Upphandlingsbloggen

Utbildning i beställning, avrop och direktupphandling – Sammanfattning

I förmiddags genomförde jag den första av totalt fem utbildningar i beställning, avrop och direktupphandling. Närvarande var totalt 14 personer – avropare inom äldreomsorgen, assistenter på socialförvaltningen, avropare från skolan, drifttekniker på samhällsbyggnadsförvaltningen och så vidare. Kort sagt en bra blandning av människor som nu kan lite mer om offentlig upphandling än vad de kunde innan utbildningen!

I det här inlägget tänkte jag gå igenom några av de viktigaste punkterna från utbildningen och det jag försökte få fram till verksamheterna, kompletterat med bilder från utbildningens olika delar. Garanterat GDPR-säkrade, inga deltagare är med på bilderna. Läs vidare nedan:

Inledningsvis berättade jag om kommunens organisation samt vilka externa och interna intressenter som finns som försöker påverka eller har synpunkter på hur vi bedriver våra upphandlingar. Samt hur vi jobbar för att ta hänsyn till alla dessa intressenter när vi upphandlar våra avtal. Medborgarna fick stå i grön färg högst upp då det alltid är dem som måste vara den viktigaste intressenten – det är deras skattepengar som vi använder och målet med att använda dessa (och egentligen hela syftet med att det finns en kommun överhuvudtaget) är att medborgarna ska få ut så mycket som möjligt av våra gemensamma resurser. För att göra detta har medborgarna valt politiker till Kommunfullmäktige, som i sin tur har utsett politiker i kommunens nämnder, som i sin tur har utsett ansvariga chefer för att hantera olika delar av kommunens budget. Kopplingen till medborgarna och politikerna är därför högst relevant, och alla rutiner, riktlinjer och regler som vi tar fram internt för våra inköp syftar till att medborgarnas pengar så långt det är möjligt ska användas för att uppnå de förtroendevaldas mål.

Efter att ha förklarat varför vi har regler för hur vi får lov att göra våra inköp, gick jag vidare med att förklara de tre olika inköpsprocesser vi definierat i vår kommun: Kommunövergripande ramavtal, Förvaltningsspecifika avtal samt Avrop och direktupphandlingar. Eftersom utbildningen uteslutande bestod av deltagare som verkar i den sistnämnda kategorin blev det naturligt mest fokus på den delen. En grundläggande förståelse för de andra delarna är däremot också viktig – inte minst för att man ska förstå hur man kan göra för att påverka när man inte är nöjd med ett ramavtal som man avropar från.

Bilden visar ett exempel på en kommunövergripande ramavtalsupphandling (till exempel fordon eller kontorsmaterial). Det jag ville få fram med bilden var att det ibland inte är så lätt att peka på en chef eller förvaltning som ska ansvara för en upphandling, då beställningarna genomförs på flera olika förvaltningar. För dessa upphandlingar är det jag som upphandlare som ansvarar för att säkerställa att vi tar in samtliga förvaltningars behov i våra avtal, till exempel genom att bjuda in de olika intressenterna på möten. Genom att visa kopplingen mellan upphandlingen av ett ramavtal och avrop på ramavtalet så skapar man en grundläggande förståelse i organisationen för hur man kan göra om man har synpunkter och vill påverka – och därmed så får jag det lättare att göra behovsanalysen. Win – win.

I den här bilden så har jag skrivit nyckelorden ”Avrop”, ”Kontrakt” och ”Avtalsuppföljning”. Om ni tittar på den förra bilden igen så står där nyckelorden ”Kommunövergripande”, ”Behovsanalys”, ”Marknadsanalys” och ”Ramavtal”. Detta var mitt sätt att försöka få verksamheten att förstå den väsentliga skillnaden mellan dessa begrepp, samtidigt som jag förklarade hur begreppen hänger ihop. Avrop är något som sköts ute i verksamheterna med lite inblandning från upphandlaren. Samtidigt så är ramavtalet som verksamheterna avropar ifrån resultatet av den kommunövergripande upphandlingsprocessen, så hur bra avropen fungerar hänger i högsta grad ihop med hur bra arbete vi gör under den processen. Du kan helt enkelt inte strunta i den ena delen och sen förutsätta att den andra delen ska fungera bra.

Här försöker jag förklara nyckelorden ”Anbud”, ”Nettoprislista”, ”Bruttoprislista”, ”Leverantör”, ”Tilldelningsbeslut” och ”Avtalsimplementering”. Jag gör det genom att visa processen hur en nettoprislista kommer till, och hur man väljer vilken leverantör man ska teckna avtal med. Det är viktigt för verksamheterna att förstå varför vissa produkter från en leverantör är dyra och andra billiga, varför de inte hittar ”Loka” när de söker i e-handelsystemet utan bara ett annat vattenmärke, samt att när man handlar räcker det inte att handla från rätt leverantör – du måste handla från rätt prislista. Detta blev också en naturlig övergång för att visa vår avtalsdatabas, där förstås (som bilden visar) alla prislistor hamnar i slutet av upphandlingen.

Efter den inledande genomgången av organisationen och nyckelorden demonstrerade jag hur vår avtalsdatabas, vårt e-handelsystem och vår direktupphandlingsmodul är uppbyggd. Jag visade till exempel hur vi jobbar för att styra verksamheten mot politikernas mål genom avtalsdatabasen, hur du söker produkter i avtalsdatabasen och e-handelsystemet, hur du kan effektivisera ditt eget och din förvaltnings inköpsarbete med mallar samt, kort, steg för steg hur vår direktupphandlingsmodul är uppbyggd och att det finns instruktioner i varje steg som förklarar våra riktlinjer för direktupphandling. Här jobbade jag mycket direkt i systemen så tyvärr tog jag inte så många bilder.

Avslutningsvis höll jag en genomgång av vikten av avtalsuppföljning. Bilden ovan visar en illustration jag gjort tidigare som förklarar varför man aldrig ska förlänga leasingavtal utan att förhandla om månadsavgiften. Det går att förklara med en bild men också matematiskt. Leasing är en form av avbetalning (som amortering på ett hus), och det du betalar av är skillnaden i leasingobjektets (till exempel ett fordons) inköpsvärde vid avtalsperiodens början och dess restvärde vid avtalsperiodens slut. Plus ränta. Om du har en bil som är värd 165 000 kronor och som beräknas vara värd 65 000 kronor efter tre år så kommer din månadsavgift att ungefär motsvara värdeminskningen per månad under de tre åren:

(165 000 kronor – 65 000 kronor) / 36 månader = 2 778 kronor per månad.

Det jag vill visa med bilden är att vi förstås inte kan fortsätta att betala 2 778 kronor per månad om vi förlänger avtalet i 12 månader till. Den nya leasingavgiften måste istället baseras på det nya värdet vid avtalsperiodens början (65 000 kronor) och det nya, beräknade restvärdet vid avtalsperioden slut (säg 50 000 kronor). Uträkningen för år 4 blir då:

(65 000 kronor – 50 000 kronor) / 12 månader = 1 250 kronor per månad.

Tyvärr är det alltför vanligt att leasingavtal innehålla automatiska förlängningsklausuler och liknande som gör att man måste fortsätta betala enligt den gamla taxan. Men det är alltså en ren förlust om man gör det, så ha koll på era leasingavtal!

Avslutningsvis, för att varva teori med praktik: En bild på en faktura på vår postbil på Kommunledningskontoret från 2017, och en bild på fakturan för samma postbil 2019. På den första fakturan finns priset som vi hade under den inledande treårsperioden för leasing (2 975 kronor). När avtalsperioden närmade sig sitt slut tyckte verksamheten att postbilen var i bra skick och man ville inte köpa en ny, och undrade om man kunde behålla den gamla bilen istället. Ja, det gick förstås bra – om vi inte hade gjort något så hade avtalet förlängts automatiskt till samma månadskostnad (2 975 kronor). Ett samtal till leverantören senare hade jag ett nytt förslag på en ny månadskostnad för år fyra, som ni ser på den andra bilden (1 934 kronor).

Genom effektiv avtalsuppföljning, kontroll och kunskap kan man alltså med väldigt små medel spara tusentals kronor till sin verksamhet genom ett enkelt telefonsamtal. Och det kan samtidigt få bli en bra avslutning på det här blogginlägget – för visst konstaterade jag inledningsvis att det är precis detta det handlar om? Alla inköp, upphandlingar, avtalsuppföljningar och andra aktiviteter vi gör syftar till en sak – att medborgarna ska få ut så mycket som möjligt av de skattepengar de bidrar med till kommunen.

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *