Små och medelstora företag behövs!

Som rubriken säger – vi behöver få in fler små- och medelstora företag i våra upphandlingar. Men vad krävs för att lyckas med detta? Vilka hinder finns? Och vad gör vi redan idag, samt skulle kunna göra bättre? Det tänkte jag gå igenom i det här inlägget.

Förra veckan var jag och min kollega Frida med på ett frukostmöte som anordnades av Företagarna Österlen och kommunens näringslivsansvarige. Cirka 20-30 företagare deltog på mötet som inleddes med en diskussion mellan mig och moderator Håcan Nilsson, fortsatte med att vi gemensamt tittade på webbsändningen ”Bara krångel eller bra business?” med en expertpanel bestående av Magnus Johansson (upphandlingsexpert Företagarna), Rikard Jermsten (Generaldirektör Konkurrensverket) och Eva-Lotta Löwstedt Lundell (vd SKL Kommentus), samt avslutades med en frågestund där de deltagande företagarna fick möjlighet att ställa frågor till mig och Frida.

Webbsändningen var väldigt bra, och du kan se den i efterhand här.

Innan jag går in på detaljer tänkte jag lista några höjdpunkter från mötet:

• Expertpanelen var överens om att det inte finns utrymme i lagstiftningen för att ”gynna lokala företagare”. Däremot finns alla möjligheter att underlätta för små- och medelstora företagare att lämna anbud och att delta i kommunens upphandlingar. Detta kommer jag att återkomma till längre ner.
• En av diskussionspunkterna på vårt möte var vad kommunen har för regler för direktupphandling och vilken strategi vi har för att inkludera lokala (läs: små- och medelstora) företagare. Ofta när man diskuterar småföretagares deltagande i offentlig upphandling så diskuteras enbart de största, annonserade upphandlingarna. En viktig punkt att lyfta tycker jag är att det är en hel del småuppdrag, en bra bit under direktupphandlingsgränsen, som går till små- och medelstora företag. Det kan handla om direktköp av matvaror i en livsmedelsbutik eller en mindre konkurrensutsättning av persiennköp som görs direkt ute i den ansvariga verksamheten. Man får inte glömma att dessa köp utgör en stor del av en mindre kommuns totala inköpsvolym – även om de ofta inte syns så mycket utåt.
• En annan strategi som kan vara värd att nämna är att aktivt välja att inte teckna ramavtal för vissa områden då detta riskerar att utesluta konkurrensen på sikt. Små kommuner har större möjlighet till detta, då många inköpsområde ligger undre direktupphandlingsgränsen. Då krävs å andra sidan tydliga rutiner och riktlinjer kring vad som gäller för konkurrensutsättning av inköp inom dessa områden, för att fortsatt säkerställa den bästa affären. Ett sådant exempel skulle kunna vara att man väljer att inte upphandla ett ramavtal för konferensanläggningar för att säkerställa att en eller ett fåtal aktörer inte blir alltför dominerande på marknaden under en fyraårsperiod.
• Annars var det väl de vanliga frågorna som dök upp på mötet. Det kan vara svårt att som upphandlare diskutera exempelvis vilka krav som är relevanta att ställa inom respektive företags bransch, dels eftersom jag som upphandlare i en liten kommun blir inblandad i så många olika typer av upphandlingar och dels för att de krav som är relevanta beror på förutsättningarna vid upphandlingstillfället – olika politiska majoriteter kan fokusera på olika krav, den ekonomiska situationen kan medföra att vissa krav behöver tas bort eller läggas till och så vidare. Mitt standardsvar är att det i första hand är viktigt att verksamheten får produkter som tillgodoser deras och kommunens behov – därefter kan man börja diskutera andra åtgärder, som att minska kraven på referenser eller minska den administrativa bördan att lämna anbud för att små företag ska ha en chans att vara med.

Det var en sammanfattning av mötet. Jag sa att jag skulle återkomma till konkreta åtgärder, dels som vi i Simrishamn jobbar med och dels mina egna tankar. Jag tänkte utgå ifrån den excellenta småföretagsvänliga upphandlingspolicyn (framtagen av Företagarna) och diskutera kring rubrikerna där.

Träffa småföretagare regelbundet och för en dialog för att bidra till en god affär
Mycket viktigt. Jag är ofta ute i verksamheter internt i kommunen och hjälper till och diskuterar alltifrån e-handel och avrop från ramavtal till direktupphandlings- och uppföljningsmallar, just för att inte riskera att bli sittande på min egen kammare och ta fram ”skrivbordsprodukter” som inte fångar det verkliga behovet i verksamheterna. Detta är naturligtvis lika viktigt när det gäller att kvalitetssäkra våra förfrågningsunderlag – att diskutera utformningen av dessa med de leverantörer som vi faktiskt vill ska lämna anbud och delta i den offentliga affären.

Rent konkret försöker jag delta på evenemang likt det jag skriver om nu, träffa näringslivsansvarige så ofta jag hinner och genomföra utbildningar om hur kommunens upphandlingar fungerar riktade till lokala småföretagare. Samt vara öppen för dialog i alla lägen.

Dela upp kontrakt och ramavtal så att små företag får större möjlighet att lämna anbud
Det här är jag tveksam till. Ja, det är klart det är viktigt att minska storleken på kontrakten för att säkerställa en god konkurrens. Till exempel som vi gör inom livsmedel, där allt inte går till en grossist utan vi också har separata upphandlingar inom exempelvis mejeri (Skånemejerier), frukt & grönt (Grönsakshallen) och färsk kalkon (Ingelsta Kalkon).

Man ska dock vara medveten om att uppdelning av kontrakt leder till ökad administration internt i kommunen. Har man flera olika avtal är det flera olika prislistor som beställarna ska känna till, det är flera olika avtalsförlängningar som ska göras, det är flera olika avtalsuppföljningar som ska hinnas med… Ett e-handelsystem underlättar, men även ett sånt kräver en viss administration för att fungera bra.

Sen kan man fråga sig om kravet inte är mer relevant för större kommuner än mindre kommuner. Även om Stockholms stad delar upp sin upphandling av skolskjuts i 10 delar så tror jag ändå att varje del är större än om vi inte delar upp vår upphandling av skolskjuts alls. Vi måste alltid göra en avvägning kring det eventuella mervärde ett delat kontrakt kan innebära, i förhållande till det merarbete det innebär för verksamheterna att administrera de delade kontrakten.

Sprid information om upphandlingar, inklusive direktupphandlingar, på kommunens egna hemsida, sociala medier och nyhetsbrev.
Här tror jag att vi är långt fram i Simrishamns kommun. Dels genom upphandlingsbloggen, men också via vårt nyhetsbrev Upphandlingsnytt och våra regler och mallar för direktupphandlingar kopplat till ett systemstöd som ska säkerställa att fler direktupphandlingar görs offentliga. Dessa aktiviteter har jag skrivit om tidigare här på bloggen och tänker därför inte gå in på dem mer i detalj här. I grund och botten tror jag det handlar om att skapa en trovärdighet även kring mindre inköp, och att dessa löpande annonseras ut i upphandlingsdatabaser så att intresserade mindre leverantörer i alla delar av Sverige får möjlighet att lämna anbud.

Motverka otillåtna direktupphandlingar för att uppnå en bra affär och för att undvika jäv.
Naturligtvis! Jag har tre kontrollaktiviteter jag genomför månadsvis för att säkerställa att vi inte genomför otillåtna direktupphandlingar, och att vi upptäcker områden där vi riskerar att sådana görs i ett tidigt skede.

Ställ relevanta krav i upphandlingarna som inte utesluter små företag och som kan följas upp.
Detta är också naturligtvis något vi jobbar mycket med. Relevanta krav kan handla om att man kanske inte behöver ha samma krav på arbetsledningen för att bygga ett nytt bostadshus som man har på arbetsledningen när man ska bygga om ett kontor. Här krävs det dialog mellan oss upphandlare och verksamheterna för att förstå vad för höga krav kan göra med konkurrensen, och därmed i förlängningen priserna.

Uppföljning återkommer jag till nedan. 

Uteslut oseriösa leverantörer för att främja en sund konkurrens.
Naturligtvis!

Följ upp upphandlade kontrakt löpande.
Den här punkten går nog att diskutera hur länge som helst. Där finns så många olika delar som kan försvåra för småföretag på den här punkten. Jag listar några nedan.

Om avtalsuppföljning saknas eller inte är optimalt utformad så skadar det konkurrensen både på kort och lång sikt. På kort sikt för att enstaka aktörer märker att man kan fakturera för höga priser och på andra sätt undvika att uppfylla krav i avtalen, och på lång sikt för att du attraherar och ger en fördel till fel typ av leverantörer genom att systematiskt brista i uppföljningen. Se mitt tidigare inlägg på bloggen om hur viktigt det är att bli ”attraktiv för attraktiva leverantörer”.

En annan aspekt är bristande avtalsefterlevnad. Vi kan återgå till exemplet med livsmedel. Säg att vi ska upphandla ett ramavtal för mejeriprodukter. Ett litet eller medelstort företag som bara säljer mejeriprodukter måste räkna på vad man kan tjäna på att bara sälja mejeriprodukter till kommunen. En större grossist, som inte bara säljer mejeriprodukter utan även andra typer av varor (kolonial, djupfryst, grönsaker), kan räkna dels med vad man kan tjäna på att sälja mejeriprodukter till kommunen men också med en viss merförsäljning som man kan få inom andra avtalsområden till följd av att man vinner avtalet. Om kommunen har en bristande avtalsefterlevnad och en låg kunskap hos de som faktiskt handlar från ramavtalet så missgynnar det mindre aktörer, eftersom större aktörer kan sänka sina priser på det som upphandlas och sedan tjäna igen det på merförsäljning inom andra områden.

Hur löser vi detta då?
Enkelt! Eller ja… det är ju relativt enkelt att definiera vad som behöver göras. Men utan tid och resurser är det desto svårare att genomföra:

• Säkerställ att verksamheterna bara handlar från det upphandlade sortimentet på våra ramavtal.
• Höj kunskapen om avtalsuppföljning generellt i organisationen och bistå verksamheterna med stöd och hjälp vid arbetet med avtalsuppföljning.
• Verkställ viten och andra sanktionsåtgärder i avtalen när brister upptäcks.
• Ställ mer relevanta krav och bli bättre på att göra skillnad på ”need to have” och ”want to have”.
• Annonsera fler direktupphandlingar. Höj kunskapen hos de som gör direktupphandlingar eller samla kunskapen hos färre personer (”inköpare” eller liknande titel).
• Genomför fler leverantörsdialoger, både med mindre och större företag.
• Informera mer om kommunens upphandlingsarbete. Skapa en större förståelse för varför kommunen agerar som man gör hos småföretagare, både lokala och andra intresserade företag.
• Uppmuntra era lokala företag att bevaka upphandlingar i andra offentliga myndigheter. Den offentliga marknaden är mycket större än bara den egna kommunen.

Att genomföra allt ovan är inte något som en eller ett fåtal personer kan lösa. Det krävs resurser centralt i form av kunniga upphandlare, det krävs bra rutiner, det krävs kunniga och intresserade personer som genomför inköp i verksamheten, det krävs dialog mellan många olika parter och det krävs en långsiktig strategi och ambitiösa målsättningar för organisationen i stort. Och för att det ska funka så måste det skapas en trovärdighet hos alla parter för att den inslagna vägen är den rätta vägen.

Enkelt? Nja. Men jag tycker vi är en bra bit på vägen i Simrishamns kommun i alla fall.