Jag kommer från en liten kommun
Idag har jag fått äran att prata tillsammans med Karin Peedu, Fredrik Tamm och Anton Oskarsson på SOI Väst i Skövde. Vi diskuterade svenskt näringslivs rapport ”Effektivare offentlig upphandling” (som jag tidigare skrivit mina tankar om här:
Innan vår diskussion hade vi pratat om att varje person skulle förbereda en kort presentation om ett ämne som ligger just den personen varmt om hjärtat. Nedan har ni mitt anförande: Jag kommer från en liten kommun!
Jag kommer från en liten kommun
Nu menar jag inte ”jag kommer från en liten kommun” som i ”oj, vad roligt det är att komma hit till Skövde och se storstan”. Jag menar ”jag kommer från en liten kommun” som i ”jag arbetar i Simrishamns kommun”. Eller, jag jobbar tydligen inte i Simrishamns kommun. Jag skickade den här texten till en av våra kommunikatörer igår och fick då information om att jag jobbar i Simrishamns kommun på Österlen. Och att jag gärna fick meddela att vi är bäst i Sverige på sociala medier.
Med våra 19 206 invånare placerar vi oss på plats 125 av Sveriges totalt 290 kommuner. Bland de 10 mest populära sevärdheterna har vi Mandelmanns trädgårdar, Kiviks musteri, Stenshuvud och Glimmingehus. Vi har en fisk och en båt i vårt kommunvapen, en 45 km lång kust och Gudrun Schyman sitter i kommunfullmäktige. Ja, och sen är vi bäst i Sverige på sociala medier också.
Nu tänker ni: Varför står han här och marknadsför sin kommun? Skulle inte detta handla om upphandling? Jo det ska det. Simrishamns kommun (organisationen, inte Simrishamns kommun på Österlen) består av fem förvaltningar – Kommunledningskontoret, Samhällsbyggnadsförvaltningen, Kultur och Fritid-förvaltningen, Barn- och utbildningsförvaltningen och Socialförvaltningen. Varje förvaltning styrs av en nämnd, och varje nämnd är förstås tillsatt av kommunfullmäktige. Jag själv sitter på Kommunledningskontoret, vars uppdrag bland annat är att ge service och stöd till övriga förvaltningar.
Att få följa det dagliga arbetet i en liten kommun är otroligt roligt och givande. Vi har en VA-avdelning som jobbar mycket med innovation, vilket har lett till en helt ny lösning för rening av läkemedelsrester. Socialförvaltningen har en stark central utvecklingsenhet med stort fokus på digitalisering och utveckling av nya lösningar och arbetssätt för framtiden. På barn- och utbildningsförvaltningen satsar man hårt på att etablera ett Campus Österlen för vuxenutbildning och på kultur- och fritidsförvaltningen håller man på att införa ett nytt system för bokning av lokaler samtidigt som man försöker hitta rätt form för hur kommunens flaggskepp, Tobisviks camping, ska drivas i framtiden.
Nu ser jag hur ni fortfarande tänker: Varför står han här och pratar om detta? Det är offentlig upphandling jag vill höra mer om!
Men det är ju precis detta som det innebär att jobba med offentlig upphandling i min kommun! Att vara en del av alla förvaltningars arbete, att säkerställa att lagen följs och att avtalsvillkoren är goda när de behöver hjälp med de frågor där de själv inte kan specialisera sig, att informera om risker och fördelar med olika alternativ och att diskutera och utveckla verksamheten gemensamt. Att förstärka och ta till vara på den kompetens och de styrkor som finns på en förvaltning, samtidigt som man försöker förenkla och underlätta på de områden där förvaltningarna har utmaningar.
För utmaningar finns det också. Av våra 1 500 anställda så är det minst 200 som beställer varor genom vårt e-handelsystem. Hur upprätthåller vi kompetensen hos samtliga dessa för att säkerställa att inköpen görs på rätt sätt? Den verksamhetsnära uppföljningen utförs till stor del av förvaltningarna själva, ofta med gott resultat. Men med 70 chefer och ungefär lika många fakturagranskare så finns alltid risken för att det ska förekomma avvikelser hos enstaka personer. Hur kan vi centralt identifiera dessa avvikelser, och när de inträffar säkerställa att de inte inträffar igen?
I rapporten som vi står här och diskuterar så finns det mycket tänkvärt och intressant att ta med sig, men jag får också känslan av att den riktar sig till de 50 största kommunerna i Sverige snarare än till de 200 minsta. Till dem som har en spend på över 500 miljoner kronor per år eller som befinner sig i en storstadsregion med många företag och en effektiv konkurrens. Till stora statliga myndigheter som Trafikverket eller Arbetsförmedlingen. Helt enkelt till de myndigheter där kategoristyrning, spendanalysverktyg, digitala inköpssystem och stora upphandlingsavdelningar är en självklarhet snarare än en avlägsen och inte speciellt trovärdig eller, för den delen, effektiv dröm.
I Simrishamn har vi en spend på cirka 350 miljoner kronor fördelad över 5 förvaltningar med vitt skilda uppdrag och helt individuella förutsättningar. Jag har jobbat mycket med att fastställa ansvars- och rollfördelning samt lagt tid på att informera organisationen om detta arbete. När vi gör en upphandling behöver cheferna hjälp med avtalsvillkor, upphandlingslagstiftningen, annonsering och utvärdering, men inte lika mycket hjälp när det handlar om vilken typ av vara eller tjänst som är bäst för deras egen verksamhet. Beställarna behöver hjälp och stöd med vad det innebär att genomföra ett avrop och hur man hittar rätt varor, men inte lika mycket stöd med hur man bäst använder varorna och tjänsterna. Och förvaltningscheferna behöver information om hur man kan genomföra avtalsuppföljning och exempel på varför detta är viktigt, men de bestämmer i slutändan själva hur omfattande och detaljerad som avtalsuppföljningen behöver vara.
Om jag tittar på svenskt näringslivs rapport så kan jag svara på frågan: ”Hur svårt kan det va” att få en effektiv offentlig upphandling i Sveriges 50 största kommuner? Men att jag är här idag är snarare för att diskutera följande: “Hur svårt kan det va” att hitta samma svar i de 200 minsta kommunerna?