Upphandlingsbloggen

Hur mycket ska kommunens avropare tänka själv?

Kanske en lite konstig rubrik, men en fråga som bör vara aktuell för diskussion hela tiden och kanske skulle man kunna sträcka sig så långt som att säga att den är viktig för demokratin? Först, lite bakgrund.

Att vara avropare i kommunen innebär att du spenderar kommunens pengar för att köpa varor och tjänster som ska användas i kommunen. I vissa verksamheter kan det röra sig om handskar och kopieringspapper, i andra verksamheter livsmedel och möbler. Ofta finns det minst en avropare kopplad till varje verksamhet i kommunen som ansvarar för att inköp görs på rätt sätt. I våra interna rutiner definierar vi en avropare så här:

Som avropare genomför du löpande inköp inom den egna verksamheten, till exempel av livsmedel, kontorsmaterial, arbetskläder och litteratur. Som avropare bör du ha genomgått kommunens interna grundutbildning för avropare och känna till termer som avtalsdatabas, ramavtal, avrop och nettoprislista. Du bör regelbundet informera upphandlare centralt om dina synpunkter på våra ramavtal, till exempel om sortimentet, prisbilden, beställnings- och leveransrutinerna eller kvaliteten på utförda tjänster.

 Så långt så bra. Avropare är en oerhört viktig del av kommunens inköpsverksamhet, och för att vara avropare behöver du vara både kunnig och intresserad. Det är till stor hjälp om det är något som brister, då avroparna (tillsammans med de som nyttjar varorna och tjänsterna) är de som får mest erfarenhet av hur avtalen fungerar i praktiken ute i verksamheterna – och därmed kan slå larm fort om det till exempel finns priser som inte stämmer, om varor regelbundet levereras för sent eller om tjänster utförs undermåligt.

Så vad menar jag då med rubriken ”hur mycket ska en avropare tänka själv”? Skrev jag inte precis att det är bra att ha kunniga och engagerade avropare i verksamheten? Jo, det är det. Men det är också en roll som kräver att du följer ingånga ramavtal och handlar från det avtalade sortimentet, utan någon större reflektion över priser eller personliga preferenser. För hur viktiga avroparen än tycker att dennes åsikter är i en upphandlingsprocess, så är det inte de enda åsikterna vi har att ta hänsyn till. Politiker kan vilja ha miljökrav i upphandlingar som fördyrar, budgetansvariga kanske inte vill ställa för höga kvalitetskrav som leder till högre kostnader och sen har vi dessutom en lagstiftning och andra förhållanden att ta hänsyn till.

Många jag pratar med tror att vi upphandlar bara för att få bättre priser. Så kan det vara, men för det mesta handlar det även om andra aspekter. En upphandling av ett ramavtal kan leda till bättre priser, men det absolut viktigaste (ur min synvinkel) är att vi genom våra upphandlade ramavtal kan styra organisationen i en riktning som tillgodoser så många intressenters behov som möjligt. Jag ska försöka ge några exempel.

En upphandling av konferensanläggningar kan användas för att få bästa möjliga pris för dessa. Den kan också användas som en möjlighet för kommunen att strukturera, genom avtal, vad som är en acceptabel nivå på konferenser. Vilka företag ska vi vända oss till för att boka konferenser, hur mycket får en halvdags/heldagskonferens kosta, vad är acceptabelt vad gäller måltider i samband med konferensen och så vidare. Genom ett bra upphandlingsarbete får vi svar på alla dessa frågor, och om avroparna följer avtalet så använder man kommunens pengar för att genomföra organisationens vilja – snarare än sina egna preferenser.

Detsamma går att säga om andra områden. Tycker du att det är konstigt att vi köper ett tvättmedel som inte är Svanenmärkt, när det finns annat tvättmedel som är mycket billigare och lika bra? Tycker du att det är dåligt att vi köper estländsk kyckling när det är mycket bättre att köpa svensk? Tycker du det är konstigt att vi köper måleritjänster för 500 kronor per timme när man kan få det för 400 kronor per timme? Detta är fullständigt legitima synpunkter att ha på våra avtal, och du får gärna diskutera med mig. Men så länge det upphandlade tvättmedlet inte är svanenmärkt, den upphandlade kycklingen är från Estland och den upphandlade leverantören av måleritjänster tar 500 kronor i timmen så är det dessa produkter och tjänster som ska avropas. Dessa är resultatet av en upphandlingsprocess som tar hänsyn till hela organisationens behov och önskemål, och inte enbart dina egna behov och önskemål. Anledningen till att tvättmedlet inte är Svanenmärkt är kanske att kommunen valt att lägga sitt miljöfokus på andra produkter? Den estländska kycklingen är kanske tillverkad på en plats som har samma kvalitet på köttet och djurhållning som en svensk tillverkare? Och måleritjänsterna kostar kanske 500 kronor i timmen för att kommunen har valt att erbjuda lägstalöner till målarna och för att leverantören har en massa extraåtagande enligt avtalet, till exempel att ta emot praktikanter eller liknande?

Det är jättebra att du är intresserad av hur vi utformar våra avtal och vilka produkter vi använder. Det är tack vare det engagemanget som vi utvecklar våra avtalsområde löpande. Men ditt huvudansvar är att se till att de varor och tjänster som vi avropar kommer från rätt avtal, till rätt priser och till rätt villkor – enligt avtalet, och inte enligt dina egna önskemål.

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *