Samordnad varudistribution – Mycket positivt, men inte gratis!

När jag blev anställd i Simrishamns kommun 2013 var det som projektanställd med ansvar för att införa ett e-handelsystem. Kommunen hade sedan tidigare genomfört en upphandling av samordnad varudistribution tillsammans med Ystad och Tomelilla, och ett fungerande e-handelsystem var en förutsättning för att beställningsrutinerna skulle fungera. Varudistributionen drog igång enligt plan den 1 oktober 2013 och förutom ett par barnsjukdomar så var det en lyckad start.

Sedan dess har mycket hänt. Jag blev utsedd att sitta i styrgruppen för den samordnade varudistributionen för Simrishamns del i början av 2014, i april 2014 tog jag över som upphandlingsstrateg efter min kollega Mattias, 2015 och 2016 deltog jag i upphandling och införande av varugrupperna kemtekniskt och kontorsmaterial i varudistributionen och 2017 (när avtalet med distributören löpte ut) ansvarade jag för upphandlingsdelen i samband med bytet av varudistributör.

Idag är det fler än 40 kommuner som är igång med samordnad varudistribution och fler är på väg. Jag blir ofta kontaktad både av kommuner som ska införa e-handel och kommuner som sak inför samordnad varudistribution för att ge synpunkter på olika projekt och förstudier. Flera statliga myndigheter förespråkar samordnad varudistribution som ett sätt att minska sin klimatpåverkan, få säkrare och effektivare transporter samt möjliggöra för små företag att delta i offentliga upphandlingar. Allt detta tror jag att de flesta som jobbar med upphandling idag vet. Därför tänkte jag i det här inlägget fokusera endast på en del: Kostnaden.

För det är väl självklart att det kostar med samordnad varudistribution? Kommunerna betalar ju en egen transportör för att hantera transporterna. Nja, kostnaden är faktiskt inte så självklar som man kan tro. Många kommuner har som mål att varudistributionen ska betala sig själv. Detta då man rent teoretiskt anser att priset på varan man köper bör minska eftersom leverantörerna inte längre behöver räkna med fraktkostnaden när de lämnar anbud (i alla fall inte längre än till den gemensamma distributionscentralen). Istället för leverans på 100-200 enheter räcker det för leverantören att leverera på 1 plats. Så här skriver IVL i sin rapport ”Utvärdering av samordnad varudistribution i Södertörns kommuner”:

För att följa upp målet om lägre kostnader på sikt har vi skickat enkäter och haft diskussioner med kommunernas projektledare, samt med projektets centrala projektledare. Här avses främst kostnadsminskningar via omförhandling eller ny upphandling av avtal med varuleverantörer. Sedan målet sattes upp har det dock omformulerats till att man vill uppnå ett nollsummespel till år 2020.

 Vidare kan man läsa:

Det går i dagsläget inte att säga om samordningen kommer att ge lägre kostnader på sikt beroende på flera faktorer. Dels beroende på att transportkostnaderna antingen varierar kraftigt eller är dolda hos vissa varuleverantörer. Dels så har projektet haft tydliga inledande kostnader som ännu inte betalat av sig.

 Detta ligger i linje med våra erfarenheter i Simrishamns kommun. Jag gjorde en sammanställning av de olika målen med projektet (Minskade kostnader för upphandlade varor, minskad miljöpåverkan, ökad möjlighet för små och medelstora leverantörer att delta i upphandlingar, ökad trafiksäkerhet och ökad leveransprecision) inför den nya upphandlingen 2016. Men hur räknar man minskade kostnader för upphandlade varor och hur vet man att det är hänförligt till den samordnade varudistributionen och inte till andra faktorer? Såhär blev min slutsats då:

Sammantaget är bedömningen att kostnaden för upphandlade varor har minskat, men det är osäkert om det minskat lika mycket som den samordnade varudistributionen kostar.

 Jag bedömde då att samordnad varudistribution-projektet gav en nettokostnad för livsmedel till kommunens kostenhet med +2,5 %. Då ska man beakta att det i den siffran ligger en viss effekt av införandet av e-handel som håller nere procentsatsen – en ökad avtalstrohet har förmodligen lett till att vi handlar våra varor billigare än vad vi gjorde tidigare (även om Kostenheten länge har haft en bra avtalstrohet.). I det här sammanhanget kan det vara lämpligt att hålla isär Samordnad varudistribution med e-handel då det förstås skulle varit fullt möjligt för kommunen att införa ett e-handelsystem utan att samtidigt införa samordnad varudistribution och istället se en besparing på livsmedelsinköpen.

Att jag tar upp detta nu är för att jag på senare tid har noterat vid flera tillfällen att kommuner vill sluta med samordnad varudistribution. Till exempel Habo. Till Upphandling24 säger Habos kommunalråd Gunnar Pettersson:

Det blev inte riktigt vad vi förväntat oss med fördyrade leveranskostnader och endast marginella miljöeffekter.  

Detta ligger också i linje med slutsatserna från IVL i den tidigare nämnda rapporten från Södertörns kommuner:

De samhällsekonomiska vinsterna med samordningsprojektet är i dagsläget små jämfört med de stora projektkostnader som det medfört. Det kontrakterade åkeriets distributionstrafik dominerar kostnaderna, men även kommunernas administrativa kostnader som kan knytas till projektet är betydande. Dessa kostnader kan delvis knytas till den introduktionsfas som fortfarande pågår, varför dessa förväntas minska då projektet hösten 2017 övergår till en förvaltnings- och utvecklingsfas.

 Men tycker jag då att det är fel att införa samordnad varudistribution i en kommun? Nej, det behöver det inte vara. Vi märker många positiva effekter i Simrishamn – varumottagarna är nöjda med de fasta leveranstiderna, vi ser en positiv miljöeffekt tack vare offensiva krav på lastbilarnas miljöpåverkan, trafiksäkerheten är bättre då vi minskar antalet lastbilar på skolgårdarna och själv (i viss mån) kan styra när bilarna kommer med leveranser och vi har fler små och medelstora livsmedelsleverantörer som levererar varor till kommunen idag än tidigare. Men pengar kostar det. Och det är viktigt att känna till när det ska fattas beslut i andra kommuner, så att man inte tror att projektet och/eller driften är ”gratis”.

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *