Avtalsuppföljning för kommunens fordonskategori

För några år sedan (i slutet av 2015 om jag minns rätt) tog vi i kommunen ett beslut om att se över hur vi hanterar leasing av fordon. Från att tidigare ha upphandlat själv och haft leasing från fordonsleverantörernas egna leasingbolag, började vi istället att använda SKL Kommentus ramavtal för fordonsinköp och upphandla leasing separat. Tanken, rent teoretiskt, var att det fanns pengar att spara genom att sänka räntan för leasingavtalen och genom att pressa priserna på fordonen genom att tillämpa SKL Kommentus stora ramavtal.

Det som är roligt med offentlig upphandling är att få analysera avtalsområde, komma med förslag till utveckling och att sedan se dessa förslag bli verklighet. Något som är minst lika roligt är att följa upp resultatet av förändringen – Hur har vi lyckats med implementeringen av de nya rutinerna? Har vi kunnat realisera besparingarna? Detta har jag suttit med under förmiddagen idag och har börjat sammanställa en kortfattad rapport som visar på hur utvecklingen har sett ut.

Ett diagram som jag tagit fram tycker jag särskilt bra visualiserar utvecklingen, se nedan:

Jag har tagit bort dataetiketterna i det här inlägget så bilden kräver förstås lite förklaring. Diagrammet är ett kombinerat ”Staplat stapeldiagram” och linjediagram. De olika färgerna i staplarna representerar kostnaderna vi haft hos de 9 största leverantörerna av fordonsleasing de senaste åren. Den lila stapeln visar (som tur är) Nordea Finans, den leasegivare vi tecknade ett separat ramavtal med efter upphandlingen 2015. Linjen visar antalet fordon som stod registrerade på kommunen den 1 januari respektive år. Diagrammet visar att kommunens totala leasingkostnader under perioden har minskat med runt 10 %, samtidigt som antalet fordon har ökat med 13 %. Samtidigt ser man tydligt att vi lyckats bra med implementationen av det nya ramavtalet – den lila stapeln har successivt förstorats från år till år. En viss eftersläpning var väntad eftersom leasingavtal vanligtvis tecknas på 3 eller 5 år.

En sak som är viktig för att få till förändring är att kunna visualisera data på det här sättet. Genom att använda ett staplat stapeldiagram ser man tydligt både utvecklingen av totalkostnaderna och fördelningen mellan leverantörerna, och genom att kombinera det med linjediagrammet ser man kopplingen till utvecklingen i antal fordon. Diagrammet visar att det är möjligt att hantera ett ökande välfärdsbehov genom effektivare inköp – om vi kan ha 13 % fler fordon till 10 % lägre kostnad än tidigare så borde samma effekt gå att erhålla även inom andra avtalsområden.

Samtidigt så ska man inte förenkla verkligheten så mycket så att man tror att man kan förklara ett helt avtalsområde med hjälp av ett diagram. Det finns förstås andra aspekter (Servicekostnader? Bränslekostnader? Arbetstid med hantering av avtalet?) som måste vägas in. Dock inte inom ramen för det här blogginlägget.

Med vänliga hälsningar,

Marcus Bäckström
Upphandlingsstrateg

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *