Upphandlingsbloggen

Avtalsuppföljning av skolskjutsavtal

Det är roligt att som upphandlare inte bara bli inblandad i upphandlingsprocessen, utan även i hur avtalet fungerar löpande under avtalstiden. Den här förmiddagen har jag suttit på ett möte på barn- och utbildningsförvaltningen tillsammans med företrädare för förvaltningen och leverantören som kör våra skolskjutsar, Bergkvara Buss.

När upphandlingen var färdig hade vi fått in anbud från fyra anbudsgivare inom två olika anbudsområde, ett för större bussar och ett för mindre bussar. Bergkvara Buss vann den ena delen och Kiviks Buss den andra. Kort efter upphandlingens avslutande köpte Bergkvara Buss upp Kiviks Buss.

Efter upphandlingen lät det såhär i den lokala tidningen:

Upphandlingen har gjorts i god tid innan höstterminen börjar.

– Vi vill ge dem som ska köra våra skolskjutsar de bästa förutsättningarna att göra det, säger Gunilla Persson, skolskjutsansvarig på barn- och utbildningsförvaltningen.

Vi kommer att lägga stor omsorg om att våra särskoleelever ska känna sig trygga med de chaufförer de kommer att träffa varje dag. Där är det extra viktigt att bytet av entreprenör går smidigt.

Sen har det varit några problem också som har uppmärksammats i tidningen under året som gått. Till exempel om att fakturaunderlagen som skickats till oss i kommunen varit felaktiga, och att vi därför avvaktat med betalningen.

Jo, det går åt en hel del arbetstid för att kontrollera och hantera det här, konstaterar Gunilla Persson, administrativ handläggare på barn- och utbildningsförvaltningen, när hon försöker bena ut det trassel som uppstått kring fakturorna för skolskjutsar i kommunen.

/…/

Vi har inga anmärkningar att göra vad gäller utförandet av själva tjänsterna, men det är förvånande att ett så stort bolag inte har bättre rutiner för sin fakturahantering.

Därför var det intressant att sitta med nu ungefär ett år in i avtalet för att höra hur det har fungerat, när man bara följt det lite på avstånd i tidningarna samt svarat på några frågor internt kring faktureringen. Gunilla Persson, ansvarig för skolskjutsarna på förvaltningen, hade ett mycket bra upplägg för mötet. Tydlig agenda och information samt genomgång steg för steg med de krav som ställdes i förfrågningsunderlaget och hur dessa fungerat/efterlevts i praktiken. Det visar sig att förvaltningen är nöjda med hur avtalet har fungerat, med undantag för de strul som varit med fakturorna. Detta har dock löst sig nu. Informationen har fungerat bra mellan parterna, avvikelser har hanterats som de ska och de säkerhets- och miljökrav som ställts har efterlevts. Vi har löst frågor kring hantering av inkomna försäkringsärenden, indexreglering, eventuella utökningar eller minskningar av trafikuppdraget och framtida hantering av eventuella fel och avvikelser.

En intressant synpunkt som kom fram var att kravet på trepunktsbälte som ställs i många upphandlingar hindrar eventuella nya lösningar som håller på att tas fram som är säkrare. För skolungdomar är det inte säkert att ett trepunktsbälte är det bästa alternativet, men då kommuner och landsting ofta ställer krav på detta i sina underlag så blir branschen ”låst” till att följa det. Något att tänka på inför framtida upphandlingar!

Informationen från mötet går nu vidare till barn- och utbildningsnämnden som ansvarar för att följa upp sin verksamhet, och förstås även verksamhet som kommunen lägger ut på externa utförare. Det känns skönt att ett upphandlat avtal följs upp så noggrant, vilket ger bra förutsättningar för att det nu också fungerar så bra som det gör. Och det känns också skönt att jag har fått lära mig något nytt idag också, nämligen hur man kan lägga upp ett uppföljningsmöte med leverantörer på ett bra sätt.

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *