Upphandlingsbloggen

Även fakturor omfattas av sekretess

Jag har tidigare skrivit om  hur upphandlare resonerar när man beslutar om sekretess i upphandlingsärenden:

https://www.simrishamn.se/upphandlingsbloggen/2019/04/22/upphandlare-struntar-inte-i-offentlighetsprincipen/

Nu har Kammarrätten i Jönköping i en ny dom (2018-2016) slagit fast att om uppgifter, till exempel styckpriser, sekretessbeläggs i en anbudsgivares anbud så omfattar sekretessen även i nästa skede alla fakturor som leverantören skickar till kommunen där styckpriserna kan härledas till anbudet.

”Frågan i målet är huruvida sekretess gäller för uppgifter i fakturor i en situation där klaganden förfogar över ett anbud i en offentlig upphandling som hör samman med fakturorna. Det är här fråga om ett antal prisuppgifter som åtminstone delvis framgår av de offentliga uppgifterna.

/…/

De aktuella fakturorna innehåller poster som delvis går att härleda till de offentliggjorda uppgifterna rörande <leverantörens> anbud i upphandlingen. Det är inte möjligt att dra några säkra slutsatser om kopplingen mellan anbudet och fakturorna i alla delar. Uppgifterna ur anbudet ger exempelvis inte besked om styckepriser på insatserna. Fakturorna innehåller vissa detaljer i dessa avseenden.

/…/

Enligt kammarrättens mening kan det antas att uppgifterna i fakturorna skulle ge besked om <leverantörens> affärs- och prisstrategi på ett sådant sätt att ett röjande skulle medföra skada för företaget i den mening som avses i 31 kap. 16§ OSL, låt vara att det här rör sig om mindre kvantiteter både antals- och beloppsmässigt sett till anbudet i stort. Kriterierna för sekretess är <därför> uppfyllda.”

Även om det kanske känns självklart att det borde vara såhär så hade man ändå hoppats på att det förhåller sig annorlunda. Om den tidigare rättsutvecklingen (med sekretessbeläggning av anbud) ställer höga krav på upphandlare i en liten kommun när det gäller sekretesshantering av anbud, så ställer den här utvecklingen väldigt stora krav på hela organisationen. Ta vår kommun som exempel. Vi är två stycken upphandlare som hanterar upphandlingar och anbud. Om vi får in en förfrågan om att lämna ut en allmän handling så har vi ganska bra kunskap om vad som gäller för sekretess och när vi ska sekretessbelägga hela eller delar av till exempel ett anbud.

När det gäller fakturor är hanteringen en helt annan. Vi har många, säkert ett 100-tal, avropare ute i verksamheterna. Varje verksamhet genomför förstås sina egna avrop, till exempel när det gäller livsmedel och kontorsmaterial. Fakturorna som hör till dessa avrop hamnar hos en av många assistenter som granskningsattesterar fakturan och slutligen hos den ansvariga chefen som beslutsattesterar fakturan. Dessa är spridda på många olika ställen geografiskt i kommunen, och även över flera olika förvaltningar.

Om det kommer in en begäran om allmän handling, till exempel om fakturor, så hanteras detta av den ansvariga förvaltningen i första hand. Beroende på hur förvaltningen har lagt upp sitt arbete så hamnar själva arbetsuppgiften hos till exempel assistenten, nämndsekreterare eller någon helt annan person i organisationen. Om vi får en sådan begäran så har vi tidigare kunnat förutsätta att det mesta är offentligt, även om man alltid gör en enskild bedömning i varje fall. Nu måste vi istället förutsätta att en stor del av de begärda fakturorna innehåller sekretessklassade uppgifter, något som kräver hantering i form av olika aktiviteter. Till exempel:

  • Kontroll i avtalsdatabasen om det finns uppgifter i avtalet/anbudet som fakturorna är kopplade till som kan tyda på sekretess.
  • Kontroll med övriga förvaltningar kring hur vi hanterat utlämning av fakturorna tidigare, eller hur upphandlingsavdelningen hanterat ett eventuellt utlämnande av anbudet i samband med upphandlingsprocessen.
  • Ökad arbetsbörda, i form av att gå igenom samtliga fakturor och sekretessbelägga de prisuppgifter som är kopplade till en sekretessbelagd uppgift i anbudet och avtalet samt att formulera ett sekretessbeslut och hantera eventuella överklagandeprocesser kring detta.
  • Ökade kunskapskrav hos handläggare som hanterar utlämning av offentliga handlingar.

Jag säger inte att ovan punkter inte är något som gjorts tidigare – på till exempel socialförvaltningen finns många fakturor som innehåller sekretessuppgifter och hanteringen av dessa fungerar bra. Jag säger bara att om detta är något som ökar i omfattning så kommer det få en stor påverkan på den lilla organisationen.

Att offentlighetsprincipen håller på att urholkas till förmån för sekretess och bristande insyn är förstås inte heller något som är så roligt, men det är mer en personlig reflektion.

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *