Den hållbara upphandlingsprocessen i Skåne

Idag hade jag förmånen att få träffa bästa Marja Boström, projektledare för Kommunförbundet Skånes projekt om hållbar upphandling som resulterat i två matnyttiga rapporter.

Den första (och längsta) heter Miljökravställning samt uppföljning i offentlig upphandling och går i stor detalj igenom ett antal upphandlingar i 7 skånska kommuner – ämnen som giftfria produktupphandlingar, klimatanpassad upphandling av transporter och miljöanpassad upphandling av livsmedel gås igenom i stor detalj.

Den andra rapporten heter ”Växla upp miljökravställning och uppföljning i offentlig upphandling” och baseras på 25 telefonintervjuer med olika personer från kommunala upphandlingsenheter i Skåne. Frågor om vilket stöd som behövs för att kunna jobba strategiskt med miljökravställning, vad som upplevs som de största problemen med detta, vilket stöd upphandlarna upplever att de behöver och så vidare diskuteras insatt och i stor detalj.

Båda rapporterna är väl värda en genomläsning, men jag tänkte i det här inlägget endast fokusera på delar av den första rapporten – nämligen en diskussion utifrån de slutsatser som dragits. Vilka är egentligen framgångsfaktorerna för att kunna arbeta effektivt med miljökrav i upphandling och hur skulle vi kunna göra detta bättre i vår egen kommun?

Rapporten har en sammanfattning av framgångsfaktorerna på sidan 6:

Ha tydliga rutiner och ansvarsfördelning kring upphandlingsarbetet

Detta är grunden för att kunna bedriva allt upphandlingsarbete effektivt. För att upphandlingsarbetet ska fungera effektivt måste alla veta sin roll i upphandlingsprocessen, varför det är viktigt att just den personen ansvarar för den delen av processen samt vad man får ut av att engagera sig i kommunens upphandlingar. I Simrishamn tycker jag att vi idag har en bra struktur kring detta, men det är viktigt att känna till att om man vill ställa miljökrav i större skala så krävs det också att det finns en kunnig organisation kring detta – framför allt personer med kompetens och tid att arbeta fram vilka krav som bör ställas och sedan också följa upp dessa under avtalsperioden. En av de största anledningarna till att vi använder många centralt upphandlade ramavtal i Simrishamn, till exempel från SKL Kommentus, är att de har större möjlighet att ställa och följa upp miljökrav som ligger i framkant än vad vi har internt i den egna organisationen. Då räcker det att fokusera på vilka produkter vi ska köpa till kommunen, utan att behöva oroa sig så mycket för om dessa produkter faktiskt är miljövänliga eller inte.

Det är viktigt att personen som har kompetensen att ställa miljökrav finns med i upphandlingens referensgrupp från början så att hen får tid att ta fram krav som är relevanta.

Här gäller det att personer med miljökompetens dels förstår vad de kan få ut av att engagera sig i upphandlingsprocesser, och dels att de ges tillräcklig kunskap och verktyg för att kunna omsätta sin egen kompetens till faktisk påverkan i våra avtal. I mindre kommuner är man väldigt beroende av enskilda personers engagemang i det här arbetet, och ibland saknas kanske kompetensen helt för att ställa krav i upphandlingar. Då får man försöka hämta kunskap utanför organisationen på olika sätt, till exempel genom att använda sig av upphandlingsmyndighetens miljökrav eller genom att titta vilka krav som ställts i andra kommuner – se bara till att ni har tillräcklig kunskap för att sedan också följa upp / verifiera kraven ni ställer.

Ställ miljökrav som bygger på kommunens miljöpolicy och mål. Det ger större tyngd åt arbetet inom organisationen.

I Simrishamn har vi ett miljömålsprogram med en hel del punkter (inte bara som rör upphandling). Dessa följs upp varje år och det blir förstås naturligt att fokuset på miljökrav blir större i de upphandlingar som omfattas av miljömålsprogrammet (till exempel fordon och resor). I år har kommunstyrelsen till exempel antagit mål om att antalet flygresor ska minska och att antalet inköpta produkter med någon form av miljömärkning ska öka jämfört med föregående år, så det kommer vi försöka fokusera på att förbättra år 2020.

Gör en marknadsundersökning / leverantörsdialog för att se hur mogen marknaden är. Ställs för höga krav får inte kommunen in några anbud.

Här kan vi alltid bli bättre. Problemet är, som med så mycket annat, att det är resurskrävande med leverantörsdialog. Därför görs det bara i vissa utvalda upphandlingar med stor påverkan – i vår upphandling av samordnad varudistribution 2016 hade vi till exempel en träff inför upphandling med flera leverantörer där vi bland annat diskuterade möjligheten att köra med gasfordon. Vissa av leverantörerna tyckte att det fanns bättre alternativ, men såg inget hinder mot att använda gasfordon. I slutändan ställde vi krav på att båda de ordinarie fordonen skulle drivas med gas och – om jag minns rätt – fick vi in 3 anbud i upphandlingen. Idag körs båda fordonen på biogas och vi har också en organisation för att följa upp avtalets miljöpåverkan med Tomelillas miljöstrateg Ida Abrahamsson i spetsen.

Men leverantörsdialoger hade vi kunnat bli mycket bättre på och det hade funnits alla möjligheter att genomföra det i fler upphandlingar.

Ställ bara krav som ni har resurser att följa upp. Uppföljning är viktigt för både kommunens och leverantörens fortsatta miljöarbete.

Detta försöker vi göra så bra vi kan. Krav som ställs men inte följs upp bidrar bara till att misstron mot kommunen som köpare ökar – då är det bättre att inte ställa kraven alls. Om vi går tillbaka till avtalet för samordnad varudistribution så har vi träffa leverantörerna vid ett par tillfällen för att gå igenom alla krav i upphandlingen i detalj, för att säkerställa att detta också upplevs under avtalsperioden. Även i kommunens avtal för skolskjuts genomförs ambitiösa avtalsuppföljningar, även om fokus här ligger mer på fordonens trafiksäkerhet än på deras miljöpåverkan.

Dokumentera utvärderingen av anbud och uppföljningen av kraven i avtalet för att andra inom kommunen ska kunna lära sig av detta till nästa gång en upphandling inom samma område ska göras.

Här skiljer det sig nog lite mellan större och mindre kommuner. I mindre kommuner samlas mycket av kunskapen hos ett fåtal upphandlare så att kunskapen hela tiden följer med till andra delar av organisationen – har man gjort en upphandling av samordnad varudistribution har man med sig lite kunskap kring vilka krav som kan ställas på fordon i en upphandling av skolskjuts. Här blir det snarare viktigt att dokumentera för att kunskapen ska överleva över tid – organisationen är väldigt sårbar för att en upphandlare slutar och ersätts med en ny, då väldigt mycket kunskap finns samlad hos enstaka personer.

I större kommuner är det nog viktigare att samla en kunskapsdatabas som olika förvaltningar kan använda sig av när de ska genomföra sina upphandlingar – detta eftersom det är helt olika personer som arbetar med processerna.

Oavsett är dokumentationen viktig.

Har ni vetskap om att andra kommuner har avtal med samma leverantör och har ställt liknande krav, kan ni samarbeta ifråga om uppföljningen för att undvika dubbelarbete.

Här kan man säkert bli bättre på att samarbeta, men det är också viktigt att använda de samordnade möjligheter till uppföljning som redan finns – till exempel uppföljning av nationella ramavtal som nämnts tidigare, eller olika uppföljningstjänster som Hållbarhetskollen.

För fordonstjänster är det viktigt att miljökraven följer en mycket föränderlig marknad och pågående teknikutveckling, där det ibland är brist på vissa bränslesorter och miljöklassningen på bilar ändras.

Bra tips. Utvecklingen rör sig fort och det gäller att hela tiden hålla sig uppdaterad, på flera områden, för att inte hamna på efterkälken. Just fordon är förstås ett nyckelområde när det gäller miljökravställning, och att det finns kompetens, resurser och mandat för att ge möjlighet att ställa långtgående miljökrav i våra upphandlingar och inköp blir därför extra viktigt. I Simrishamn har vi i nuläget ingen fordonspolicy (den håller på att arbetas fram), vilket kan göra det svårt och otydligt när verksamheterna ska välja fordon till sin verksamhet.

För begränsning av skadliga kemikalier är det bra att miljökraven grundar sig i Eu:s kemikalielagstiftning och att kommunen har en bra dialog med leverantörer om vilken möjlighet de har att byta ut skadliga kemikalier.

Bra tips! Tack! I Simrishamn använder vi som sagt SKL Kommentus avtal så långt som möjligt för sådana här produkter, så vi överlåter dialogen till dem. Men vi köper förstås bara in leksaker som uppfyller aktuella krav kring kemikalier i leksaker.

För livsmedelsupphandlingar innehållande många olika produkter kan man använda databaser, till exempel Dabas, för kontroll av exempelvis ekologisk produktmärkning. I Dabas laddar leverantören själv upp intyg och information om produkten, vilket underlättar insamling av information för upphandlare.

Bra tips! Tack! Vi har väldigt engagerade kostenheter i sydöstra Skåne (som ofta samarbetar kring livsmedelsupphandlingar) och i vår senaste upphandling använde vi oss av ett IT-system som väsentligt underlättade utvärderingen av anbuden – och också upptäckte brister i anbuden på ett mycket bättre sätt än vid en manuell kontroll. Jag är inte säker, men jag tror att systemet använde sig av informationen i Dabas.

Sammanfattning
Så! Det var lite tankar och erfarenheter från Simrishamns kommun kring de framgångsfaktorer som listas i rapporten. Nu tycker jag att ni alla laddar ner och läser igenom de fullständiga rapporterna – jag kan nästan garantera att oavsett vilken organisation ni arbetar i så kommer ni hitta tips och inspiration som utvecklar er organisationens inköpsarbete.

Bra jobbat, Marja!