Samarbete och kontroll i samma roll

Efter mina inlägg om intern kontroll fick jag ett samtal från en kollega där vi passade på att prata om det svåra i att vara både kontrollant och stöd i samma person. Så här lät det till exempel när man flyttade upphandlingsstödet från Konkurrensverket till (den nystartade) Upphandlingsmyndigheten den 1 september 2015:

En av orsakerna till att upphandlingsstödet bröts loss från Konkurrensverket var att det skulle separeras från tillsynen. Syftet var att undvika att rollerna blandades samman och att undvika att de upphandlande organisationerna skulle dra sig för att söka stöd i vissa frågor av rädsla för att deras fall skulle bli tillsynsärenden.

Ett klokt resonemang som jag kan förstå. Nu vill jag inte säga att det är samma sak, men i en liten kommun med decentraliserat inköpsansvar finns ofta samma problematik – upphandlingsverksamheten består av en eller ett par upphandlare och för att inköpsverksamheten ska fungera riktigt bra måste någon av dessa ta på sig rollen att genomföra intern kontroll. För att undvika att samarbetet vid gemensamma upphandlingar ska bli lidande till följd av detta har jag försökt distansera mig själv personligen så mycket som möjligt från den interna kontrollen. Ett av sätten som jag gör detta på är genom att använda mig av standardiserade Outlook-mallar med frågor som jag skickar ut.

I Outlook kan du skapa och redigera mallar genom att klicka på ikonen ”visa mallar” uppe till höger när du skapar ett nytt meddelande. Där kan du sen fylla på med standardtexter där du bara fyller i vissa specifika uppgifter innan du skickar iväg mailet. Du lägger därmed ingen egen värdering i den interna kontrollen, och därmed blir du mer en budbärare (för organisationen) och mindre en kontrollant. Nedan text använder jag till exempel när jag upptäcker något i de kontroller jag gör i april, augusti och december:

Hej!

Var fjärde månad genomför jag intern kontroll som avser en genomgång av inköp från samtliga leverantörer eller kontoområden där kommunen handlat för mer än 200 000 kronor (april), 400 000 kronor (augusti) eller 600 000 kronor (december). Den här gången har jag frågor kring ett inköp som rör er verksamhet. Att jag har frågor innebär inte nödvändigtvis att något har gjorts fel, det kan också handla om att vi ska hitta områden där kommunen i framtiden riskerar att göra inköp som överstiger direktupphandlingsgränsen eller att vi ska hitta områden där vi kan se över våra inköpsrutiner.

Frågan skickas i första hand till ansvarig chef. Påminnelse skickas till ansvarig chef med kopia till förvaltningschef. Uppgifter om inköpet och frågor hittar du nedan. Jag ser fram emot svar senast en vecka efter utskick.

Leverantör/Konto: 
Belopp:

Frågor
Vad avser inköpen?
Har en annonserad upphandling genomförts, eller har inköpen gjorts från något befintligt ramavtal? Om inte, finns inköpen dokumenterade enligt kommunens blankett för dokumentation av direktupphandlingar (Lagkrav för inköp över 100 000 kronor exklusive moms).
Är inköpen av engångskaraktär?

Om inköpen är löpande och återkommande och gjorda utan upphandling kan det finnas behov av att initiera en upphandling av ett ramavtal som täcker de aktuella inköpen.

Har ni frågor kring utskicket ber jag er återkomma till undertecknad.

Efter att ha fått in svar dokumenterar jag svaren och sen sammanställer jag informationen en gång om året till Kommunstyrelsen, som är den nämnd som ansvarar för kommunens övergripande inköpsverksamhet.

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *