Nu byter vi leverantör från Staples till Staples!
SKL Kommentus Inköpscentral har nyligen tecknat ramavtal för ”Material för kontor och skola samt datortillbehör”. Just när det gäller kontorsmaterialdelen är det Staples som är antagen leverantör, precis som det var under den förra avtalsperioden. Betyder detta då ett enklare arbete för kommunen? Är det bara att köra på som tidigare? Inte nödvändigtvis.
När man handlar den här typen av produkter i en kommun så handlar du inte från en leverantör som råkar inneha ett ramavtal, du handlar från ett ramavtal som för tillfället råkar innehas av en viss leverantör. Det jag menar med det är att även om det är samma leverantör som levererar så kan det vara väsentliga skillnader i ramavtalet som är viktiga för organisationen att känna till. På många sätt är det lättare att få samma leverantör i en upphandling som under tidigare avtalsperiod, men på andra sätt är det svårare – det blir extra viktigt att man är tydliga mot sina beställare vilka skillnader som finns mot tidigare ramavtal och vad som då förväntas av dem när vi går över till det nya ramavtalet.
Frågor som brukar dyka upp i en övergång från ett gammalt ramavtal till ett nytt är till exempel:
- Vem är vår kontaktperson?
- Hur gör vi med kundnummer?
- Hur gör vi med beställningar som görs innan det nya ramavtalet börjar gälla, men där leveransen sker efteråt? (Den här frågan får man alltid)
- Vilka produkter får vi köpa?
- Och så vidare.
När man byter från en leverantör till samma leverantör blir det som sagt extra viktigt att informera om de skillnader som finns i ramavtalen. Detta för att undvika att beställare som tror att det bara är att köra på som vanligt ska undvika de största fallgroparna. Vilka produkter har försvunnit från ramavtalet? Vilka har tillkommit? Vilka priser har förändrats väsentligt?
Nedan ger jag ett exempel på hur jag informerade om det nya ramavtalet i vår organisation. Det är ett mail till alla beställare som besvarar de vanligaste frågorna som kan dyka upp i en sån här situation. Jag har också tagit ut statistik över alla våra inköp som gjordes under 2018 och ”översatt” de vanligaste produkterna från det gamla ramavtalet till en lista med vilka produkter som bäst motsvarar dessa i det nya ramavtalet. Mer detaljerad information, fullständiga prislistor och liknande lägger jag i avtalsdatabasen där alla beställare vet att den informationen ska finnas.
Vilka är era bästa tips för att nå ut till kommunens avropare i samband med att man går över till ett nytt ramavtal?
Mail till alla beställare
Hej!
Som rubriken säger så har vi från och med den 2 december nya ramavtal för skol- och kontorsmaterial samt kopieringspapper.
Ramavtalet för skol- och kontorsmaterial är tecknat med Staples Sweden AB. Ramavtalet för kopieringspapper är tecknat med Lyreco Sverige AB.
Den enda skillnaden för er som beställer är att SKL Kommentus (som gjort ramavtalsupphandlingen) har valt att slå ihop skolmaterial med kontorsmaterial i den här upphandlingen istället för att göra de separat. Tidigare var Staples leverantör av kontorsmaterial och Lyreco leverantör av skolmaterial, men nu kommer det alltså att bli Staples för båda dessa områden.
De nya ramavtalen börjar gälla från den 1 december (vilket är en söndag, så i praktiken för er börjar det gälla från den 2 december). ALLA BESTÄLLNINGAR FRAM TILL DEN 30:e NOVEMBER GÖRS ENLIGT DE GAMLA RAMAVTALEN, OAVSETT OM NI SKA FÅ LEVERANS EFTER DEN 30:e NOVEMBER ELLER INTE. ALLA BESTÄLLNINGAR SOM GÖRS FRÅN OCH MED DEN 1:A DECEMBER GÖRS ENLIGT DE NYA RAMAVTALEN.
När det gäller skillnader i utbud på ramavtalen så är det inte jättestor skillnad mellan det tidigare sortimentet och det nya sortimentet, speciellt inte när det gäller Lyreco. Där kommer ni nog känna igen produktutbudet ganska väl från tidigare ramavtal. I avtalet med Staples finns det vissa produkter som har blivit billigare och andra som blivit dyrare, så jag har satt ihop en lista med de vanligast beställda produkterna i kommunen och vilka produkter som är billigast inom dessa områden i det nya ramavtalet. Notera att ni inte är skyldiga att beställa dessa produkter om det finns en bra anledning till att köpa något annat med bättre kvalitet. Syftet med listan är bara att det ska bli lättare för er att hitta de produkter ni vill ha i övergången till de nya ramavtalen.
Har ni svårt att hitta de produkter ni är ute efter så hör av er till mig eller min kollega Frida så hjälper vi er! Åter igen: De produkter som finns i den bifogade listan och de priser som finns där gäller från den 1:a december (vi kommer läsa in prislistan i e-handel den 2:a december). Ett tips är att ni går igenom listan och lägger de varor ni vanligtvis beställer i en varukorg som ni sen sparar som en mall för framtida beställningar. Är ni flera på er förvaltning som beställer samma produkter kan ni göra det gemensamt och spara mallen till ”arbetsgruppen” (= enheten) eller ”förvaltningen” så att alla kollegor kan se den!
För er som kommer på någon av våra e-handelsutbildningar den 11 december kan vi prata vidare då. Fram till dess hoppas jag att det ska bli en smidig och enkel övergång från de gamla ramavtalen till de nya ramavtalen för er 😊. Lycka till!
Excel-fil