Detaljkrav eller effektkrav vid upphandling av Tobisviks camping?

Effektkrav eller detaljkrav diskuteras ibland i samband med offentliga upphandlingar – att ställa krav på funktion och resultat istället för att detaljreglera anbudsgivare genom alltför begränsande obligatoriska krav. I grunden tycker jag tanken med effektkrav är bra, även om det alltid behöver bedömas från fall till fall vilken typ av krav som är bäst att ställa.

En fördel med effektkrav är att du överlåter till leverantören att själv planera hur denne vill uppnå det efterfrågade resultatet – olika anbudsgivare kan därför utforma sina anbud på olika sätt utifrån hur man valt att bedriva sin egen verksamhet. Ett exempel skulle kunna vara följande:

Detaljkrav: Leverantören ska ha maskiner som uppfyller utsläppskrav enligt EURO V.

Effektkrav: Leverantören ska senast år 2 säkerställa att utsläppen till följd av avtalet inte överstiger X ton.

Med detaljkravet ovan utesluter du alla leverantörer som har maskiner som inte uppfyller kraven, även om de kanske vidtagit andra åtgärder för att säkerställa en positiv miljöpåverkan – något som kan minska antalet anbud i onödan.

Med effektkravet öppnar du för alternativa lösningar och det har dessutom fördelen att en leverantör ges möjlighet att förbättra sig inom miljöområdet efter att man tilldelats kontrakt. Teoretiskt leder det till att leverantörer på sikt förbättrar sitt beteende inom områden som kommunen tycker är viktiga, samtidigt som du ger möjlighet till utveckling och innovation.

Men det är förstås inte bara fördelar med att ställa effektkrav. Effektkravet ovan kräver till exempel en mer resurskrävande avtalsuppföljning än detaljkravet – detaljkravet kan du kontrollera i samband med anbudsutvärderingen, medan effektkravet behöver mätas över längre tid. Den senare formen av avtalsuppföljning finns det tyvärr inte alltid resurser till i mindre kommuner, och om vi ställer kravet men sen inte följer upp under år 2 om den antagna leverantören lyckats uppnå målet så riskerar vi att ha brustit i vår likabehandling.

Ett faktiskt exempel på hur man kan formulera effektkrav finns i vår externa remiss för upphandling av driften av Tobisviks camping. I avtalsförslaget som finns i remissen (här: https://www.opic.com/org/simrishamns_kommun/) har vi försökt använda oss av effektkrav istället för detaljkrav för att säkerställa campingens kvalitet. Svensk Camping (SCR) har ett ratingsystem där alla campingar som är anslutna får en rating från 1 – 5 baserat på olika kriterier. Som besökare ska du kunna förvänta dig att en camping som har 4 i rating är mer välskött och har mer aktiviteter än en camping som har 3 i rating – ungefär som att du kan förvänta dig högre standard på ett 4-stjärnigt hotell än ett 3-stjärnigt.

För tillfället har Tobisviks Camping 4 stjärnor i svensk campings rating. I avtalet ställer vi krav på att denna nivå ska upprätthållas under hela avtalstiden. Uppföljningen görs av svensk camping med jämna mellanrum, och leverantören förbinder sig genom avtalet att vara ansluten och betala medlemsavgiften till svensk camping. Protokollen från svensk camping som förs i samband med klassificeringen ska redovisas för kommunen och om ratingen vid något tillfälle sjunker under 4 har kommunen rätt till vite – och om det fortlöper under en längre tid ska kommunen ha rätt att häva avtalet. Avtalet innehåller därmed både ett krav, en möjlighet för kommunen att följa upp kravet och konsekvenser om kravet inte följs.

Frågan är om man med en modell enligt den ovan behöver ställa så många detaljkrav, om ens några, på campingens ”kvalitet”. Man skulle kunna göra långa listor på krav (”Det ska finnas två lekplatser”. ”Toaletterna ska städas en gång om dagen”. ”Öppettiderna ska vara 8.00 – 16.00”) men man får vara medveten om att för varje sådant detaljkrav som ställs så begränsas  de potentiella leverantörernas möjlighet att driva campingen i enlighet med sin egen vision / verksamhetsinriktning. Här får man överväga hur viktigt detaljkravet är för kommunen i förhållande till hur kostnadsdrivande och begränsande det är för leverantörerna. Detta är en av anledningarna till att vi vill genomföra en extern remiss och sen bjuda in till leverantörsdialog under hösten – vi vill få en bättre förståelse för vad leverantörerna kan erbjuda och vad de anser är onödigt begränsande krav. I slutändan hoppas vi att det ska leda till ett bättre avtal för båda parter.

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *