Upphandlingsbloggen

Avropsblankett för bättre uppföljning och kontroll

I det här inlägget tänkte jag skriva lite om ett enkelt sätt att underlätta den proaktiva styrningen och kontrollen av efterlevnaden för kommunens ramavtal – nämligen genom att använda en avropsblankett. I vår kommun har vi en avropsblankett som vi använder för större ramavtal, vanligtvis ramavtal för entreprenader inom samhällsbyggnadsförvaltningens verksamheter. Jag beskriver blanketten lite mer i detalj längre ner i inlägget, men först lite information om varför det är bra att använda sig av en blankett och varför det är bra att göra de avtalsspecifika snarare än generella.

När man har jobbat ett tag som upphandlare märker man att det ibland kan vara svårt att få ut all viktig information om ett ramavtal till personer som inte ingått i referensgruppen för upphandlingen av ramavtalet. Till exempel beställare och användare ute i verksamheten. Ta ett ramavtal för livsmedel till exempel. Det är omöjligt att ha alla kommunens beställare av livsmedel närvarande vid tillfället då man utformar upphandlingsunderlaget och avtalet. Trots det så kommer alla dessa personer påverkas av de villkor som anges i ramavtalet. När avtalet är på plats måste vi därför informera ut till våra beställare vad som gäller – vanligtvis meddelar man priser, beställningsrutiner och så vidare. Denna information lägger vi tillsammans med avtalet i vår avtalsdatabas, och uppdaterar efterhand som vi ser vilka frågor som är vanligt förekommande från verksamheten. Det viktiga är att beställarna har koll på sina rättigheter och skyldigheter som beställare, samtidigt som man också får koll på leverantörens rättigheter och skyldigheter enligt avtalet.

När det gäller avrop på samhällsbyggnadsförvaltningen så har man länge haft en avropsblankett som man använt vid avrop av entreprenader från ramavtal. Detta är en ensidig blankett som ser ut som på bilden nedan. Jättebra och enkelt för verksamheterna när de ska avropa från ett ramavtal.

För att underlätta ännu mer för verksamheterna har vi den senaste tiden även börjat använda baksidan av blanketten för att informera om de viktigaste delarna i ramavtalet. Alltså de delar som är särskilt viktiga för att säkerställa att entreprenören ska genomföra uppdraget på ett korrekt sätt. Det kan handla om avtalsvillkor som finns med för att säkerställa att leverantören har möjlighet att leverera, vilken typ av entreprenader och arbeten som får / inte får avropas från ramavtalet, inställelsetid, upphandlade tjänster, priser och entreprenörsarvode, vite, garantitider samt information om vilka avvikelser som går att hantera själv och när du bör kontakta upphandlare centralt. En sådan information (baksidan på avropsblanketten) kan se ut enligt nedan:

Fördelen med att använda en sådan blankett är att den är väldigt lätt att ta till sig för många personer i kommunen – både beställare av entreprenader, personer som attesterar fakturor för den beställda entreprenaden och chefer som ansvarar för beställda entreprenader. Eftersom vi ofta arbetar fram avropsblanketten och informationen innan vi annonserar upphandlingen så blir det en bra dialog i referensgruppen kring vilka uppgifter som ska / inte ska finnas med på blanketten och varför – vilket ger en bättre bild för mig som upphandlare om vad som är viktigt för verksamheten och vad som inte är viktigt. Avropsblanketten annonseras sedan som en bilaga till förfrågningsunderlaget så att anbudsgivarna också kan se hur avrop kommer att göras och vilka villkor som vi särskilt kommer ha fokus på under avtalstiden.

Det är, helt enkelt, något som på sikt förbättrar våra ramavtal och avtalstroheten samtidigt som det förenklar mitt arbete som upphandlare och – förhoppningsvis – arbetet för många andra personer i kommunen.

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *