1. Hem
  2. Höjdpunkter från SOI Väst

Höjdpunkter från SOI Väst

Skriver det här inlägget på ett tåg någonstans mellan Göteborg och Malmö på väg hem från SOI Väst i Skövde. Vilka otroligt givande dagar det har varit! Många kompetenta och inspirerande talare, möjlighet att lära känna supertrevliga kollegor norr om den skånska gränsen och inte minst att få chansen att träffa min bloggkollega Helena, hennes duktiga ”konferensanordnarkollega” Sofia, mina ”panelkollegor” Fredrik, Anton och Karin samt alla andra personer som tidigare bara varit ett namn på ett papper eller en röst på en telefon.

”Hur svårt kan det va?” var temat på konferensen och lite så tänkte jag nu på väg hem: Hur svårt kan det va att sammanfatta en konferens i bloggform? Väldigt svårt, skulle det visa sig, om man inte vill skriva en hel roman. Jag tänkte därför försöka fokusera på bara höjdpunkterna i det här inlägget. Jag tycker att alla föreläsningar var intressanta på sitt sätt, men oavsett hur intressant och inspirerande det än är att höra om hur Mölndal jobbar med avtalsuppföljning eller hur Borås stad har gått från att jobba med ”upphandling” till att jobba med ”koncerninköp” så tänkte jag här fokusera på de föreläsningar där jag verkligen kände att jag fick med mig något hem som jag kan lära mig av och som kan utveckla mitt dagliga arbete. Hoppas det är till glädje för dig som läser också!

Hur svårt kan det va – att lära sig av aktuella rättsfall?
Föreläsare: Anna Ulfsdotter Forsell, advokat och partner på Advokatfirman Ulfsdotter

Detta var en av föreläsningarna som jag såg mest fram emot på förhand och Anna gjorde inte en besviken. Inspirerande och intressant på samma gång, och mycket matnyttig information. Anna gick igenom nya domar i Högsta Förvaltningsdomstolen samt Högsta Domstolen och resonerade kring vilken inverkan dessa kan få på upphandlande myndigheters arbete, till exempel HFD 2019 ref 18 som behandlar om när avtal ska få bestå till följd av tvingande hänsyn till samhällsintresse och HFD 2019 ref 39 som handlar om hur onormalt låga priser som inte är en del av utvärderings(avtals)villkoren ska hanteras.

Lärdomar att ta med sig:

  • Även om det är svårt att utesluta en anbudsgivare till följd av ett onormalt lågt pris så är det viktigt att begära in en förklaring till det (eventuellt) låga priset. Detta dokument har kommunen mycket nytta av under avtalstiden om leverantören får leveransproblem.
  • Det är alltid viktigt att dokumentera anledningen till de beslut som fattas under upphandlingsprocessen. Upphandlande myndighet har vanligtvis bevisbördan när man hänvisar till undantag från lagen om offentlig upphandling. Även om ett avtal rör ett upphandlingsområde som vanligtvis anses vara av allmänintresse (till exempel sjukresor) så är det den upphandlande myndigheten som har bevisbördan för att visa att behovet inte kunna lösas på något annat sätt (till exempel genom att hantera resorna i egen regi).
  • Det kan vara på gång med en preklusionsfrist. Jag ska ärligt säga att jag inte visste vad en preklusionsfrist var när Anna började prata om det, men efter att hon förklarat så förstod jag att jag har skrivit om det tidigare på bloggen i inlägget ”Överprövning av telefonitjänster”. Det innebär alltså kortfattat att leverantörerna inte får överpröva vissa delar av upphandlingen efter en viss tidpunkt.
  • Om anbudsgivare svarar ”ja” på ett skallkrav som inte är uppfyllt så kan det ibland bli problem att utesluta dem om det inte finns en text i upphandlingsunderlaget om att ”den upphandlande myndigheten kan komma att verifiera kravets äkthet under utvärderingstiden”. Detta bör man kunna lägga till som en standardtext i alla sina underlag.

Hur svårt kan det va att upphandla skrik, skratt och skräck
Föreläsare: Kent Kierdorf, försäljningschef och Maria Gimbro, inköpsspecialist, Liseberg AB

Det här tänkte jag skulle bli intressant redan på förhand men kanske mer som inspiration. Det visade sig dock bli den föreläsning som jag mest reflekterar kring hur jag ska använda mig av i min egen organisation nu på vägen hem. Otroligt bra och roligt att höra tankar från en intäktsfinansierad, kommunägd verksamhet.

Lärdomar att ta med sig:

  • Jobba med korta filmer för att presentera och kommunicera målsättningar internt! Liseberg AB jobbade väldigt tydligt med filmer på sitt intranät i syfte att kommunicera interna målsättningar, som till exempel att det i framtiden inte ska finnas något engångsmaterial i plast. Vi har en väldigt duktig och driven interna kommunikationsresurser i Simrishamn och det hade varit roligt att samverka med dessa  kring liknande format för att kommunicera inköpsrelaterade mål.
  • De visade på ett tydligt sätt hur man kan använda sig av förhandlat förfarande och vilka delar av ett avtal man kan förhandla om!
  • Vikten för ett intäktsfinansierat företag att lägga till saker som ”positionering på den svenska marknaden” när man upphandlar produkter. Visst finns det ett värde för just Liseberg att ha ”kända” varumärken framför helt okända ur försäljningssynpunkt? Vid upphandling av exempelvis läsk vägdes därför neutralt framtagna siffror om ”brand awareness” (eller vad det nu kallas) in som en del i utvärderingsmodellen.
  • Lite på samma tema som ovan så var Liseberg väldigt medvetna om att det finns ett värde för företag att synas på Liseberg, med sina 3 miljoner besökare varje år. I utvärderingsmodellen fanns det därför en komponent där vinnande leverantör fick ange hur mycket man var villig att betala för denna marknadsexponering. Denna siffra hade ökat väsentligt (till Lisebergs fördel) sedan man gått från att göra förhandlade avtal till att genomföra annonserade upphandlingar enligt LOU.

Hur svårt kan det va att välja rätt index
Föreläsare: Stefan Pettersson, uppdragsansvarig på enheten för prisstatistik, Statistiska centralbyrån

Jag har vid några tillfällen diskuterat den matematiska teorin bakom vad som händer om man lägger onödiga risker på leverantörer här på bloggen. I många fall visar denna teori också sig stämma. Därför är det mycket viktigt att man använder indexreglering i sina avtal. Extra viktigt är det om leverantörens kostnadsbild kan förväntas variera mycket under avtalstiden, till exempel om en stor del av kostnaderna går att koppla till arbetskraft eller drivmedel.

Lärdomar att ta med sig:

  • Det är vanligtvis tillräckligt tillförlitligt att använda preliminära indexsiffror från SCB istället för definitiva. Fördelen med dessa är att de publiceras snabbare än de definitiva, där de senare ibland kan dröja mer än ett år innan de finns tillgängliga.
  • Man ska se över sina avtalsvillkor för att undvika dubbelberäkningar. Den enklaste beräkningen tyckte jag var att man tar leverantörens priser från grundanbudet multiplicerat med index för den tidpunkt man ska indexjustera dividerat med index för bastidpunkten. Ex:
    • År 1: 100 kr * (120 / 100) = 120 kr
    • År 2: 100 kr * (130 / 100) = 130 kr
    • År 3: 100 kr * (135 / 100) = 135 kr
    • …
  • Index publiceras vanligtvis några månader efter den månad indexet avser. Om man har för avsikt att göra en indexjustering i mars 2020 bör man alltså inte hänvisa till indexet för mars 2020 i sitt avtal. Istället kan man hänvisa till indexet för januari 2020, till exempel.
  • Om man har frågor kring index fanns det flera intressanta kontaktvägar. Jag, som vanligtvis har svårt att veta vilket index som är bäst lämpad i den upphandling jag för tillfället håller på med, kommer försöka bli bättre på att använda mig av dessa kontakter.
    • AKI och LCI: aki@scb.se
    • KPI och PPI: kristoffer.olsson@scb.se
    • Entreprenadindex & Faktorprisindex: priser@scb.se
    • Statistikservice (allmän): www.scb.se/fragaoss

Sammanfattning
Annars är det väl på sin plats att återigen påpeka hur roligt det var att komma iväg och dela erfarenheter med upphandlare i en annan del av Sverige än den där jag vanligtvis uppehåller mig. Nästa år anordnas SOI Väst i Borås, och koncerinköpschef Iqbal Musaji (Årets inköpare ifjol) bjöd in mig för att delta. Det ska jag definitivt överväga, även om det är svårt att säga något definitivt såhär långt i förväg.