Bättre avtalsuppföljning genom utbildning

För ett tag sedan hade jag ett möte med en kunnig kollega i upphandlarbranschen. Vi diskuterade bland annat ett ämne som alltid verkar vara aktuellt – avtalsuppföljning. Hur säkerställer vi att avtal följs upp? Vem har ansvaret för detta? Hur gör vi det effektivast? Har ni en avtalscontroller eller annan liknande funktion som genomför uppföljningar?

Jag tror inte att det finns ett svar på hur man genomför en ändamålsenlig avtalsuppföljning. För det första tror jag inte att det bästa sättet att följa upp avtal är genom att sätta en person på att följa upp avtal. Visst – för vissa delar av uppföljningen kan det kanske vara lämpligt med en centralt anställd person. Men mycket av det jag räknar in i avtalsuppföljning måste skötas nära verksamheten – Kom varan i tid? Hade den rätt kvalitet? Följdes den avtalade inställelsetiden? Detta är frågor som en centralt placerad person inte kan besvara, eftersom hen inte kan vara tillgänglig i alla verksamheter samtidigt.

Att sprida ut uppföljningen på alltför många personer är också farligt. Avtalsuppföljning kräver kunskap. Vilken kunskap då? Det är det vi har försökt identifiera och förbättra den senaste tiden. Hur säkerställer vi en högre efterlevnad av villkoren i avtalen? Vad kan vi göra för att förebygga att fel inträffar, och för att reagera snabbare vid de tillfällen som ett fel faktiskt inträffat? Läs vidare, så ger jag några förbättringsåtgärder som vi har identifierat i vår kommun.

Det som ofta brister vid upphandling i mindre kommuner tror jag är informationsöverföringen mellan upphandlaren / upphandlingsgruppen och beställarna i kommunen. Alltför ofta får jag samtal från beställare som är frustrerade över kvaliteten på vara x – utan att veta att det finns möjlighet att reklamera vara x enligt avtalet eller att kommunen är berättigad till vite för de tillfällen som vara x inte uppfyller avtalad kvalitet. Om beställaren bara kontaktar upphandlaren så resulterar detta i bästa fall i att problemet noteras och att en diskussion tas med leverantören vid nästa uppföljning. I värsta fall stannar informationen mellan beställaren och upphandlaren och informationen kommer aldrig ens fram till leverantören. Om beställaren istället kontaktar leverantören och använder de sanktionsmöjligheter som finns i avtalet så kommer förändringen hos leverantören att gå mycket fortare.

Åtgärd 1: Säkerställ att kommunens ramavtal ger bra möjlighet för dialog direkt mellan beställaren och leverantören.

Ett annat problem är att informationen måste nå ut till så många personer i kommunen. Vi kan ha en person som är en jätteduktig beställare på en avdelning, men om den personen slutar och ersätts av någon annan som inte hunnit få rätt utbildning så är risken stor att det blir fel under en period. Vi måste därför, så långt det går, försöka ha både hängslen och livrem – vilka andra personer är då viktiga att utbilda för att säkerställa att fel upptäcks i tid. Tja, man kan ju börja med alla som kommer i kontakt med fakturan. Förutom beställaren kan ju granskningsattestanten (assistenten som tar emot fakturor) och beslutsattestanten (den verksamhetsansvariga chefen) ha en grundläggande koll på vad som gäller för olika avtal och hur man följer upp dessa. Om då beställaren gör någon miss så är chansen stor att någon av de andra personerna fångar upp felet istället.

Åtgärd 2: Utbilda så många som möjligt i kommunen på avtalsuppföljning och vilka fördelar det innebär.

Nästa problem. Att lära sig upphandlingsreglerna enligt LOU är ofta väldigt lätt i förhållande till att lära sig att använda kommunens ramavtal. Upphandlingsreglerna ser likadana ut oavsett vad du upphandlar (nästan). När det gäller ramavtal så ser varje avtal ut på ett eget sätt med egna villkor som är lämpliga för just den branschen som avtalet avser. Att som beställare ute i verksamheten sätta sig in i och lära sig tolka många olika avtal är därför både tidskrävande och svårt. För att underlätta för beställarna behöver vi som upphandlar bli bättre på avtalsimplementering – att överlämna avtalet på ett bra sätt, att hålla uppstartsmöte med leverantören, att skriva enkla vägledningar för de vanligaste processerna (så här reklamerar du, det här gäller vid beställning, det här gäller vid försening och så vidare). Det är inte alltid det högst prioriterade arbetet, även om det borde vara det – vi har sett hur mycket det underlättar för beställarna med en enkel, lättillgänglig och pedagogisk avtalsdatabas i relation till en avtalsdatabas som bara innehåller det påskrivna avtalet.

Åtgärd 3: Avsätt mer tid för avtalsimplementering.

Åtgärd 1 och Åtgärd 3 har vi redan börjat jobba med i kommunen och vi har, tycker jag, kommit en bra bit på vägen. Nu är vi även i startgroparna för att genomföra åtgärd 2. Med start på fredag kommer jag att hålla totalt fem utbildningstillfällen som är öppna för alla i kommunen – beställare, fakturaattestanter, chefer, förtroendevalda och så vidare. Hittills är över 70 platser bokade och vi hoppas ha utbildat runt 100 personer innan sommaren.

På utbildningen kommer fokus ligga på följande saker:

• Kommunorganisationen, varför vi bedriver upphandlingsverksamhet och för vem vi gör det.
• Styrdokument och vad som gäller för olika typer av upphandlingar.
• Nyckelord och förklaring av dessa, samt i vilka sammanhang de används.
• Kommunens avtalsdatabas och tips på hur vi utvecklar denna gemensamt.
• Kommunens e-handelsystem och tips på hur vi utvecklar detta gemensamt.
• Tips på hur man kan genomföra en ändamålsenligt avtalsuppföljning ute i verksamheterna.
• Övriga, mer specifika frågor beroende på den aktuella gruppens sammansättning.

Genom att genomföra utbildningarna hoppas vi lägga grunden för en väsentlig förbättring av kommunens inköpsverksamhet från och med hösten 2019 och framåt.

För att ta del av utbildningsmaterialet i sin nuvarande form, klicka här.

Med vänliga hälsningar,

Marcus Bäckström