Beslutsunderlag vid upphandlingar av kommunövergripande kontrakt

Vid kommunövergripande upphandlingar (här avses enskilda kontrakt där kostnaderna ska fördelas på flera förvaltningar, inte kommunövergripande ramavtalsupphandlingar – dessa beslutas av kommunstyrelsen) kan det ibland vara svårt när beslut ska fattas då beslutet påverkar så många olika budgetar och det därmed är många olika personer som ingår i beslutsprocessen. Förutsättningarna på de olika förvaltningarna kan se olika ut och man har olika fokus på var man vill lägga sina resurser för tillfället. Vid sådana tillfällen är det bra att det finns en central resurs som kan genomföra det mesta av arbetet med upphandlingen. Ofta krävs också tydligare beslutsunderlag och ett mer omfattande förankringsarbete än vid förvaltningsspecifika upphandlingar.

I en nyligen avslutad upphandling av en kommungemensam tjänst hamnade vi i det här läget vid vissa beslutspunkter i upphandlingsprocessen. Vi hade ett avtal som löpte ut, vissa verksamheter i kommunen var nöjda med detta, andra ville ha en bättre tjänst, vissa tyckte att det var viktigare med kostnadsfokus och andra ifrågasatte om vi ens behövde upphandla tjänsten gemensamt (kanske var det bättre att överlåta det till förvaltningarna?).

Vid en första beslutspunkt bestämdes gemensamt att vi skulle göra en ny upphandling. En grupp med representanter från samtliga förvaltningar sattes ihop. Upphandlingen var en direktupphandling och vi fick in tre anbud. I det här inlägget tänkte jag visa ett exempel på hur vårt interna beslutsunderlag såg ut när vi skulle fatta beslut om leverantör. Beslutsunderlaget gick ut till samtliga förvaltningschefer och till personerna som deltagit i utvärderingsgruppen (kursiverat nedan). Det som föregått beslutsunderlaget är bland annat en träff där vi diskuterat vilka krav- och utvärderingskriterier som är viktiga, framtagande av förfrågningsunderlag utifrån vår mall för upphandling av tjänster i direktupphandlingsmodulen, annonsering av förfrågningsunderlag, anbudsöppning, samt en träff med utvärderingsgruppen för att göra bedömningen av de olika tjänsterna.

Hej på er!

Den sista mars löper avtalet för <tjänsten> (den ni hittar bland de gemensamma genvägarna på intranätet) ut och vi behöver därför ha <ett nytt avtal> på plats den 1 april.

Vi tog innan julledigheterna in offerter och fick då anbud från tre företag:

1. Anbudsgivare 1 (Nuvarande leverantör)
2. Anbudsgivare 2
3. Anbudsgivare 3

Alla tre är företag som på ett eller annat sätt varit kända för utvärderingsgruppen, som bestått av en representant från varje förvaltning (utom kultur och fritid, då <tjänsten> vad jag vet inte används så mycket hos er).

I den nya upphandlingen har vi lagt lite större fokus på kvalitet än i den tidigare. <Nuvarande leverantör> har fungerat bra för mig personligen, men många verksamheter har meddelat behov av en mer högkvalitativ tjänst än vad <nuvarande leverantör> kan erbjuda. Det kan till exempel handla om att <tjänsten> behöver uppdateras mer frekvent, att det ska finnas möjlighet till frågor och rådgivning av experter, att själva tjänsten ska vara mer pedagogisk och att det oftare ska utkomma vägledningar, mallar och andra beskrivningar om aktuella ärenden som kan vara till hjälp i verksamheten. Under det senaste året är det därför flera verksamheter i kommunen som tecknat egna licenser hos till exempel <anbudsgivare 3> eller <anbudsgivare 2> trots att vi har ett ”gratis” alternativ för verksamheterna centralt. Bedömningen har då varit att det är bättre att den tjänst som tillhandahålls centralt håller lite högre kvalitet (till ett högre pris, förstås) men att vi slipper extrakostnaderna ute på förvaltningarna. Då får alla kommunens verksamheter tillgång till en högkvalitativ <tjänst> till ungefär samma kostnad som om vi ska ha en lågkvalitativ central <tjänst> som funkar för vissa samtidigt som andra verksamheter behöver köpa extralicenser.

Ett fullt rimligt alternativ är också att inte tillhandahålla någon central <tjänst> alls. Då skulle varje verksamhet själv kunna bedöma vilken nivå man vill ha och teckna licenser därefter. Vi har dock sett historiskt att detta kan bli väldigt kostsamt, då samordningen mellan olika förvaltningar och verksamheter är låg. Innan vi tecknade ett avtal för en central <tjänst> hade vi till exempel kostnader på runt 400 000 kronor för <tjänsten> och liknande tjänster totalt i kommunen, något som sjunkit till cirka 300 000 kronor sen vi började tillhandahålla den centrala <tjänsten>.

Så. Med det sagt så förespråkar jag och utvärderingsgruppen Anbudsgivare 2s anbud. En sammanställning av relevanta delar (Pris + bedömning från utvärderingsgruppen) nedan:

Ett val av Anbudsgivare 2 skulle innebära att kostnadsfördelningen för förvaltningarna skulle bli enligt nedan (jämförelse med tidigare avtal):

Kostnadsfördelningen är gjord med hänsyn till vilka förvaltningar som efterfrågat kvalitetshöjningen mest och därmed den ”besparingspotential” som finns inom förvaltningen om man väljer ett bättre alternativ. Det jag skulle behöva ha svar på från er förvaltningschefer är vilket av följande alternativ ni förespråkar. Som ni förstår behöver det finnas någon form av konsensus i beslutet eftersom det till viss del får påverkan på alla förvaltningars budget, även om det formella beslutet enligt delegationsordningen för upphandling fattas här på KLK.

Alternativ 1: Gå vidare och teckna avtal med <anbudsgivare 2>. Kostnadsfördelning enligt ovan från och med 1 april 2020.

Alternativ 2: Gå vidare och teckna avtal med <anbudsgivare 1>. Kostnadsfördelning enligt tidigare. Kan väljas om priset bedöms som viktigt, men risken är att det innebär extrakostnader ute i verksamheterna då licenser hos <anbudsgivare 2> kommer kvarstå eller tillkomma längre fram.

Alternativ 3: Ingen central <tjänst>. Upphandlingen avbryts och avtalet löper ut sista mars. Inga kostnader fördelas från och med då, men varje förvaltning kommer behöva teckna egna avtal för <tjänsten> i den mån det finns behov av detta. Bedömningen är att detta på sikt kommer bli dyrare för kommunen som helhet och därmed också för varje enskild förvaltning, men varje verksamhet kommer å andra sidan själv i större utsträckning kunna välja vilken <tjänst> man vill ha.

Ni kan väl återkomma med svar senast den <datum> så att vi kan gå vidare i processen! Tack! Och om det finns några frågor, återkom gärna till mig så ska jag försöka besvara det så långt jag kan.

Eftersom personer byts ut och tillkommer är det alltid bra att gå igenom historiken (varför har vi gjort som vi gjorde tidigare?). Sen beskrivs anledningen till att man vill göra en förändring (avtal löper ut, inkomna synpunkter och klagomål). Efter det ges en analys av de olika alternativen och avslutningsvis tre tydliga beslutsvägar att välja på.

I slutändan valde förvaltningscheferna alternativ 1 och vi kunde därmed gå vidare i processen styrkta av att kommunen fattat ett gemensamt beslut som är väl förankrat i verksamheterna. Det underlättar oerhört i den framtida processen och det gör det också väldigt enkelt att motivera för kommunens skattebetalare varför vi spenderar deras pengar som vi gör inom just det här avtalsområdet.