10 tips för att förbättra dina upphandlingar

Efter att ha jobbat ett tag i Simrishamn har vi löpande gjort förändringar i våra upphandlingsunderlag, våra rutiner och hela vårt arbetssätt i kommunen. Här tänkte jag dela med mig av 10 förändringar vi har gjort som särskilt lett till förbättringar i våra upphandlingar, både stort och smått.

  1. Utbilda proaktivt
    Att utbilda brett i upphandlingsrelaterade frågor underlättar väldigt mycket när man ska inleda upphandlingsprocesser. Nu pratar jag inte bara om den traditionella avropsutbildningen, utan även utbildningar i hur man ska tänka när man ställer krav, hur man kan jobba med avtalsuppföljning, specifika utbildningar för enskilda upphandlingsområde där man går in i detalj på vilka krav som ställts och så vidare. Ett sådant arbete gör att kunskapen generellt är högre i kommunen när man går in i en ny upphandlingsprocess, och ofta har personerna i referensgruppen redan när arbetet påbörjas tankar kring hur man vill förbättra under kommande avtalsperiod.En ökad förståelse för upphandling och inköp i organisationen sparar helt enkelt värdefull tid och leder till bättre och mer genomtänkt kravställning i upphandlingsprocesserna.
  2. Använd bör-krav i större utsträckning
    När jag började hände det relativt ofta att vi var tvungna att utesluta anbudsgivare på grund av petitesser. Till exempel kan det vara vanligt att man skriver att anbudsgivaren ”ska ange följande kontaktuppgifter: Mail, Telefonnummer, Namn, Befattning…” och så vidare. Om en anbudsgivare i sitt anbud glömmer att ange till exempel befattningen på kontaktpersonen så riskerar hela anbudet att uteslutas. Är det verkligen värt risken?

    Det är bättre att skriva att anbudsgivaren ”bör” ange dessa uppgifter. Hittills har jag inte varit med om någon anbudsgivare som utnyttjat formuleringen – alla som lämnar anbud i våra upphandlingar lämnar in de efterfrågade uppgifterna. Vid ett tillfälle missade en anbudsgivare att ange mailadressen, men då ringde jag upp telefonnumret vi fått efter att upphandlingen var tilldelad och fick denna så att jag kunde skicka ut avtalen. Väldigt enkelt, och definitivt inte ett merarbete som är värt att utesluta ett helt anbud för.

  3. Kontrollera färre saker under upphandlingsprocessen
    Vi har i större utsträckning flyttat kontrollen av leverantörerna från upphandlingsprocessen till avtalstiden. Ett exempel som en oerfaren upphandlare skulle kunna göra är att överkontrollera vissa avtalsvillkor under upphandlingen.

    Om en anbudsgivare då lämnar in bevis och förklaringar som är otydliga så riskerar det att leda till överprövningar.Ett exempel skulle kunna vara att referensgruppen i en upphandling kommer fram till att leveranstiden på max 10 dagar är otroligt viktig. Ett vanligt sätt att hantera detta skulle kunna vara att skriva i upphandlingsdokumenten att anbudsgivaren ska ”redogöra för hur man ska klara av att hålla leveranstiden”. Om anbudsgivaren då i sin redogörelse råkar skriva något fel (till exempel något som kan tolkas som en reservation) så är risken stor att upphandlingen överprövas eller att anbudet måste uteslutas.Ett bättre sätt att hantera situationen är att koppla ett högt vite till avvikelsen. Då behöver man som upphandlare inte kontrollera så mycket under upphandlingsprocessen. Istället informerar du verksamheterna hur de ska jobba för att följa upp kravet, vilka sanktionsmöjligheter som finns och därmed få leverantören att efterleva avtalet under avtalstiden.

    Ett välskrivet avtal kombinerat med en fungerande avtalsuppföljning är egentligen allt som behövs för att kunna göra en bra upphandling. Och det vill man förstås ha alldeles oavsett hur mycket tid man lägger på att kontrollera anbudsgivarna under upphandlingsprocessen. Saknas detta riskerar ändå de formuleringar som anges i anbuden bli ”tomma ord” när avtalet väl är igång och det inte finns möjlighet för kommunen att utöva ekonomiska sanktioner för brister i avtalsefterlevnad.

  4. Försök förstå upphandlingsföremålet
    Jag blir inblandad i många olika typer av upphandlingar och det är inte alltid så lätt att hänga med i de krav som verksamheten vill ställa. Ibland kan det också vara svårt att argumentera för att en upphandling ska utformas på ett visst sätt om du inte har någon förståelse alls för den verksamhet som avtalet ska passa in i. Du kanske ”vet” att ett visst krav riskerar att vara onödigt konkurrensbegränsande och därmed kostnadsdrivande, men om du inte förstår varför verksamheten vill ställa kravet så är det svårt att förklara varför det bör omformuleras.

    Jag ställer ofta krav på att de personer som är med i våra upphandlingsprocesser ska ha en grundläggande förståelse för upphandlingsförfarandet, kravställning och annat – det underlättar arbetet för båda parter. Men då är det inte mer än rätt att jag själv försöker skaffa mig en förståelse för hur processen ser ut när man bokar tolk, hur beställningsrutinerna för möbler ser ut på barn- och utbildningsförvaltningen eller hur ett högt ställt miljökrav / höga kostnader påverkar de som är budgetansvariga.

    Att boka möte och/eller genomföra utbildningar på plats inom olika enheter eller förvaltningar är ett utmärkt tillfälle att samla erfarenheter kring hur de upphandlade avtalen fungerar i den aktuella verksamheten i praktiken. Detta är ganska lätt i en liten kommun, där det organisatoriska avståndet mellan kommunledning och verksamhet inte är speciellt långt.

  5. Börja inte direkt med förfrågningsunderlaget
    Det kan ibland bli ineffektivt och oöverskådligt  att sätta sig ner på ett helt förutsättningslöst möte och diskutera vilka krav man vill ställa i en upphandling. Att strukturera upp arbetet genom mallar och rutiner är enklare.

    I Simrishamn har vi till exempel mallar för vilka punkter man ska gå igenom på ett startmöte för ramavtalsupphandlingar, hur man riskbedömer och tar fram en uppföljningsplan för ett avtal, hur man utformar en nettoprislista och så vidare. Om man börjar med att arbeta processtyrt utifrån dessa mallar, så kommer ofta den mer specifika kravställningen av sig själv längre fram i processen.Vid ramavtalsupphandlingar brukar jag till exempel tidigt i upphandlingsprocessen för att diskutera vad som fungerat bra/dåligt med den tidigare leverantören, vilka leverantörer som finns på marknaden och varför dessa är bra/dåliga, hur omfattande uppföljning som behövs och så vidare. Sen kan jag utifrån den informationen börja jobba med ett utkast till ett förfrågningsunderlag, som vi sen använder vid det fortsatta arbetet. Ofta träffar jag inte helt rätt med utkastet (vissa krav kan jag ha missuppfattat, andra krav kanske behöver ändras efter att man tittat mer noggrant på marknaden) och vissa saker kan vara direkt felaktiga. Men det är ofta lättare och ger ett bättre slutresultat om de som ska ställa kraven arbetar med att rätta ett felaktigt utkast, än om de ska sätta sig ner och ställa krav utan att ha någonting att utgå ifrån överhuvudtaget.

  6. Ta frågor och svar på allvar
    Ofta när du får en fråga under annonseringstiden så är det för att en leverantör tycker att något är otydligt eller orimligt. Jag har hört många olika åsikter kring hur man som upphandlare ska hantera frågor och svar i upphandlingar. Vissa skriver nästan alltid ”Kravet kvarstår” eller ”Enligt förfrågningsunderlaget”, med argumentet att om man skriver för mycket så riskerar man att bli ännu otydligare vilket skulle leda till överprövningar.För att få till ett bra avtal tror jag tvärtom att det är viktigt att ta leverantörens frågor på allvar och ge så bra och tydliga svar som möjligt. Om leverantören frågar om ett ”orimligt” krav så får ni fråga er varför kravet är ställt. Behövs det verkligen? Om ja, skriv då varför till leverantören så att de också förstår innebörden av kravet och hur det passar in i verksamheten. Om nej, överväg att ta bort eller justera kravet! Onödiga krav kostar ändå pengar i slutändan.

    När det gäller ”otydliga” krav i förfrågningsunderlaget är det också viktigt att försöka förstå vad leverantören tycker är otydligt och vilka framtida problem detta skulle kunna innebära. Otydlighet är aldrig bra i ett avtal, och om otydligheten leder till kostnader för någon av parterna kan det ta mycket framtida mötestid i anspråk. Försök istället förtydliga så mycket det går!

    Efter att upphandlingen är avslutad kan det vara bra att lyfta in de viktigaste förändringarna från frågor och svar direkt i avtalet för att undvika framtida problem – genom att bara hänvisa till ”frågor och svar” i rangordningen i avtalshandlingarna riskerar viktig information att missas vid framtida tillämpning av avtalet.

  7. Lägg in ”mallrubriker” i förfrågningsunderlagsmallarna
    Mallar för förfrågningsunderlag förutsätter jag att de flesta jobbar med. Alla krav går dock inte att skriva enligt en mall. Vissa krav är bara tillämpliga i vissa upphandlingar och ser olika ut beroende på vilken upphandling de avser. Ofta krävs expertkunskap inom eller utanför organisationen för att formulera kraven.Krav på informationssäkerhet, fackliga förhandlingar, verksamhetsövergång och liknande är svåra att formulera som standardklausuler, men det är samtidigt viktigt att frågorna inte glöms bort under upphandlingsprocessen. För att säkerställa att frågorna kommer upp för diskussion lägger jag in ”mallrubriker” i våra förfrågningsunderlagsmallar. Det är rubriker utan någon tillhörande standardtext som fungerar som en form av checklista – om den aktuella frågan inte är tillämplig i upphandlingen tar vi bort den, om frågan behöver beaktas eller om vi är osäkra kontaktar vi de som är experter på området. Se bilden nedan för exempel på hur checklistan kan se ut i våra mallar.

  1. Ingen gillar risk
    Risk är något som finns i alla avtal. Risk för att bensinpriset höjs, risk för att en underleverantör inte kan leverera, risk för att dollarkursen förändras är vanliga exempel. En populär åtgärd hos upphandlare och verksamhetsansvariga verkar vara att ”ta bort” risken genom att lägga över den på leverantören.Här måste man förstå att risker aldrig går att ta bort, och att de därmed inte försvinner bara för att du skjuter över dem på motparten. Snarare är det så att du troligtvis får betala högre priser, alternativt kommer få problem under avtalstiden, om du inte på ett aktivt sätt hanterar riskerna under upphandlingsprocessen.

    Att lägga tid på prisjusteringsklausuler, ansvarsfördelningar/gränsdragningslistor, utformning av utvärderingsmodellen (fast/rörligt pris?) är därför bland det viktigaste man kan göra i längre avtal. Några grundprinciper för risk som jag fick lära mig en gång nedan:

    – Leverantörer är riskaversa, kommuner är riskneutrala. Alla leverantörer måste tjäna pengar på ett avtal, men kommuner kan göra en förlust på vissa avtal och en vinst på vissa avtal. Om mycket risk läggs över på leverantörerna resulterar det istället i höjda priser i alla avtal, en form av indirekt försäkring från kommunens sida.
    – Den som kan påverka risken ska bära den. Risken för att en underleverantör av frakttjänster inte kan leverera inom avtalad leveranstid bör alltså ligga på leverantören, medan risken för förändringar i beställningsvolym bör ligga på kommunen.
    – Om ingen part kan påverka risken tjänar kommunen ofta på att bära risken. När det gäller förändringar i bensinpris eller dollarkurs så bör detta hanteras genom prisjusteringsklausuler, som ger leverantören rätt till en ökad ersättning om indexet går upp (men samtidigt ger kommunen rätt till en lägre ersättning om indexet går ner).

    De sista frågorna har jag behandlat mer i detalj i tidigare inlägg. Kortfattad slutsats: Följ råden!

  2. Automatisera så mycket som möjligt
    Det har tagit tid, men i Simrishamn har vi en fungerande upphandlingsprocess från början till slut med mallar för samtliga handlingar som behöver upprättas och andra ärenden som kan tänkas uppkomma. Eller i alla fall de vi har blivit utsatta för hittills.Dagens upphandlingssystem ger också stor möjlighet att bygga upp en fungerande process direkt i systemet som eliminerar dubbelarbete. Att lägga några arbetsdagar på att bygga upp och underhålla såna processer sparar på sikt otroligt mycket tid och gör att arbetet flyter på utan större hinder. Att använda mallar i stor utsträckning säkerställer också att kommunens hantering av ärenden inte väsentligt skiljer sig från upphandlare till upphandlare, något som annars riskerar att påverka trovärdigheten för organisationen på sikt.
  3. Planera in uppföljningsmöte med leverantörerna
    Detta hänger ihop med några av punkterna ovan, men att träffa leverantörer regelbundet är mycket viktigt för att kunna skapa en förståelse för hur kommunens avtal fungerar hos båda parter. Att löpande diskutera uppkomna problem med gör att ni får en ömsesidig förståelse för varandras situation. Ofta finns det också relativt enkla lösningar tillgängliga som antingen kan genomföras direkt, eller tas med i dokumentationen inför kommande upphandlingar.I Simrishamn tar vi ibland fram en agenda för framtida uppföljningsmöte redan under upphandlingsprocessen, just för att både verksamheten och leverantörerna ska veta vad som förväntas av dem under avtalstiden. Punkter på agendan kan till exempel vara ”redovisning av nyckeltal och intern styrning”, ”marknadsbevakning”, ”genomgång av kravuppfyllnad i avtalet” eller ”diskussion kring inkomna klagomål (externt/internt)”. Allt beroende på hur omfattande uppföljning som krävs för det aktuella avtalsområdet.

    Ofta pratas det om att träffa leverantörer tidigt i en upphandlingsprocess. Det är förstås viktigt (inte minst att träffa andra leverantörer än den befintliga), men något som är minst lika viktigt är att löpande träffa den befintliga leverantören under avtalsperioden. Om detta görs på ett strukturerat sätt finns goda förutsättningar både för att förbättra avtalsområdet både på kort och lång sikt!

Det var några av mina tips som jag ville dela med mig av! Hoppas att alla tar hand om sig i dessa tider! Och trevlig helg!