Du är inte ensam

De senaste åren har jag sammanställt statistik om utvecklingen av olika nyckeltal i kommunen. Ett av dessa är antalet annonserade upphandlingar. Efter uppdateringen 2019 ser utvecklingen av nyckeltalet ut såhär.

2016 brukar jag alltid nämna var ett extremt år då ett stort antal likartade ramavtalsupphandlingar för tekniska konsulttjänster annonserades (och med tanke på att dessa ramavtal inte får löpa längre tid än 4 år så kan ni räkna ut vad detta innebär för min och kollegans arbetsbelastning det kommande året…). Men bortsett från det är utvecklingen bra! Vi har de senaste åren annonserat väsentligt fler upphandlingar än de första åren jag var i kommunen.

Men vad innebär detta egentligen? Har detta något att göra med att min förmåga att producera upphandlingar har utvecklats? Nej. En gång när jag presenterade siffrorna för en kollega så nämnde jag att dessa inkluderar annonserade direktupphandlingar (som i många fall sköts direkt ute i verksamheterna). Kollegan undrade om nyckeltalet då egentligen säger så mycket? Ja, självklart! Jag tycker nästan att det säger ännu mer än om det bara handlade om min egen förmåga att producera upphandlingar.

Din förmåga att producera upphandlingar är nämligen inte likställt med organisationens förmåga att bedriva effektiva inköp. För att skapa en organisation där alla förstår vikten av att bedriva inköp på ett effektivt sätt så krävs en långsiktig utvecklingsstrategi, det krävs rutiner, förankring, utbildning, mer förankring, mer utbildning och även en hel del övertalning. Och däremellan så krävs det också att du engagerar dig i alla typer av upphandlingar, för att på så sätt sätta dig in i organisationens utmaningar och erbjuda lösningar på dessa. Det krävs att personer i organisationen förstår sin roll i upphandlingsprocessen, och att de förstår varför de ska avvara sin dyrbara tid till att sitta med i kravställnings- och utvärderingsmöten.

Som exempel på var vi är som organisation idag tänkte jag nämna en nyligen avslutad direktupphandling av ett systemstöd för e-förslag. Kommunfullmäktige beslutade för ett tag sedan att kommunen framöver ska ersätta de tidigare ”medborgarförslagen” med ”e-förslag”. För detta skulle ett systemstöd köpas in. Tidplanen var ansträngd redan från början – enligt beslutet ska e-förslag erbjudas medborgarna redan i början av maj i år.

Tidigt i processen stod det klart efter kontakt med olika säljare att upphandlingsprocessen inte behövde bli något problem – vi kunde nämligen ”direktupphandla”. En lösning som om vi hade gått direkt på den hade slutat med ett avtal som skulle kosta oss summor i närheten av direktupphandlingsgränsen på 600 000 kronor räknat på 4 år. Kanske en acceptabel lösning för en organisation som tycker att upphandling är något krångligt och inte förstår det fulla värdet av att gå igenom en upphandlingsprocess. I Simrishamn, där vi har tydliga rutiner (vi ska tillfråga minst tre leverantörer vid direktupphandlingar över 30 000 kronor och över 100 000 kronor bör vi annonsera inköpet), kunniga medarbetare (berörda chefer och anställda som fått ansvar för upphandlingen bjöd tidigt in mig och flera andra funktioner för att diskutera den fortsatta processen) och personer i verksamheterna som förstår vad de kan bidra med och varför såg processen istället ut ungefär såhär:

1. Kanslichefen bjöd in flera personer från verksamheten med olika bakgrund och expertkunskaper (bland annat mig) till en grupp för upphandlingen. Vi tog ett inledande möte och diskuterade övergripande hur processen skulle gå till.
2. Enligt våra rutiner har verksamheten ansvar för upphandlingar och som upphandlare blir jag inte alltid inblandad i direktupphandlingar om de inte har en väsentlig påverkan för kommunen. Det får man dock säga var fallet här – både ekonomiskt (med kostnader så nära direktupphandlingsgränsen man kan komma), för organisationen (IT-system är enligt min erfarenhet något av det svåraste att upphandla ”bra”, oavsett värde) för de förtroendevalda och för medborgarna. Jag blev alltså inblandad löpande i processen, även om verksamheten själv tog ansvar för att undersöka marknaden och att formulera ett utkast till en kravspecifikation. Jag kunde fortsätta med min och fastighetsavdelningens upphandling av hyrtoaletter, samtidigt som den här processen fortlöpte ute i verksamheten.
3. Verksamhetsföreträdarna använde vår mall för direktupphandling av IT-system i vår direktupphandlingsmodul. Som en del av det ingår att stämma av kravställningen med kommunens samverkansgrupp för IT, samt att bifoga en bilaga med tekniska krav till upphandlingen som alltid ska användas för att säkerställa att systemet fungerar i vår IT-miljö.
4. Efter att underlaget var färdigt i direktupphandlingsmodulen läste jag igenom det med ”upphandlarögon” och gav förslag på vissa ändringar och förtydliganden som kunde vara bra att göra. Efter det skickade vi ut underlaget till de potentiella anbudsgivarna som identifierats av verksamheten i samband med deras marknadsundersökning.
5. Under anbudstiden inkom en del frågor som vi löpande träffades för att stämma av och besvara.
6. På sista anbudsdag hade det inkommit anbud från 4 leverantörer, som alla verkade ha olika fördelar. Vi bestämde oss för att bjuda in de två leverantörer som erbjudit lägst priser för visning – de övriga anbuden skulle inte bli aktuella om någon av dessa två uppfyllde våra krav.
7. Innan presentationerna tog jag fram en mall till personerna i utvärderingsgruppen som de kunde använda sig av för att på ett strukturerat sätt ställa frågor som säkerställde att anbudsgivarna fick möjlighet att presentera samma typer av processer, och att bedömningen av anbuden gjordes på ett likvärdigt sätt.
8. Idag genomfördes presentationerna. Jag var upptagen på förmiddagen, men kunde sitta med på den andra presentationen. Förutom undertecknad deltog kanslichef, säkerhetsskyddsansvarig, en person från IT-avdelningen, de två personer som ska jobba som administratörer i systemet, en person från vårt kontaktcenter som kommer hjälpa medborgare som behöver stöd för att skicka in ett förslag samt Informationsansvarig. Efter presentationen var alla överens om att båda presentatörerna hade visat bra och genomtänkta lösningar, men för vår organisation så var det rätt klart att den ena var bättre lämpad än den andra.
9. Under eftermiddagen idag meddelade vi beslut i direktupphandlingen och skickade en beställning till den vinnande leverantören. Ungefär samtidigt kom den första filmen i en informationskampanj om e-förslag som ska fortsätta fram till att systemet är implementerat i maj. 

Finns det någon som inte ser värdet i att gå igenom en sån här process istället för att teckna avtal direkt? I det skedet vi är i nu kan vi som organisation inte vara mer säkra på att vi har gjort en bra affär. Vi har fyra offerter att jämföra. Besparing? Mer än 50 % (100 000-tals kronor!!) den närmaste 4-årsperioden jämfört med den dyraste offerten. Kvalitet? I enlighet med alla intressenters behov och mer därtill. Risker? Nära noll. Tack vare att vi haft så många kompetenser inblandade i processen vet vi att systemet kommer att vara kompatibelt med vår IT-miljö, vi vet att servrarna inte ligger utanför EU, vi vet att de funktioner vi behöver för att hela processen ska fungera finns, vi vet att personerna som ska arbeta mest med systemet är nöjda med valet och vi vet att det kommer gå att implementera på ett snyggt sätt på vår hemsida i enlighet med vår grafiska profil. Bara en sån sak.

Det absolut roligaste med exemplet är att vi i slutändan valde att inte annonsera ut direktupphandlingen. Vi skickade ”bara” förfrågan till fyra leverantörer. Direktupphandlingen syns alltså inte i den inledande statistiken jag visade i det här inlägget. Men det gör inget. Den statistiken är en indikator för hur kommunens upphandlingsarbete utvecklas, men den berättar inte ensam hela sanningen.

Simrishamns kommun är en organisation där fler och fler börjar förstår vikten av att i alla lägen bedriva ett effektivt inköpsarbete. Och det är så otroligt mycket viktigare än om jag producerar 20 eller 30 annonserade upphandlingar på ett år.