upphandlingsjuridiken – det finns förmodligen ingen annan som har det (om du inte tar in extern hjälp). I min roll skriver jag de flesta yttrande vid överprövningsprocesser och andra upphandlingsrelaterade ärende själv. Att ha bra koll på vilka ramar du har att röra dig inom när du utformar ett förfrågningsunderlag hjälper dig också att skapa en bättre affär, och att bli mer effektiv i ditt arbete.

Sak- och omvärldskunskap
I publikationen definieras detta som förmågan att snabbt och lätt sätta sig in i olika sakområden för att bidra till att nå affärsmål. Med den definition anser jag att det är ett mycket viktigt område för en upphandlare i en mindre kommun. Att aktivt involvera sig i processen och så långt som möjligt försöka förstå (Ofta genom mer eller mindre dumma frågor) verksamhetens behov och utmaningar är väldigt viktigt för att skapa trovärdighet i en upphandlingsprocess. Du kommer aldrig bli expert på rekryteringstjänster, möbler, miljömässig hållbarhet eller livscykelkostnader – men du kan i alla fall försöka förstå branschen innan första mötet med referensgruppen. Till exempel genom att läsa igenom några gamla förfrågningsunderlag från andra kommuner, genom att googla några kända företag i branschen och läsa på om deras tjänster eller rent allmänt hålla dig uppdaterad på nyheter och utvecklingar på upphandlingsområdet.

Ekonomi- och kalkylering
Det är viktigt att det finns NÅGON i kommunen som kan hjälpa dig med detta i upphandlingsarbetet. Det behöver dock inte vara du. Jag har en ekonomiutbildning i grunden så jag har rätt bra koll på det här området, och det är något jag använder mig av i alla upphandlingar. Om du känner att du INTE har koll på detta (Livscykelkostnader, investeringskalkyler, budget och periodisering, självkostnad, marginalkostnad, fast pris, rörligt pris och så vidare) så rekommenderar jag att hitta någon att samarbeta med på ekonomiavdelningen. Det är i princip omöjligt att fatta ett bra beslut om en upphandling om du inte har en grundläggande förståelse för de ekonomiska konsekvenserna av beslutet. Likaså är det väldigt viktigt för att kunna resonera kring hur man kan utveckla olika avtalsområden. Att hitta besparingar gör väldigt mycket gott för en kommun på lång sikt. I slutändan är det fler undersköterskor och lärare som kan anställas om du lyckas spara pengar på inköpen.

Analytisk förmåga
Det beror på vilken typ av upphandlare du är, men jag ser detta som en mycket viktig egenskap. Att fatta medvetna beslut förutsätter att du tar fram olika alternativ och tittar på hur dessa alternativ påverkar olika intressenter. För att kunna göra detta krävs ett resonerande och analytiskt förhållningssätt samt en förmåga att titta kritiskt på hur olika avtalsområden hanteras i kommunen. Var inte rädd för att ifrågasätta gamla strukturer i syfte att skapa förbättring – glöm bara inte bort att förändringar kan få konsekvenser som du kan ha svårt att överblicka själv. Läs gärna mitt tidigare inlägg om den viktiga interna remissen där jag mer i detalj förklarar varför det är viktigt att genomföra en sån.

Viktiga

Strategiutveckling
Att kunna utforma en strategi för en upphandling är en bra egenskap. Vilket upphandlingsförfarande ska användas? Hur många leverantörer ska vi anta? Hur utformar vi utvärderingsmodellen och avtalsvillkoren för att uppnå eftersträvade mål?

Att detta område inte placeras under ”mycket viktigt” är för att du ofta utarbetar strategin i dialog med andra. I många upphandlingar utgår du från hur andra organisationer gjort, eller så har du en dialog med verksamhetschefen som har en tydlig bild av hur avtalet ska fungera. Du kan inte alltid påverka upphandlingen själv då någon annan sitter med mandat att besluta hur upphandlingen ska vara utformad. Tankesättet, att tidigt planera för vad du vill uppnå med en upphandling och hur, är däremot väldigt bra att ha med sig.

Projektledning
Bra att kunna men inte helt nödvändigt för att göra ett bra jobb. Som en av få upphandlare i en mindre kommun är du beroende av att upphandlingsprojekten leds och drivs framåt av sakägarna – de som ansvarar för att själva avtalet är på plats i rätt tid. Du har vissa aktiviteter som du måste genomföra i en upphandlingsprocess, men det stora flertalet aktiviteter genomförs av andra personer närmre verksamheten. En upphandling av skolskjuts ansvarar barn- och utbildningsförvaltningen för, en upphandling av särskilt boende ansvarar socialförvaltningen för. Du som upphandlare blir inblandad i arbetet, men de flesta personer som är delaktiga jobbar inom olika verksamheter på den aktuella förvaltningen.

I vår kommun ansvarar kommunledningskontoret (läs: jag och min kollega) för de kommunövergripande ramavtalsupphandlingarna. Här gäller det att säkerställa att upphandlingsprocesserna påbörjas i tid och att alla som påverkas av det aktuella ramavtalet får möjlighet att lämna synpunkter, så viss kunskap av projektledning är förstås bra!

Kravställning
Kravställningen är ofta central i en upphandling. I en liten kommun måste du dock förlita dig på att verksamhetsföreträdarna är bäst lämpade på att ställa krav för sin verksamhet. Du kan inte gärna sitta själv och ställa krav på inställelsetid för ett markarbete, eller hållbarhetskrav på en inventarie.

Det som är viktigt är att utbilda och informera verksamhetsföreträdarna i hur viktigt det är att ställa bra krav och vilka konsekvenser det kan få att ställa (eller inte ställa) motiverade krav. Som upphandlare blir du också bra på att få ur verksamheten det verkliga behovet – något som kan hjälpa dem att komma fram till vilket krav de vill ställa även om de inte kan formulera det själv. ”Har ni haft problem med försenade leveranser? Då ställer vi ett krav på vite vid försenade leveranser”.

Kommunikativ förmåga
Viktigt men inte helt avgörande. Att kunna föra dialog med leverantörer och med interna intressenter förutsätter att du kan uttrycka dig på ett pedagogiskt och lättillgängligt sätt. Samma gäller när du försöker nå ut till verksamheterna med information kring vikten av att följa ingångna ramavtal eller varför det är viktigt att vi följer upp våra leverantörer.

Digitalisering och IT-baserade arbetssätt
Du kan genomföra en bra upphandling med ingen eller begränsad kunskap inom det här området. Om du däremot omfamnar det digitala arbetssättet och börjar utnyttja de systemstöd och möjligheter som detta för med sig fullt ut så kommer du att bli oerhört mycket mer effektiv i ditt arbete. En upphandling som görs med helt strukturerade dokument och krav i vårt upphandlingssystem gör utvärderingsarbetet så mycket lättare. Det minskar också risken för fel, både för dig som upphandlare men framför allt för leverantören (som inte kan lämna in sitt anbud om inte alla bilagor finns med, till exempel.)

Mindre viktiga

Marknads- och omvärldsanalys
Det är nästan helt omöjligt att hålla koll på samtliga marknader inom alla områden du blir inblandad i som upphandlare i en liten kommun. Marknadsanalysen står ofta andra intressenter för – politiker, verksamhetschefer och användare som brinner för att utveckla sin verksamhet. Även leverantörer kan vara till hjälp om du är osäker på hur olika krav i ett förfrågningsunderlag kommer påverka marknaden.

Mitt eget arbete inom detta område är ofta begränsat till att säkerställa att vi i alla fall får in några anbud – något som kan göras genom en extern remiss eller en RFI. Men någon större branschkunskap och -erfarenhet inom specifika område känns svårt att upprätthålla i min yrkesroll.

Förhandling
Jag har sällan eller aldrig suttit i en förhandling med en extern leverantör. Internt händer det att det blir diskussion kring utformningen av en upphandling, men det är ofta en fråga mellan förvaltningschefer eller i en ledningsgrupp. En förhandlare utan mandat att fatta beslut är en ganska dålig förhandlar, tror jag. Då är det viktigare att säkerställa att det finns ett bra beslutsunderlag så att de som faktiskt ska förhandla kan göra detta med så mycket information på bordet som möjligt.

Ledarskap och förändringsledning
Inte nödvändigt för att kunna arbeta som upphandlare i en mindre kommun. Det blir förmodligen viktigare i organisationer med högre inköpsmognad och större förutsättningar för att arbeta med inköp som en kärnverksamhet. I mindre kommuner är inköp ofta en stödfunktion utan reell rätt att besluta om förändringar.

Sammanfattning
Hoppas detta har gett en bra inblick i mitt arbete som upphandlare i en liten kommun. Hur ser det ut i din organisation? Jag är intresserad av att veta. Är fördelningen mellan ”Mycket viktiga”, ”Viktiga” och ”Mindre viktiga” områden väsentligt annorlunda än min? Behöver vi mer diskussion om upphandlarens/inköparens roll utifrån funktion, ansvarsområde och organisationstillhörighet istället för att försöka stöpa alla i samma form? Jag vet inte, men jag vill rikta ett tack till SOI som lyfter frågan på ett föredömligt sätt.

Och kompetensprofilen då? Jodå, här kommer den.

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *