Nu förenklar vi för dig som har barn i kommunens skolor

Först lite information riktad till våra vårdnadshavare i kommunen.

I fredags tecknade Simrishamns kommun avtal med företaget SchoolSoft AB avseende införande och drift av en ny lärplattform samt ett elevadministrativt system för de kommande 6 åren. Syftet med avtalet är att ”skapa en enhetlig miljö för både administration, skolledare, pedagoger, elever och vårdnadshavare.” Ett uttalat mål med upphandlingen har varit att hitta en lösning där du som vårdnadshavare i kommunen framöver endast ska behöva använda en app för de funktioner som efterfrågats av kommunen. Dessa funktioner är till exempel:

  • Hantering av kommunikation mellan skola, elever och vårdnadshavare.
  • När- och frånvarohantering samt ledighetsansökan.
  • Hantering av omsorgsschema.

I appen kommer du som vårdnadshavare kunna frånvaroanmäla, skicka meddelande, ta del av nyheter, se barnens schema/kalender och skoluppgifter samt boka utvecklingssamtal både för barn i förskolan och skolan.

Läs gärna mer på företagets hemsida.

För kommunens del börjar nu införandeprocessen. Målet är att systemet ska vara fullt implementerat till sommaren och redo att börja användas till höstterminen 2020. Mer information kring detta kommer förmedlas längre fram.

—–

Eftersom detta är en blogg om offentlig upphandling så kan jag passa på att skriva lite om utvärderingsmodellen vi använde och hur utvärderingsprocessen gick till.

Anbuden utvärderades på grunden ”bästa förhållande mellan pris och kvalitet”. Förutom priset kunde anbudsgivarna även få ett prisavdrag beroende på om vissa ”bör-krav” var uppfyllda eller inte. En del krav poängsattes också av kommunen på en skala från 0-3, där 0 betydde ”Ej acceptabel nivå” och 3 betydde ”uppfyller kravet och erbjuder ett stort mervärde”. Poängsättningen gjordes av personal i kommunen, till exempel handläggare, lärare, förskollärare och rektorer.

I upphandlingen ställdes fler än 500 krav fördelade på 35 olika kategorier, till exempel ”Integrationer”, ”Rapporter, statistik och prognoser”, ”Inloggning och behörigheter”, ”Måltidsplanering” och så vidare. För att få en bra struktur på kraven tog vi fram en excelmall som användes både för utvärdering av de obligatoriska kraven och bör-kraven. Efter utvärdering såg utvärderingsmodellen ut såhär för den första kategorin, ”planering”:

För de obligatoriska (”ska”) kraven fick leverantören ange om kravet uppfylldes eller inte. Kravuppfyllnaden verifierades vid leverantörens presentation av systemet under utvärderingsprocessen. Brist i kravuppfyllnad gentemot dessa krav resulterade i uteslutning av leverantörens anbud.

De krav som är ”bör”-krav på nivå ”D” fylldes också i av leverantören och bestod av ”Ja/Nej”-frågor. Om leverantören uppfyllde kravet tilldelades 3 poäng, om kravet inte uppfylldes fick leverantören 0 poäng men utan att anbudet uteslöts.

I bilden ser ni också de krav där kommunen gjort en poängsättning från 0-3. Dessa krav var antingen A-, B- eller C-krav där A-kraven bedömdes som mest väsentliga och C-kraven som minst väsentliga. Således var en poäng från utvärderingsgruppen i ett ”A-krav” mer värt än en poäng från utvärderingsgruppen för ett ”C-krav”. Som framgår av bilden kunde ett A-krav vara värt maximalt 15 poäng medan ett C-krav som mest var värt 5 poäng.

För varje poäng som leverantören fick i kvalitetsutvärderingen erhölls 10 000 kronor i avdrag på leverantörens totala anbudspris. Ett exempel på hur det kan påverka utvärderingen i en upphandling ges nedan:

Leverantör 1: 10 000 000 kronor per år – (150 poäng * 10 000 kronor) = 8 500 000 kronor
Leverantör 2: 15 000 000 kronor per år – (750 poäng * 10 000 kronor) = 7 500 000 kronor

I en upphandling enligt ovan skulle leverantör 2 tilldelats kontraktet även om leverantör 1 var billigare, då leverantör 2 erhållit så pass mycket högre poäng på kvaliteten.

I upphandlingen tilldelades den vinnande leverantören totalt 518/843 kvalitetspoäng vilket gav dem ett prisavdrag på 5 180 000 kronor, se nedan.

Vid upphandlingar av IT-system blir många delar av kommunens organisation inblandade, till exempel IT-avdelning, kommunens samverkansgrupp för IT, ekonomiavdelning, upphandling, representanter från de som ska använda systemet, dataskyddsombud och så vidare. Att få vara del av och att få bidra till att sammanfoga alla dessa verksamheters intresse till ett underlag är utmanande, roligt och utvecklande – både för mig personligen och för organisationen i stort.

Har ni frågor om upphandlingen eller avtalet får ni gärna kontakta mig. De frågor jag inte kan svara på själv vidarebefordrar jag gärna till rätt person i kommunen.