Så ser det ut i vår direktupphandlingsmodul

I mitt arbete med att förtydliga vår organisation har jag märkt att det finns några väsentliga delar i olika inköpsprocesser där information förs över från upphandlare till andra personer i kommunen, och som därför måste vara så enkla och lättillgängliga som möjligt samtidigt som de ger slutanvändarna all den information de kan förvänta sig. Avtalsdatabasen är en sån del – kommunens chefer har en skyldighet att använda sig av de ramavtal som finns tillgängliga i avtalsdatabasen, men de ska också kunna förvänta sig att få tillräckligt med information om hur man tillämpar ramavtalen. Om en person inte har fått tillräckligt med information så resulterar det i frågor till oss centralt och om frågorna blir för många så måste vi förtydliga informationen i avtalsdatabasen. På så sätt uppdaterar vi löpande avtalsdatabasen som på sikt blir en källa till kunskap och information, snarare än bara en ”plats där man samlar avtal”.

Efter att ha arbetat med andra områden i ett par år har vi nu börjat ge oss på direktupphandlingar. Vi har haft en direktupphandlingsmodul tillgänglig för kommunens beställare under några år, men mest som ”ett ställe där du kan göra direktupphandlingar” istället för ”en källa till kunskap, information och löpande förbättring”. För det är precis det som är så häftigt när man börjar använda system på nya sätt. I direktupphandlingsmodulen kan vi samla kunskap från alla personer i kommunen som gör direktupphandlingar och med hjälp av den kunskapen skapa mallar och förmedla information till dessa personer som underlättar i deras framtida arbete. Vi kan arbeta proaktivt genom att till exempel skapa en mall för direktupphandling av julbord inför julsäsongen som alla i kommunen sen enkelt kan använda, eller så kan vi identifiera områden som ofta direktupphandlas till relativt höga belopp och ta fram specifika mallar för att göra direktupphandling inom dessa områden. Vinnare är verksamheten (som lättare kan genomföra direktupphandlingar och därmed spara pengar till sin verksamhet), vi upphandlare (som inte får lika mycket frågor), organisationen (som mer enhetligt och tydligt kan styra kommunens direktupphandlingar) och leverantörerna (som får förfrågningar som ser ut på ungefär samma sätt från hela kommunen istället för olika från olika förvaltningar). Lättare för alla, helt enkelt.

Det är därför som vi nu har jobbat lite extra med att ta fram allmänna och specifika mallar i direktupphandlingsmodulen. Från och med nästa år kommer vi kräva att alla kommunens direktupphandlingar över 30 000 kronor sköts genom modulen. Nedan ges en liten presentation av hur modulen är uppbyggd och varför – kom gärna med synpunkter, så utvecklar vi den vidare efterhand.

Du hittar direktupphandlingsmodulen bland de gemensamma genvägarna på kommunens intranät. För att kunna logga in behöver du inloggningsuppgifter. Kontakta upphandlare centralt för att få tillgång till modulen. Antalet licenser är begränsade så varje förvaltning bör sträva efter att minimera antalet personer som genomför större direktupphandlingar.

På startsidan kan du se dina direktupphandlingar och aktuell status för dessa. Du kan också skapa en ny direktupphandling (se knappen uppe till höger). Upphandlare centralt kan se alla direktupphandlingar i hela kommunen. Det är också vi som ser till att informationen till höger är uppdaterad så att det ska bli enklare för er att använda systemet.

När du skapar en direktupphandling anger du namnet på det du ska köpa i rubrikfältet. En sökning görs då i vår avtalsdatabas för att säkerställa att direktupphandlingar inte görs utanför upphandlade ramavtal. 

I rull-listan ”Beskrivning” ser du alla de mallar du kan använda för att göra direktupphandlingar. Vissa är generellt hållna och andra är specifika för enskilda område. Du kan också göra förnyade konkurrensutsättningar från vissa av kommunens ramavtal i direktupphandlingsmodulen. Om du har synpunkter eller tankar kring mallarna kan du kontakta upphandlare centralt.

Fortsättning på att skapa en direktupphandling. Det finns en mall för avtalsvillkor som är kopplad till den typ av direktupphandling du gör för tillfället, exempelvis av en konsult eller köp av en vara. Här specificeras standardkrav från kommunens sida, till exempel att leverantören ska kunna skicka e-faktura.

Om du bara vill skicka förfrågan till enstaka leverantörer så kan du skriva in mailadress till dessa i fältet ”Bjud in leverantör”. För större förfrågningar kan du också publicera direktupphandlingen i en annonsdatabas, vilket gör den synlig för alla leverantörer samt att den publiceras på kommunens hemsida.

Sista anbudsdag ska vara skälig med hänsyn taget till hur lång tid leverantörerna behöver svara. Normalt ska tiden vara minst 10 kalenderdagar.

Under fliken ”Frågor och svar” hanterar du inkomna frågor och svarar de potentiella anbudsgivarna. Tänk på att alla anbudsgivare ska få samma information, något som sköts automatiskt i systemet.

När anbuden har kommit in hittar du dessa listade under fliken ”Anbud”. Gör en bedömning av vilket anbud som är det bästa för er verksamhet, markera vilken anbudsgivare ni vill tilldela avtalet och ange en kort motivering i fältet till höger.

Under fliken ”Beslut” skickar du beslut till de deltagande anbudsgivarna. Det finns en mall för detta som automatiskt hämtar den information som behövs från föregående delar av processen. Informationen skickas från systemet till anbudsgivarna när du går vidare i processen.

I sista delen av processen skickar du en formell beställning till den vinnande leverantören. I och med detta har du accepterat offerten som lämnades in och det finns då ett bindande avtal upprättat mellan dig och leverantören. Se därför till att alltid ha godkännande från behörig företrädare för kommunen innan beställning skickas.

Har du genomfört en direktupphandling och har synpunkter på processen, mallarna, utvecklingsförslag eller något helt annat? Kontakta gärna upphandlare centralt, dina synpunkter är viktiga för oss och vi försöker hela tiden förbättra modulen så att du ska få en bättre upplevelse nästa gång.

Med vänliga hälsningar,

Marcus Bäckström
Upphandlingsstrateg