Program för uppföljning och insyn av verksamheter som utförs av privata utförare – En kommentar

Sedan några år tillbaka ska kommunfullmäktige varje mandatperiod anta ett program med mål och riktlinjer för verksamhet som utförs av privata utförare på uppdrag av kommuner och regioner. Simrishamns kommun har haft ett sådant program den gångna mandatperioden och kommande program ska upp för behandling i Kommunfullmäktige den 25:e november.

En av sakerna som vi fick synpunkter på angående det förra programmet var att det ibland var oklart vilka privata utförare som skulle följas upp, samt på vilken detaljnivå. Några frågor har varit återkommande – vad menas med en privat utförare? Vem ska följa upp dessa? Måste jag följa upp ett företag som utför en enskild tjänst lika noga som ett företag som driver ett särskilt boende? Vad händer om jag inte följer upp dem? Vad händer om leverantören inte tillåter att vi följer upp dem? Och så vidare.

För att säkerställa att ovan frågor blir lite tydligare under den kommande programperioden, samt för att säkerställa att informationen om programmet når ut till både medborgare och chefer i kommunen, så ger jag nedan några kommentarer till texterna i det nya programmet. Samt en sammanfattning kring vilka aktiviteter som är viktiga att genomföra i samband med att man tecknar ett avtal med en leverantör.

Hur definieras en privat utförare?
Privata utförare definieras i kommunallagen som en juridisk person eller enskild individ som har hand om skötseln av en kommunal angelägenhet. En privat utförare är en helt privat aktör utan kommunalt ägande. Det handlar om:

• aktiebolag, stiftelser och ekonomiska föreningar
• enskilda firmor
• idéburna organisationer och kooperativa föreningar
  

Vad är en kommunal angelägenhet?
Regeringen har bland annat anför att kravet på insyn endast omfattar kommunala angelägenheter. Begränsade stöd- och kringfunktioner som utförs av annan, till exempel lokalvård eller fastighetsskötsel, har tidigare bedömts inte vara kommunala angelägenheter – även om detta givetvis kan diskuteras (lokalvården påverkar till exempel hur det ser ut i skolorna, vilket har en direkt påverkan på medborgarna/brukarna i kommunen).

Kommunala angelägenheter är sådant som påverkar relationen mellan kommunen och dess brukare eller medborgare på något direkt sätt. Här kan nämnas till exempel barnomsorg, äldreomsorg, vuxenutbildning, stadsplanering, bostadsbyggande, sophantering, räddningstjänst, vatten och avlopp, bibliotek, kollektivtrafik och så vidare. Upphandlade tjänster inom dessa områden, till exempel privat drift av ett bibliotek eller ett särskilt boende, bör därför omfattas av uppföljningsplikten. Mer om det och hur man kan göra bedömningen nedan.

Det bör nämnas att kommunen naturligtvis följer upp även upphandlad lokalvård och fastighetsskötsel även om det inte omfattas direkt av programmet för uppföljning som Kommunfullmäktige antar.

Vad avgör hur omfattande uppföljningen av våra privata utförare behöver vara?
Programmet säger att det är den överlämnade verksamhetens omfattning (=avtalets värde), graden av självbestämmande hos leverantören samt i vilken grad verksamheten påverkar medborgarna som bestämmer i vilken omfattning verksamheten ska kontrolleras och följas upp. Det är med andra ord viktigare att följa upp en entreprenör som ska byta alla lyktstolpar i en hel by, jämfört med en som bara ska byta lyktstolparna på en gata (avtalets värde). Det blir också viktigare att löpande följa upp en entreprenör som man ger ett funktionsansvar för att lyktstolparna i en by fungerar, jämfört med att följa upp en entreprenör som ska byta ut lyktstolparna i enlighet med ett projekteringsunderlag som tagits fram av kommunen (=grad av självbestämmande). Ett avtal som innebär att entreprenören får ett funktionsansvar för belysningen på en skola eller på ett bibliotek blir också viktigare att följa upp än ett avtal där entreprenören får funktionsansvaret för belysningen i kommunens kontorslokaler (= påverkan på medborgare).

Nivån på uppföljningen måste alltså bedömas från fall till fall.

Vem ansvarar för uppföljningen?
Det är varje nämnd som ansvarar för uppföljning och kontroll inom sitt ansvarsområde. Det är också varje nämnd som ansvarar för att detta regleras i avtal och uppdragsbeskrivningar som ingås med privata utförare. Den centrala upphandlingsfunktionen kan hjälpa till vid bedömningen.

Vad gör jag om en leverantör inte vill gå med på uppföljningen?
Det gäller att på förhand säkerställa möjligheten till uppföljning i de avtal vi ingår med leverantörerna. Mallar för avtalstexter finns att tillgå via den centrala upphandlingsfunktionen.

Om det inte står i avtalet att kommunen ska ha rätt att följa upp en leverantör och leverantören inte vill gå med på uppföljningen så bör den centrala upphandlingsfunktionen kontaktas för att försöka hitta en lösning.

Vilka avtalsvillkor ska finnas med?
Enligt programmet ska det i avtalen regleras att utföraren ska biträda nämnden vid uppföljning och utvärdering av verksamheten samt lämna erforderliga statistikuppgifter. Det ska också framgå vid vilken tidpunkt handlingarna ska ges in till nämnden och eventuella nationella register.

Vidare ska avtalen reglera hur nämndens uppföljningar ska återredovisas till allmänheten och till utföraren.

Utförare av kommunala angelägenheter ska dessutom ha ett system för att hantera klagomål, även om detta förstås blir viktigare för utförare som helt tagit över driften av en kommunal angelägenhet jämfört med en utförare där kommunen är uppdragsgivare och hanterar inkomna klagomål själv.

Vad kan uppföljningarna rent konkret bestå av?
Enligt programmet kan uppföljningarna bestå av till exempel årliga uppföljningsmöten, årliga verksamhetsbesök eller oanmälda verksamhetsbesök.

Vad har jag som medborgare för rätt till insyn?
Du som medborgare har en stor rätt till insyn i hur privata företag utför kommunala angelägenheter! Det är kommunens ansvar att säkerställa tillgången till information och därför reglera detta genom avtal med sina privata utförare. Fokus är på information som har en tydlig koppling till det upphandlade avtalet, till exempel:

• Uppgifter om levererad kvalitet
• Organisation för uppdraget
• Personalresurser och kompetens
• Resultat och avvikelser
• Ekonomi
• Integrations- och jämställdhetsarbete
• Krav som ställts i upphandlingen av utförare 
  

Som nämnts tidigare är uppföljningen (och därmed redovisningen och rätten till insyn) olika omfattande beroende på verksamhetens art, graden av självbestämmande hos entreprenören och vilken påverkan avtalet har på dig som medborgare. Och kom ihåg att rätten till insyn endast gäller kommunala angelägenheter, och inte alla upphandlade avtal kommunen har.

Hur får jag reda på vilka avtal som finns och vilka avtal som följs upp?
Vilka avtal som finns ser du i kommunens publika avtalsdatabas. Här finns de flesta större avtal som upphandlats i samverkan mellan nämnderna och den centrala upphandlingsfunktionen, oavsett om de avser kommunala angelägenheter eller inte. Förutom avtalsdatabasen ska varje nämnd med kommunfullmäktiges program som grund arbeta fram en årlig plan för när och hur avtal och verksamhet som utförs av privata utförare ska följas upp. Planen ska innehålla

• En sammanfattande beskrivning av nämndens uppföljningsansvar
• Vilka verksamheter som berörs
• Vilka former av uppföljning som tillämpas
• Vem eller vilka som ansvarar för att genomföra uppföljningarna
• Särskilt beslutade uppföljningar under året
• Tidplan
• Former för återkoppling till nämnd, utförare och allmänhet

Sammanfattning
Som framgår inlägget har kommunerna ett stort ansvar för att följa upp och informera medborgare om privata utförares verksamhet. I vilken mån detta ska göras och hur ofta får däremot bedömas från fall till fall. Den centrala upphandlingsfunktionen tillhandahåller mallar som kan användas för att klassificera ett avtals påverkan/väsentlighet för kommunen, samt mallar för att planera uppföljningsaktiviteter. Om du är osäker på om ett avtal bör följas upp eller inte och på vilken nivå – tveka inte att kontakta oss. Oavsett om avtalet omfattas av programmet för insyn av verksamheter som utförs av privata utförare eller inte.

Med vänliga hälsningar

Marcus Bäckström
Simrishamns kommun