Politikernas syn på kommunens upphandlingar

Svenskt näringsliv har i dagarna publicerat enkätresultaten för lokalt företagsklimat på www.foretagsklimat.se. Än så länge kan man bara se enkätresultaten för enskilda kommuner, den fullständiga rapporten publiceras först den 24:e maj.

För Simrishamns del har det lokala företagsklimatet nått sin högsta punkt sedan 2002 (även om vi fortfarande är under rikssnittet). Skalan går från 1 (dåligt) till 6 (utmärkt). Positiv andel är 4,0 (Bra) eller högre.

Den sammanvägda siffran för lokalt företagsklimat bygger på flera olika delfrågor, där ”kommunens upphandlingar” är en. Det går att se dels hur de lokala företagen har svarat och dels hur de lokala politikerna har svarat på frågan om kommunens upphandlingar. När det gäller företagen är siffran bättre än de senaste åren, den har stigit under både 2018 och 2019 men vi är fortfarande en bit under rikssnittet.

Det som sticker ut mest är svaren från politiker, och det som kommer vara utgångspunkten för det här blogginlägget. Detta mäts bara vartannat år till skillnad från företagarnas åsikter som mäts varje år. År 2015 hade vi en rätt medelmåttig poäng på 3,4, i nivå med rikssnittet. År 2017 hade resultatet störtdykt till strax över 2,8, kommunens sämsta resultat någonsin (sen mätningarna började år 2004) och långt under rikssnittet på 3,6. År 2019 är siffran istället uppe på 3,7, kommunens bästa siffra någonsin och för första gången över rikssnittet på 3,6.

Vad gör att omdömet från våra folkvalda politiker varierar så kraftigt under en 4-årsperiod? För att svara på den frågan måste man börja med att titta på hur svenskt näringsliv mäter det lokala företagsklimatet, och specifikt då hur man mäter politikernas syn på kommunens upphandlingar. Frågan som ställs i enkäten är:

Hur tycker du att kommunens upphandling är i din kommun idag? Hur fungerar det?

Redan i frågeställningen framgår en sak: Detta handlar om vad personer tycker, inte hur det faktiskt fungerar. Upphandling är ett svårt område, och begrepp blandas ofta ihop. När du tänker på hur du tycker att upphandling fungerar, vad tänker du på då? Få överprövningar? Låga kostnader? Mindre miljöpåverkan? Vissa kanske inte ens tänker på hur själva upphandlingarna fungerar, utan på hur inköpsverksamheten generellt fungerar – eller inte fungerar. Innebär bristande intern kontroll att ”kommunens upphandling” fungerar dåligt? Innebär en undermålig avtalsuppföljning att ”kommunens upphandling” fungerar dåligt? Och om en politiker får genomslag för sitt partis politiska vilja i våra avtal, innebär det per automatik att ”kommunens upphandling” fungerar bra? Nej, inte nödvändigtvis. Men vilka värderingar du lägger i frågan kommer påverka hur du svarar, och svaret blir därför ett dåligt mätvärde för hur ”kommunens upphandling” faktiskt fungerar. Det kräver en mer djupgående analys för att ta reda på.

Men om vi då går tillbaka till frågan igen: Attityden till kommunens upphandlingar från politiskt håll har förbättrats väsentligt de senaste två åren. Vad ligger bakom detta? Vad har förändrats? Jag personligen har varit upphandlingsstrateg i kommunen sen 2014 så min personliga inblandning i resultatet torde vara begränsad eftersom jag var här både när vi var som sämst 2017 och som bäst 2019. Så, min första tanke var att vi kanske har fått bättre ”press”, det vill säga, fler positiva omnämnanden om upphandlingar i lokaltidningen Ystads Allehanda. Denna tanke fick jag snabbt tänka om när jag tittade på några artiklar från 2017 och 2018 som rör upphandling i Simrishamn:

  • Kommunen får bakläxa på upphandling av båttvätt
  • Campingstriden: Kommunen skriver avtal om upphandling
  • Beslut om Tobisviks camping överklagas
  • Kommunen bryter med <leverantör> efter brister
  • Reningsverk blir dyrare än 20 miljoner

Man kan konstatera att när upphandling väl figurerar i tidningen så är det ofta inte i positiva ordalag. Men någonstans tror jag ändå att jag hittade svaret på frågan bland de tidningsartiklar jag tittade på. Det är en artikel som publicerades i Ystads Allehanda den 4 april 2017:

Upphandlingar centraliseras

Allt större kommunala upphandlingar ska framöver skötas centralt av en stab med särskild kompetens. Det vill kommunstyrelsens arbetsutskott.

  • Vi har haft många upphandlingar som överklagats. Det är visserligen inte unikt för Simrishamn, så är det i hela landet. Eftersom det är svårt att göra upphandlingar rätt vill vi ha en gemensam organisation som gör alla större upphandlingar, säger kommunalråd Karl-Erik Olsson (S).

/…/

Upphandlingarna som skulle skötas av den nya staben är av de större slaget och även upphandlingar av ramavtal.

Vi har alltså gjort i alla fall en stor förändring under perioden 2017-2019 när vi centraliserade upphandlingsverksamheten. Sedan dess har vi gjort mycket för att sätta den nya organisationen och vi har genomfört många upphandlingar som faller inom kategorin ”de större slaget”, som det benämndes i artikeln. Vi har genomfört utbildningar i den nya organisationen och de processer vi tagit fram, vi har fokuserat på att förenkla avtalsdatabasen för kommunens avropare, vi har genomfört en hårdare och mer strukturerad intern kontroll som redovisats till politikerna med jämna mellanrum och vi har försökt att rent allmänt synliggöra upphandlingsarbetet mer – här på bloggen, men också genom interna rapporter och skrivelser som på ett eller annat sätt visar nyttan med upphandlingar.

Man kunde läsa i artikeln att kommunen innan omorganisationen 2017 haft problem med överprövningar. Nedan ges ett urval av de större upphandlingar som antingen helt eller delvis drivits av den nya centrala ”upphandlingsstaben” sedan omorganisationen 2017 fram till slutet av 2018:

  • Begagnade möbler. Ett kommunövergripande ramavtal som drivits av mig i nära samverkan med verksamheterna. Bidrar till en cirkulär ekonomi och bockar av många av de saker som är viktiga för politiker – miljö, återbruk, kostnadseffektivitet och så vidare. Nyttjas relativt mycket redan av kommunens verksamheter. Hade varit svårt att driva utan ansvarsfördelningen i den nya upphandlingsorganisationen. Ingen överprövning.
  • Skolskjuts. Ett förvaltningsspecifikt avtal som drevs av barn- och utbildningsförvaltningen i samverkan med mig centralt. Underlaget presenterades i nämnden, vi hade stort fokus på att informera allmänheten om avtalet och upphandlingen var klar i god tid för att säkerställa en lyckad övergång från den tidigare entreprenören till den nya. Ingen överprövning.
  • Fordonsservice 2018. Ett kommunövergripande ramavtal som drivits av mig i nära samverkan med verksamheterna. Ger kommunens verksamheter tillgång till en serviceverkstad på orten, istället för (som tidigare) olika serviceverkstäder beroende på vilken fordonsleverantör som levererat fordonet. Ger också tillgång till kringtjänster som underlättar fordonsadministrationen för kommunens chefer. Ingen överprövning.
  • Grafisk produktion. Ett kommunövergripande ramavtal som genomfördes av mig och vår informationsansvarige. Vi fick in runt 15 offerter och kunde tillslut teckna avtal med ett litet lokalt företag som var bäst i konkurrensen. Ett mycket uppskattat ramavtal som används mer och mer. Ingen överprövning.
  • Inredning och teknisk utrustning till Campus Österlens lokaler. En förvaltningsspecifik upphandling som drevs av representanter från Campus Österlen med mig och en kollega som upphandlingskunniga. Kommunen hade ett erhållit löfte om ett bidrag för inköpet som var villkorat av att upphandlingen var färdig vid ett visst datum. Trots tidspressen fick vi till riktigt bra avtal i en upphandling som var uppdelad i fyra avtalsområden för att maximera konkurrensen. 6 företag lämnade anbud i en eller flera av delområdena. Ingen överprövning, och upphandlingen var klar i tid.
  • Mobile Library Bus 2017. En förvaltningsspecifik upphandling som drevs av Kultur och Fritid-förvaltningen med mig som upphandlingskunnig. Vår upphandling av biblioteksbuss som det tidigare varit problem med. Annonserades på engelska och levererades av ett företag från Nordirland. Priset blev därmed väldigt mycket lägre än vad som erbjöds av de svenska företagen som lämnade anbud. Bussen levererades snabbt och är mycket uppskattad idag. Ingen överprövning.

Jag skulle kunna fortsätta men tror att jag fått fram min poäng. Ingen av dessa upphandlingar har genererat så mycket intresse i media. Min erfarenhet är att när en upphandling går dåligt så är det väldigt mycket fokus på just upphandlingen i media. När en upphandling går bra så märks den inte ens, utan fokus i media hamnar istället på själva leveranstillfället – ”Nu är bokbussen här” ,”Invigning av Campus Österlen i nya lokaler” eller ”Kommunen tecknar avtal med ny skolskjutsentreprenör”.

Och kanske är det här nånstans som analysen får landa i hur man påverkar politikernas syn på upphandlingar: Skapa en tydlig organisation och ansvarsfördelning, utbilda mer i inköp och upphandling internt, gör fler upphandlingar och informera om vad ni gör och hur upphandlingarna bidrar till politikernas mål. Även om det inte alltid är de enkla, effektiva och genomarbetade upphandlingsprocesserna som syns utåt, så är det ofta de som utvecklar verksamheten långsiktigt. Detta förstår politikerna, det gäller bara att informera om det. Och tänk på att bakom varje lyckad invigning, leverans, tjänst eller innovativ lösning som uppmärksamma i kommunen så finns en lyckad, men förmodligen för lite uppmärksammad, upphandlingsprocess som involverat flera anställda i kommunens alla delar.

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *