Upphandlingsbloggen

Det är väl bara att ringa?

Idag är en speciell dag, för idag är första gången som jag publicerar ett gästinlägg på bloggen. Det är Helena Sävefjärd, upphandlare på Skövde kommun, som skriver om konsten att ringa upp och prata med anbudsgivarna efter tilldelningsbeslutet.

Själv är det sällan jag ringer upp anbudsgivarna en och en och meddelar / förklarar tilldelningsbeslutet (tyvärr), men istället försöker jag ge så mycket information som möjligt i upphandlingsprotokollet. Och så lämnar jag förstås kontaktuppgifter för de anbudsgivare som vill ha mer information om beslutet.

Jag ser fram emot att träffa Helena och hennes kollegor i samband med Sveriges Offentliga Inköpare Västs konferens ”Hur svårt kan det va?” i Skövde under hösten. Helenas intressant reflektioner hittar du nedan:

Fick du, precis som jag, ont i magen när din mamma/pappa sa till dig att ringa till tandläkaren och boka en tid när du var typ 16? Ännu värre tyckte jag det var att ringa någon som jag kände lite grann, skulle personen förstå vem jag var när jag presenterade mig?

För många år sen hade jag en kollega som hade för vana att koppla bort sin telefon så fort hen hade skickat iväg ett tilldelningsmeddelande. En kollega ringde sina leverantörer och berättade privata händelser från sitt liv. Jag vet inte hur du känner för det där med telefonsamtal, är du ibland nervös när du ser ett visst nummer komma upp eller är du den som hellre ringer än mailar?

På mitt första upphandlarjobb fick jag ett råd; ”Ring upp de anbudsgivare som deltog i upphandlingen så fort tilldelningsmeddelandet är skickat” och det har jag gjort sen dess. Jag ringer främst för att tacka för att de valde att delta i upphandlingen, men också för att muntligt berätta resultatet och för att få deras spontana synpunkter på vår upphandling. Ibland får jag lyssna på besvikna, upprörda och arga röster men oftast är även de som inte blev utsedda som leverantörer väldigt tacksamma för att jag tog kontakt. Jag uppmanar anbudsgivarna till att höra av sig till mig om de har några fler frågor kring upphandlingen och ibland blir jag uppringd. Då är det inte särskilt jobbigt att svara när jag ser det där numret som jag känner igen. Jag vet ju vad som hänt i upphandlingen, varför vi tagit de beslut vi tagit och om jag behöver förklara något ytterligare för att andra lättare ska förstå gör jag gärna det.

Jag vet också att jag fått anbudsgivare att låta bli att överpröva en upphandling efter många timmars telefonsamtal under avtalsspärren där jag redogjort för precis alla beslut vi fattat under en utvärdering. Till slut hade jag besvarat alla funderingar och anbudsgivaren förstod att en överprövning inte skulle leda till något. Några av mina upphandlingar har ju blivit överprövade, man är ju ingen riktig upphandlare förrän det har hänt, eller hur? Att bli citerad från mailkommunikation i en överprövning är ju inte det roligaste jag vet, men det hör väl också till det här yrket! Ett yrke som jag halkade in i för snart 14 år sen och har blivit kvar i som den upphandlarnörd jag blivit.

Under de här åren har jag blivit klart mycket bättre på att våga ringa, båda privat och i jobbet, men jag ska bli ännu bättre. Jag ska ta för vana att ringa upp något företag som tagit del av upphandlingsdokumenten men som valde att inte delta i upphandlingen för att även få deras synpunkter. Jag vill ju vara med och göra ännu bättre affärer framöver!

Helena Sävefjärd, Skövde kommun

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *