När risken slår tillbaka
I offentlig upphandling ska vi undvika att ställa krav som utesluter små och medelstora företag. Detta känner de flesta upphandlare till idag. Att säkerställa en tillgänglig offentlig marknad är viktigt, dels för att alla företagare ska känna att man har en realistisk chans att erhålla kontrakt i det offentliga men också för att säkerställa en god och hållbar konkurrens på lång sikt.
Det som inte diskuteras lika ofta är effekterna av att anpassa sina upphandlingar till små och medelstora företag. Vid offentlig upphandling är det aldrig så enkelt som att en anpassning av ett krav endast får positiva effekter. En skärpning av miljökraven i en upphandling får negativa effekter på kostnaden. En skärpning av de arbetsrättsliga villkoren ställer större krav på myndigheten att följa upp dessa krav. Och en minskning av kravnivån generellt för att små och medelstora företag ska kunna lämna anbud, innebär en större risk för att de leverantörer som antas inte kan leva upp till de krav som myndigheten ställt.
Detta började jag prata om internt i kommunen redan 2016. Se bilderna nedan. Vartenda krav en kommun ställer resulterar i en påverkan på flera olika faktorer, i positiv eller negativ riktning. Om vi inte ställer ett enda krav överhuvudtaget så får vi förmodligen många anbud och bra priser, men vi får förmodligen inte det som vi vill ha (vi har en väldigt hög ”kontraktsrisk” som jag kallar det i bilderna). När vi börjar ställa krav så är det mindre risk att vi får något som vi inte vill ha och att den leverantör som vi antar inte kan leverera, men det sker på bekostnad av högre kostnader och, i vissa fall, små och medelstora företags möjlighet att leverera.
I det här inlägget tänkte jag fokusera på endast ett av de krav som ställs (eller, i vissa fall, inte ställs) i nästan varje offentlig upphandling. Krav på referenser. Att vi ställer krav på referenser i upphandlingar är för att minska kontraktsrisken. Om en leverantör har klarat av att leverera en vara eller tjänst vid 10 olika tillfällen tidigare så är chansen stor att de kommer att kunna leverera igen. Att ställa så höga krav på referenser är däremot ofta helt orimligt i offentliga upphandlingar, då de gör det i princip omöjligt för nya företag att slå sig in på marknaden. Ett rimligare krav att ställa kan då vara att du ska ha 1 referensuppdrag som avser liknande varor och tjänster som det som ska levereras, eller eventuellt att inte ställa något krav på referenser alls. Du har (för att återgå till tidigare terminologi) gett små och medelstora företag bättre möjlighet att konkurrera, men samtidigt ökat kontraktsrisken.
Nu är jag ingen expert på risk, men jag vet i alla fall två saker om den:
- Oavsett hur obetydlig den är, så kommer den till slut att göra sig påmind.
- Om du ökar den, så kommer den göra sig påmind oftare.
Sen blir det förstås mer påtagligt när risken väl har gjort sig påmind än när den inte gör det. Eller, som Tage Danielsson sa:
Före Harrisburg så var det ju ytterst osannolikt att det som hände i Harrisburg skulle hända, men så fort det hade hänt rakade ju sannolikheten upp till inte mindre än 100 procent och det var nästan sant att det hade hänt.
Fast det börjar kanske bli dags att komma till poängen med inlägget. Oavsett om du jobbar med offentlig upphandling eller inte så har du kunnat läsa om vårdmaterielkrisen i flera landsting i Mellansverige den senaste tiden. Till exempel här:
”Varuförsörjningen betonade /…/ att det inte fanns något krav på att leverantören ska ha en existerande verksamhet på plats. ’För att inte begränsa konkurrensen har Varuförsörjningen gjort det möjligt för nyetablerat (sic) företag som inte har möjlighet att lämna en redogörelse enligt ställda krav att i stället lämna en redogörelse över sin planerade uppbyggnad av en logistiktjänst som uppfyller kraven.
Varuförsörjningen framhöll också att Apotekstjänst lämnat referenser med kontaktuppgifter för sina tidigare uppdrag, där man levererat dosförpackade läkemedel i flera regioner. /…/ ’Några av uppdragen hade utförts inom våra regioner, och vi hade en bra bild av att det funnits problem i början men fungerade bra mot slutet’, säger /…/ till SVT.”
https://www.svt.se/nyheter/inrikes/upphandlingen-av-apotekstjanst-regionerna-avstod-fran-kontroller
Istället för att ställa krav på att antagna företag har tidigare erfarenhet av att leverera vårdmateriel till regioner så har man inte krävt att antagna företag ska ha en logistiktjänst på plats vid anbudslämnandet som uppfyller kraven, och man har godtagit likvärdiga uppdrag (leverans av dosförpackade läkemedel) som referenskrav. Man ökade kontraktsrisken för att främja konkurrensen och ge nya anbudsgivare en chans att ta sig in på marknaden. Och plötsligt blev det nästan sant att det som hände i Mellansverige faktiskt har hänt.