Upphandlingsbloggen

Problemen med att fatta rätt beslut på fel grunder

I det här inlägget tänkte jag återkoppla till ett av mina senare inlägg som handlade om Samordnad varudistribution. Där förde jag ett resonemang kring att det är svårt att veta exakt vad den samordnade varudistributionen kostar, med tanke på att en del av kostnaden är tänkt att finansieras med minskade kostnader på varor. I det här inlägget tänkte jag istället fokusera på konsekvenserna av tankesättet att den samordnade varudistributionen helt finansieras av minskade kostnader på produkter, och hur det i slutändan kan påverka kommunens verksamheter som kanske inte var avsett från början.

Det kan vara värt att notera att siffrorna i inlägget till mesta del är påhittade för att visa en poäng, men jag hoppas att resonemanget och kärnmeddelandet ändå går fram – att vi riskerar en ineffektiv användning av skattepengar när kostnader hamnar på platser i organisationen där de eventuellt inte hör hemma. Det här inlägget riskerar också att bli lite invecklat, med diskussioner kring bland annat alternativkostnader och kommunala budgetfördelningar. Men vi kör ändå.

Först, lite förutsättningar som är viktiga att känna till. Sett utifrån är det kanske lätt att tro att en kommun består av en pengasäck (skatteintäkter, med mera) som man sedan använder för att finansiera kostnader (vård, skola, omsorg…) tills pengasäcken är slut. Så är det väl också i teorin, men i praktiken är det mycket mer komplicerat. Den kommunala pengasäcken är fördelad mellan flera olika förvaltningar och därefter fördelade på flera olika verksamheter. Kostnader som ska finansieras är inte alltid naturligt kopplade till en av dessa verksamheter (eller pengasäckar), utan en diskussion måste alltid föras kring hur kostnader ska fördelas mellan pengasäckarna. Det är viktigt att känna till när du läser vidare i inlägget.

Några andra förutsättningar gäller just den samordnade varudistributionen. Vi säger förenklat att beslutet om projektet medför kostnader enligt nedan:

Inledande projektkostnader: 1.500.000 kronor
Kostnader för löpande drift: 1.000.000 kronor per år

Dessa kostnader måste i samband med beslutet finansieras på något sätt från alla de pengasäckar jag tidigare nämnde. Frågan blir då vems pengasäck som bör belastas med kostnaden? Svaret blir, som jag kommer visa nedan, väldigt annorlunda beroende på vilken information beslutsfattarna får.

Scenario 1 – De löpande kostnaderna kan fullt ut finansieras genom minskade varukostnader.
I det här scenariot väljer kommunstyrelsen att finansiera det inledande projektet från sin egen pengapåse. En engångskostnad på 1 500 000 kronor tycker man att det är värt för att satsa på ett nytt och potentiellt mycket framgångsrikt projekt. Den löpande driftskostnaden är man däremot inte lika intresserad av att ta själva. Med tanke på att varorna ska bli billigare, borde inte dessa kostnader finansieras av de som faktiskt köper varorna? Jo det är förstås mest rättvist. Kostenheten, till exempel, som står för 70 % av inköpen av de varor som går genom den samordnade varudistributionen bör i det här scenariot betala 70 % av kostnaden för den samordnade varudistributionen – vilket blir 700 000 kronor per år. Övriga 30 % fördelas ut på resten av kommunens verksamheter – 0,5 % till Turistbyrån, 1,2 % till kommunledningskontoret, 1,7 % till samhällsbyggnadskontoret, och så vidare.

Om alla förutsättningar stämmer blir utfallet för projektets mål (som diskuterades närmare i förra inlägget) enligt nedan:

Målsättning Intressent Merkostnad Minskade kostnader för varor Budgetpåverkan Kvalitetsförändring
Minskade kostnader för varor Kostenheten 700 000 kr 700 000 kr 0 kr Ingen
Minskad miljöpåverkan Miljöavdelningen 0 kr 0 kr 0 kr +
Ökad trafiksäkerhet Medborgare 0 kr 0 kr 0 kr +
Möjlighet för små och medelstora företag att konkurrera Medborgare/Företagare 0 kr 0 kr 0 kr +

I exemplet ovan kommer samtliga intressenter att vara nöjda med projektet. De flesta har fått en positiv påverkan på sitt ansvarsområde till ingen kostnad. Det är inte förrän man börjar se att utfallet inte stämmer med prognosen som det kan bli problem. Tänk om det under projekttiden visar sig att kostnaden för upphandlade varor i själva verket inte minskar alls? Då ser tabellen ovan ut enligt nedan istället.

Målsättning Intressent Merkostnad Minskade kostnader för varor Budgetpåverkan Kvalitetsförändring
Minskade kostnader för varor Kostenheten 700 000 kr 0 kr – 700 000 kr =
Minskad miljöpåverkan Miljöavdelningen 0 kr 0 kr 0 kr +
Ökad trafiksäkerhet Medborgare 0 kr 0 kr 0 kr +
Möjlighet för små och medelstora företag att konkurrera Medborgare/Företagare 0 kr 0 kr 0 kr +

Nu var projektet plötsligt inte riktigt lika roligt för kostenheten. Men det är ”bara” de som blir påverkade – inget av de andra områdena har blivit påverkat budgetmässigt, men de kan fortfarande se en positiv effekt inom deras verksamhetsområde. Det är klart att intressenterna som företräder dessa områden fortfarande kommer se projektet som lyckat – de har ju fått ut något ”gratis” eftersom kostnaden har hamnat någon annanstans i kommunen.

Eftersom kostenheten nu har 700 000 kronor i underskott i sin pengapåse så måste de istället hantera det inom sin befintliga verksamhet – till exempel genom att sänka kvaliteten på maten eller genom att ha färre anställda. För pengar växer, som ni kanske förstår, inte på träd – och tar de slut så tar de slut. I slutändan blir alltså den faktiska konsekvensen av beslutet att införa samordnad varudistribution en minskad kvalitet på maten – något som med största sannolikhet inte var avsett från början.

Ett bättre scenario, som förvisso baserar sig på perfekt information, skulle se ut så här:

Scenario 2 – De löpande kostnaderna finansieras fullt ut redan vid införandet.
Om vi istället går tillbaka till början och försöker sätta oss in i politikernas situation igen. Vi tänker att vi kommer se en viss sänkning av kostnaden på varor, men långt ifrån hela kostnaden som det innebär att införa samordnad varudistribution. Istället måste detta finansieras på andra sätt. De som skulle kunna tänka sig att betala för den löpande driften är förstås intressenterna i exemplet ovan. Men hur mycket är de villiga att betala? Vi börjar med att fördela kostnaderna jämnt över alla områden, enligt nedan:

Målsättning Intressent Merkostnad Minskade kostnader för varor Budgetpåverkan Kvalitetsförändring
Minskade kostnader för varor Kostenheten 250 000 kr 250 000 kr 0 kr =
Minskad miljöpåverkan Miljöavdelningen 250 000 kr 0 kr -250 000 kr +
Ökad trafiksäkerhet Säkerhetsavdelningen 250 000 kr 0 kr -250 000 kr +
Möjlighet för små och medelstora företag att konkurrera Kommunstyrelsen 250 000 kr 0 kr -250 000 kr +

Här ser vi att kostnaden för att införa samordnad varudistribution istället hamnar i de rätta intressenternas budgetpåsar. Eftersom det plötsligt är deras budget som påverkas hamnar de inför ett intressant dilemma: Vill vi betala 250 000 kronor för att få den tänkta effekten på miljö/trafiksäkerhet/möjlighet för små och medelstora företag att konkurrera?

Den pengapåse dessa verksamheter har är förstås densamma, så för att kunna lägga 250 000 kronor på den här åtgärden så måste de prioritera bort något annat. Det är bara att titta på sin egen ekonomi. Vill jag köpa en ny bil så kan jag inte åka på två resor till Thailand. Vill jag anlita städhjälp så kan jag inte köpa en ny mobiltelefon. Vill jag jobba halvtid så kan jag inte flytta till ett större hus. Och så vidare. Pengar är en begränsad resurs och man måste alltid överväga var de gör mest nytta. Det är klart att jag tycker det är bra om jag kan få kostenheten i Simrishamns kommun att betala så att jag får en ny bil, två thailandsresor, städhjälp och en ny mobiltelefon – men jag är inte säker på att de är så intresserade av det.

Nåja, vi går vidare. Framöver blir det en fråga om alternativkostnad. Du får helt enkelt gå till de olika verksamheterna i kommunen och fråga om de är intresserade av att spendera de aktuella pengarna för att projektet ska bli verklighet.

”Hej miljöavdelningen. Ni har ju en budget på 250 000 kronor för löpande miljösatsningar. Skulle ni kunna tänka er att spendera hela den budgeten på samordnad varudistribution?”

”Hej säkerhetsavdelningen. Skulle ni kunna tänka er att prioritera bort satsningen på övervakningskameror på torget för att istället kunna finansiera samordnad varudistribution?”

”Hej politiker i kommunstyrelsen. Ni har en budget på 500 000 kronor varje år för åtgärder för att främja det lokala företagsklimatet. Skulle ni vilja spendera hälften av de pengarna på att förbättra möjligheten för små och medelstora företag att lämna anbud i våra upphandlingar genom den samordnade varudistributionen?”

Om svaret på samtliga frågor ovan är ja så är det ju fantastiskt! Då har vi säkerställt finansiering till projektet, att skattepengarna används på ett effektivt sätt, att kostnaderna hamnar i de pengapåsar där de hör hemma och att alla är nöjda när vi går vidare med projektet. Men, tänk om man får svar i stil med ”Nej, de pengarna använder vi mer effektivt på x”, ”Nej, vi har redan planerat y så det går inte” eller ”Nej, vi tror inte på den här satsningen utan vill spara pengarna till andra områden”. Det är ju också fantastiskt! Projektet kanske inte blir verklighet, men vi har i alla fall säkerställt att vi använder våra resurser på ett effektivt sätt. För när pengarna är slut så är de slut – och då kan det ju vara skönt att veta att vi i alla fall använde pengarna på det sätt det var tänkt, och till de mest effektiva åtgärderna.

Återigen kan det vara värt att poängtera att det här bara är en teoretisk diskussion, och exemplet med samordnad varudistribution var lämpligt eftersom jag nyligen skrivit om att det är oklart hur mycket det egentligen kostar. Men det övergripande tankesättet är viktigt att ha med sig – att de verksamheter som drar nytta av olika kostnader så långt det är möjligt bör vara de verksamheter som finansierar kostnaderna.

Vad har detta med offentlig upphandling att göra då, tänker ni? Ja, till exempel så har detta fått en påverkan för våra upphandlingsprocesser. Vi har en upphandlingsprocess för upphandling av kommunövergripande ramavtal som påverkar hela kommunens pengapåsar – där är det viktigt med förankring, förhandling, diskussion och att skapa förståelse för att vissa kommer att bli vinnare i upphandlingen och andra kommer att bli förlorare. När det gäller upphandlingar som bara påverkar en pengapåse, som skolskjuts, har vi en helt annan process – här ligger en mycket större del av beslutsfattandet hos den verksamhet som i slutändan ska betala skolskjutsen. Jag ser det som en helt central del i vår inköpsverksamhet när det gäller att säkerställa att våra skattepengar används på ett effektivt och ändamålsenligt sätt.

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *