Upphandlingsbloggen

Lär dig mer om excel – Lathund och utbildningsmaterial

Jag skrev kort innan sommaren att jag skulle få möjlighet att hålla en utbildning i Excel för kommunens anställda efter sommaren. Den var idag och efter 2,5 timmars genomgång kan 35 personer nu lite mer om Excel än vad de kunde tidigare!

Utbildningen fokuserade nästan uteslutande på Pivottabeller och Pivotdiagram, eller formler och funktioner som kan underlätta databashanteringen för att mer effektivt kunna arbeta med Pivottabeller och Pivotdiagram. Jag hade satt samman en lathund med de viktigaste formlerna och funktionerna som vi gick igenom på utbildningen, och sen visade jag exempel på hur jag hade nytta av detta i mitt dagliga arbete. Om du vill ta del av lathunden så hittar du den här:

Lathund Excel

Jag hade också gjort en fiktiv databas med några få kolumner och värden, som vi sen utgick ifrån för att skapa en mer användbar och informativ databas utifrån uppgifterna som redan fanns i grunddatabasen. Grunddatabasen hittar ni här, och ”facit” (hur den färdiga databasen såg ut efter bearbetning) hittar ni här.

Utbildningsmaterial
Facit

När den bearbetade databasen var färdig visade jag hur man kunde arbeta för att slippa dubbelarbete. Vi utgick från det färdiga resultatet men tog bort all data och alla formler förutom den översta raden i databasen. När man sen exporterar samma statistik igen räcker det att klistra in denna i början av mallen, och sen ”dra ner” formlerna igen så har du gjort 2 timmars arbete på 10 sekunder. I alla fall om du har fyllt i formlerna rätt från början. En färdig mall skulle kunna se ut enligt nedan:

Om du fyller på med data i de första kolumnerna och ”drar ner” formlerna så ser det istället ut som nedan:

Vilket du sen kan använda för att skapa en rapport, till exempel enligt nedan, med en Pivot-tabell / ett Pivot-diagram:

Det här handlar kanske inte direkt om offentlig upphandling, men jag tror att alla upphandlare kan ha väldigt stor nytta av att lära sig mer om Excel, och då framför allt hur man hanterar pivottabeller och bearbetar statistik och databaser. Har du tips eller trix eller vill diskutera vidare rent allmänt får du gärna höra av dig till mig!

Marcus Bäckström

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *