Excelmall för effektiv kontroll av kommunens inköp – 2/2
Som en fortsättning på förra veckans inlägg om den kontroll jag gör månadsvis lägger jag här upp även en mall för den kontroll jag gör tertialvis. Syftet är detsamma som för den förra kontrollen – att tidigt identifiera avvikelser och potentiella avvikelser som kan hanteras innan problem uppstår. Men metoden är lite annorlunda, och har två positiva effekter.
Den ena är att vi tidigt identifierar avtalsområden och leverantörer där vi på ett räkenskapsår riskerar att överstiga direktupphandlingsgränsen. Om jag märker att vi redan i april handlat för 300 000 kronor från en leverantör som jag inte känner till, kan en upphandling initieras i ett tidigt skede om den/de ansvariga cheferna bedömer att detta är nödvändigt.
Den andra är att vi hittar inköpsområden där inköpen är spridda över flera förvaltningar/verksamheter. Detta har gett många positiva samordningseffekter genom åren där besparingspotential kan identifieras och realiseras, till exempel för olika databaser där det varit möjligt att slå ihop många spridda licenser till en billigare kommunlicens.
Mallen och en översiktlig information om hur den används finns nedan. Tyvärr är den lite krångligare att tillämpa än den förra mallen och mer beroende av anpassning beroende på vilket ekonomisystem som används för att ta ut rådatan.
En färdig rapport från underlaget skulle kunna se ut enligt nedan, om man till exempel vill titta på vilka förvaltningar och chefer som handlat livsmedel från vår största livsmedelsleverantör.
