Upphandlingsbloggen

Därför behövs en stark, central upphandlingsfunktion

I en liten kommun är det vanligtvis en eller ett fåtal personer som jobbar heltid med inköp och upphandlingar. Vad upphandlaren ska göra och inte göra är hela tiden föremål för diskussion, och synpunkterna kan ofta skilja sig från förvaltning till förvaltning och från verksamhet till verksamhet. Vi har i vår organisation försökt göra en så tydlig ansvarsfördelning som möjligt utifrån de resurser som finns tillgängliga. Kortfattat kan man säga att för alla offentliga upphandlingar av kontrakt och ramavtal över direktupphandlingsgränsen så finns en upphandlare med i hela processen och, beroende på om avtalet är kommunövergripande eller inte, antingen driver processen framåt eller är ett aktivt stöd för de delar som handlar om att sammanställa och annonsera förfrågningsunderlag, utvärdera anbud, ta fram ett avtal, planera uppföljningsaktiviteter och informera ut i organisationen om avtalet. Direktupphandlingar och avrop från ramavtal sköts vanligtvis ute i verksamheten utan någon större inblandning från upphandlare, men detta varierar beroende på det aktuella kontraktets värde och påverkan. Det är sällan en upphandlare driver dessa projekt, istället agerar man stöd och support vid frågor kring vad man får / inte får göra enligt lagen om offentlig upphandling och våra interna riktlinjer.

Med anledning av ansvarsfördelningen ovan skulle man kunna säga att kommunens inköpsverksamhet är tvådelad – vissa aktiviteter sköts centralt, medan andra aktiviteter sköts decentraliserat. Den uppdelningen innebär en del för hur jag bedriver mitt dagliga arbete. Eftersom kommunstyrelsen (och därmed ekonomi/upphandlingsverksamheten) har ansvar för hur kommunens totala upphandlingsverksamhet fungerar så är det inte lämpligt att helt frånsäga sig ansvaret för de delar som jag inte direkt ansvarar för i egenskap som upphandlare – jag måste också ge stöd och hjälp till de 100-tals personer ute i verksamheten som är en viktig pusselbit för att kommunens inköp ska kunna hanteras på rätt sätt. För att visa på väsentligheten i detta har jag tagit fram en bild som visar hur stor del av kommunens inköp som sköts helt utan inblandning av upphandlare.

 Med bilden vill jag förtydliga att även om det ibland kan framstå som att ”uppföljning”, ”avtalsförvaltning”, ”löpande avrop” eller liknande aktiviteter är små delar av upphandlingsprocessen, så är det egentligen det som är den stora delen av kommunens inköpsverksamhet. Som nämnts tidigare har kommunstyrelsen ansvar för att denna del också sköts, även om vi som jobbar som upphandlare under kommunstyrelsen inte blir direkt inblandade i det faktiska arbetet som görs. Hur kan man då göra detta? Jag har sammanställt några områden som jag tror är viktiga och som jag försöker att jobba löpande och aktivt med.

Några exempel på aktiviteter vi genomför i Simrishamn inom de olika områdena anges nedan.

Utbildning och information
Beställarutbildning 1-2 gånger per år
Upphandlingsfrukost med olika tema
E-handelsutbildning
Utbildning i direktupphandling/direktupphandlingsmodul

Intern kontroll
Granskning av alla fakturor över 150 000 kronor inkl. moms
Granskning av löpande inköp 3 gånger per år
Stickprov/djupgranskningar vid behov

Avlastning och förenkling
Förenkling/användaranpassning av avtalsdatabasen
Tar fram rutiner och processer för avrop och beställning i samband med upphandling
Hjälper verksamheterna med större direktupphandlingar och avrop så långt det är möjligt

Extern kontroll (uppföljning)
Mallar och rutiner finns för att planera uppföljningsaktiviteter
Årliga uppföljningsmöte för centrala, viktiga ramavtal
Uppföljning i verksamheterna vid behov (upplevda problem, avtalsbrott)

Dessa aktiviteter upplever jag bidrar positivt till inköpsverksamheten som helhet, men jag tar gärna emot ytterligare tips på hur man kan arbeta. Och, eftersom man aldrig ska vara nöjd, har jag tagit fram en bild till för att visa hur inköpsverksamheten skulle kunna utvecklas om man väljer att lägga extra resurser på denna.

Om man vill säkerställa att upphandling och inköp får en mer central roll i kommunerna så tror jag vi som upphandlare måste bli bättre på att visa vad vi faktiskt gör och vad vi skulle kunna göra med extra resurser. Och jag är helt övertygad om att kommunens verksamheter och kommunen i stort skulle tjäna på en starkare central upphandlingsverksamhet. Men man ska ju kunna förklara varför också!

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *