Förtjänar du dina anbud?

Idag skriver Helena Sävefjärd klokt om att vi som upphandlare måste förtjäna bra anbud.

Vi är ju många som då och då lyssnar på någon podcast. En av mina favoritpoddar är Svante Randlerts pod ”Chefssnack” där Svante intervjuar ”Sveriges vassaste chefer”. Jag har ju ingen chefsroll men som upphandlare leder jag många upphandlingsgrupper och försöker ta till mig lite tips om ledarskap. Jag var nyfiken på Svante Randlert och lyssnade därför på ”Företagarpodden” där Svante blev intervjuad av Företagarnas VD Günther Mårder.  Ett uttryck som nämns i podavsnittet är ”förtjänad relevans”. Svante nämner att en företagare måste förtjäna sina kunder och att en chef måste förtjäna sina medarbetare. Företagare kan behöva fundera på hur företaget är relevant för sin kund och som chef kan man fundera på hur man som chef kan vara relevant för sina medarbetare.

När jag kopplar detta till offentlig upphandling tycker jag att vi borde ställa oss den här frågan: Har vi som upphandlande myndighet förtjänat anbud? Anbud får vi ju i de allra flesta upphandlingarna, men ibland tycker vi att de är för få. Har vi som upphandlande myndighet förtjänat många anbud? Anbuden som vi får är ju inte heller alltid kompletta. Nästa fråga som vi därför borde ställa oss blir denna: Har vi förtjänat många kompletta anbud?

Som upphandlare är jag ju aldrig ensam (eller borde i alla fall enligt mig aldrig vara det) om att ta fram ett upphandlingsdokument. Jag behöver jobba tillsammans med mina kollegor som kommer att beställa varan, tjänsten eller byggentreprenaden för att förstå vad vårt behov är, vad som är särskilt viktigt och vad som är direkta önskemål. Framförhållning i upphandlingar är ju tyvärr inte det vanligaste men en väldigt viktig aspekt, tänker jag, i om anbud lämnas eller inte. Jag behöver också ha lagt ner tid på att genomföra någon form av tidig dialog så att jag har en bättre förståelse för mina potentiella anbudsgivares önskemål och situation.

Jag har bara varit delaktig i ett enda anbudslämnande och har därför dålig koll, men jag har hört av anbudsgivare att det är många, många timmars jobb som läggs ner för att först läsa upphandlingsdokumentet och tar företaget därefter beslutet att lämna ett anbud fortsätter timmarna att ticka. Jag tänker därför att mitt jobb som ansvarig upphandlare är att se till att vi har skapat ett upphandlingsdokument som förtjänar sina anbud! Vi behöver också ha skrivit ett upphandlingsdokument som det är så enkelt som möjligt att lämna anbud på så att vi inte bara får anbud utan även kompletta anbud. Vi behöver helt enkelt förtjäna företagarnas nedlagda tid! Jag tycker också att vi ska skriva ett så tydligt tilldelningsmeddelande som möjligt och helst muntligt förklara skälen till beslutet. Kort sagt, jag tror att vi som upphandlare behöver visa mer respekt för företagen så att vi framöver allt oftare med stolthet kan säga – vi förtjänar många kompletta anbud!