Upphandlingsfunktionen som katalysator för effektiva inköp

I det här inlägget tänkte jag skriva lite om vilka förväntningar som förvaltningarna har på upphandlingsfunktionen som stödfunktion och hur man kan arbeta för att möta dessa förväntningar. I vår kommun sköter jag som upphandlare själv en stor del av upphandlingarna när det gäller de kommunövergripande ramavtalen. Sen pågår hela tiden förvaltningsspecifika upphandlingar, avrop och andra inköpsprocesser som behöver fungera så smidigt som möjligt. Här är det viktigt att upphandlingsfunktionen fungerar som en katalysator som tillför energi till dessa processer, snarare än som en bromskloss som hindrar processerna – i den mån det nu är möjligt när det gäller att ta hänsyn till lagar, regler, annonseringstider och annat.

Jag tänkte här fokusera på en enstaka process – nämligen ett avrop genom förnyad konkurrensutsättning från ett dynamiskt inköpssystem. I vår kommun har vi dynamiska inköpssystemet som används för att avropa konsulter inom till exempel miljötekniska markundersökningar och liknande. Dessa avrop görs som en del i en lång planprocess, som involverar kontakt med fastighetsägare, undersökningar, avstämningar, beslut och annat. Då får man fråga sig: Vad har verksamheten för förväntningar på oss upphandlare i en sådan process?

Ofta är svaret att det ska gå snabbt. Såklart med hög kvalitet och i enlighet med verksamhetens behov. Den höga kvaliteten kan vi säkerställa genom att ställa genomarbetade krav i det dynamiska inköpssystemet. Men när inköpssystemet väl är på plats och verksamheten är mitt inne i en planprocess och ska genomföra själva avropet? Då ska det gå så snabbt som möjligt.

Om vi ska kunna hjälpa verksamheten i det här fallet får man bryta ner upphandlingsfunktionens del i processen i mindre delar. Det har ju hänt en massa saker innan avropet ska göras, och när avropet väl är färdigt så behöver verksamheten ha tillgång till viss information för att kunna gå vidare. Följande delar blir då viktiga:

Input – Den kunskap som erhålls från verksamheten för att avropet ska kunna göras på ett effektivt sätt.
Output – Den information som upphandlarna förmedlar till verksamheten när upphandlingsprocessen är klar så att planprocessen kan fortlöpa på ett smidigt sätt.

Ett vanligt problem i mindre kommuner är att kunskap koncentreras till få personer, och om någon slutar så är det väldigt mycket historik som försvinner. Därför kan det vara bra att alltid utgå ifrån att det ska finnas mallar och rutiner för alla sådana här processer, så att organisationens arbete blir effektivt oavsett vilken person som för tillfället ska genomföra avropet. Vilket tar oss till nästa delar i att effektivisera processen:

Tydliga inköpsrutiner – att säkerställa att det är lätt för personer i organisationen att hitta den information man behöver för att göra ett korrekt avrop.
Effektiv avropsprocess – att säkerställa att avropsprocessen i det enskilda avtalet görs så effektiv som möjligt. Handlar mycket om upphandlarens eget arbetssätt.

Här har vi de delar vi behöver arbeta med för att processen med att avropa plan- och byggkonsulter från kommunens dynamiska inköpssystem ska bli så enkelt som möjligt för verksamheten. Nedan ser ni exempel på hur vi har gjort.

Tydliga inköpsrutiner: Medarbetare utbildas löpande i hur inköp görs. All information samlas i avtalsdatabasen. Säkerställ att avtalet är lätt att hitta i avtalsdatabasen oavsett vilken person som ska avropa.

Input: Gör det enkelt och strukturerat för verksamheten att förmedla den information som behövs till den centrala upphandlingsfunktionen. Till exempel genom tydlig information i avtalsdatabasen kombinerat med en blankett där du kan fylla i alla viktiga uppgifter: Blankett för avrop

Effektiv avropsprocess: Ta fram mallar i upphandlingssystemet som gör det enkelt för dig att föra över uppgifterna från blanketten till själva avropsunderlaget. Säkerställ att mallarna i upphandlingssystemet är uppbyggda så att anbudsgivarna måste lämna in alla uppgifter som krävs för nästa steg i processen. Avrop DIS – Mall

Output: Sammanställ och skicka över information om inkomna anbud till verksamheten. Tilldela vinnande leverantör och teckna avtal.

Om allt har fungerat som tänkt så är upphandlingsdelen av den aktuella processen nu avslutad och alla är nöjda. Om något inte har fungerat får man sätta sig ner och titta igenom om det går att förenkla processen ytterligare till nästa gång. Genom att hela tiden genomföra sådana här små utvecklingsinsatser säkerställer du som upphandlare att kommunens inköpsverksamhet hela tiden utvecklas – och underlättar samtidigt ditt eget jobb! Win-win, helt enkelt.