Upphandlingsbloggen

Det pratas mycket om innovation

Det pratas mycket om innovation för tillfället. Det krävs nya idéer för att lösa de problem offentlig sektor står inför. Ofta ses offentlig upphandling som en nyckelfunktion för att driva på den här utvecklingen, och jag håller till viss del med. Det jag inte alltid håller med om är på vilket sätt som upphandling ska bidra till innovativa lösningar, och jag tänkte därför i det här inlägget beskriva mina tankar och erfarenheter kring ämnet.

Jag jobbar i en mindre kommun (cirka 19 500 invånare). Vi dras väl med samma problem som diskuteras i så många andra kommuner – allt fler ska försörja allt färre och för att pengarna ska räcka till krävs både att vi gör det vi alltid har gjort effektivare, men också att vi lyckas hitta nya sätt och lösningar på gamla problem. I allt detta har offentlig upphandling en nyckelroll. Nya lösningar omfattas av upphandlingsreglerna precis som gamla lösningar, och oavsett vem som driver en innovationsprocess så kommer man vid någon tidpunkt att komma till en punkt där en lösning ska upphandlas. Här infinner sig den första frågan: Vem är det som driver innovationsprocesser?

För mig är svaret självklart – innovation är något som måste komma underifrån, ute i verksamheterna hos personer som är väl insatta i de utmaningar och problem som finns inom det aktuella området. Som en av två upphandlare i kommunen jobbar jag mot alla förvaltningar och verksamheter – det gör att jag blir väldigt duktig på att driva olika typer av inköpsprocesser, men det innebär samtidigt att jag aldrig kommer att bli expert på ett område (eller en ”kategori” som det förmodligen bör kallas) på samma sätt som de personer som är verksamma inom området dagligen.

Hur menar man då att upphandling ska bidra till innovation i en liten kommun, om upphandlarna inte är experter på det som ska upphandlas? För mig har svaret de senaste åren blivit mer och mer självklart – jag som upphandlare kan inte aktivt ”tvinga” på verksamheter innovation där verksamheterna inte efterfrågar det. Istället för att ta fram upphandlings- och inköpsprocesser som försöker tvinga på verksamheterna innovation, så handlar det om att ta fram upphandlings- och inköpsprocesser som förenklar för verksamheterna och som ger förutsättningar för innovation – om den beställande (och därmed ansvariga) verksamheten efterfrågar det. Kortfattat handlar det om att börja med att bygga grunden i bilden nedan som visar en organisations inköpsmognad, snarare än att börja med att bygga taket.

När vi blir effektivare i våra inköpsprocesser kan vi istället använda den tiden som frigörs till att genomföra aktiviteter som verkligen bidrar till innovation – interna och externa dialogmöten. Att utbyta erfarenheter över verksamhetsgränser, att bjuda in leverantörer för dialog och att gemensamt ta fram nya rutiner som ytterligare förenklar för verksamheterna och därmed löpande skapar ett ännu större förtroende för upphandling som en möjliggörare för utveckling.

Första gången det gick upp för mig hur långt vi har kommit i det här arbetet var på ett möte vi hade i tisdags. Det är ett möte som kallas ”intern upphandlingsgrupp” och där en representant från varje förvaltning medverkar för att diskutera aktuella upphandlingsfrågor. Jag tittade på anteckningarna från ett sådant möte som vi hade för några år sedan och nästan hela mötet gick då åt till att diskutera vilka upphandlingar som är på gång och vilken förvaltning som ska ansvara för dessa samt vilka leverantörer som missköter sig och hur vi ska vidta åtgärder. Att jämföra de anteckningarna med agendan vi hade i tisdags är som natt och dag, se nedan:

  • E-handelsutbildning 11 december: Vi har tagit fram nya rutiner som väsentligen förenklar beställningsprocessen för de som jobbar i kommunens e-handelsystem.
  • Företagarutbildning 19 november: Utbildning i syfte att ge små och medelstora företag bättre möjlighet att lämna anbud i den offentliga sektorns upphandlingar.
  • Möte med leverantör 12 november: Inbjudan till ett möte med en leverantör i syfte att diskutera hur de kan lösa våra problem inom ett visst avtalsområde i kommande upphandling.
  • Erfarenhetsutbyte IT-system: Vi håller på att planera en dag för internt utbyte av erfarenheter av upphandling av IT-system. Socialförvaltningen, Barn- och utbildningsförvaltningen samt Kommunledningskontoret presenterar vars en större upphandling inom området i olika delar av processen (färdiginfört, under annonsering samt i inledningen av förstudien). Diskussion över verksamhetsgränserna kring hur vi bättre jobbar med IT-upphandlingar framöver, stora som små.
  • Utbildning för beställare/avropare: Planeras in i Januari/Februari.
  • Mallar i direktupphandlingsmodul: Vi har börjat använda mallar mer strategiskt i direktupphandlingsmodulen. Genomgång av vilka mallar som finns och diskussion kring vilka mallar som behövs i framtiden. Specifika mallar för exempelvis direktupphandling av julbord eller julklappar kan tas fram centralt när det är dags att köpa in sådant och sen kan varje verksamhet använda mallarna för att processen ska bli enklare.
  • Samordnad varudistribution: Erfarenheter inför eventuell avtalsförlängning nästa år.
  • Rättsfallsdatabas: Ny upphandling på gång.
  • Aktuellt från telefoniupphandlingen: Information om Kommunförbundets upphandling av telefoni.
  • Övrigt

Inte ett enda ärende alltså där vi diskuterade vem som ska ansvara för vad och hur arbetet ska fördelas! Allt detta regleras redan genom våra inköpsprocesser. Istället kunde vi sitta i två timmar och diskutera vilken typ av utbildningar som behövs, vilka typer av direktupphandlingar som upplevs svåra för verksamheterna samt hur vi kan stötta upp med hjälp i dessa och vilka erfarenheter som finns inom olika avtalsområde som vi sedan behöver ta med oss in i de pågående upphandlingsprocesserna.

Om inte det är att ge förutsättningar för nya lösningar och innovation så vet jag inte vad som är det.

Med vänliga hälsningar,
Marcus Bäckström
Upphandlingsstrateg.

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *