Så har vi utvecklat kommunens arbete med direktupphandlingar

Jag har tidigare skrivit om hur vi har arbetat för att säkerställa att fler direktupphandlingar konkurrensutsätts här i Simrishamns kommun. Tanken är förstås att få fler anbud, bättre anbud och att skapa en större trovärdighet genom att bli mer transparenta i våra inköp.

Kortfattat (om ni inte hunnit läsa de tidigare inläggen) kan man säga att vi under andra halvan av 2019 genomfört ett flertal utbildningar i vår direktupphandlingsmodul, samtidigt som vi på flera sätt förenklat denna och gjort den mer tillgänglig för sällananvändare. I början av 2020 blev modulen obligatorisk att använda för direktupphandlingar över ett visst värde. I det här inlägget tänkte jag sammanställa lite information om vad det arbetet har inneburit då jag nyligen gjort en utvärdering. Jag lägger in lite olika tabeller som jag kommenterar och avslutar med ett resonemang kring följande frågeställningar:

Sparar man pengar på att konkurrensutsätta direktupphandlingar? Och i så fall, hur mycket?
Får man fler anbud genom att annonsera direktupphandlingar?
Är det möjligt att få fler personer ute på förvaltningarna att genomföra direktupphandlingar på ett professionellt sätt?
Har vårt arbete gett någon påverkan över tid?

Den första bilden är rätt grundläggande och visar hur många direktupphandlingar (samt vissa förnyade konkurrensutsättningar) som genomförts i modulen per år sedan starten 2016. Notera att det för 2020 avser antalet direktupphandlingar fram till dagens datum, medan det för övriga år är helårssiffror det handlar om. Vi är alltså för 2020 redan uppe i lika många konkurrensutsatt direktupphandlingar i modulen som vi hade för hela 2019.

Detta beror förstås inte på att vi plötsligt blivit väsentligt bättre på att genomföra direktupphandlingar, utan på att verksamheterna (till följd av utbildning) blivit mer självgående. I tabellen ovan kan ni se att jag (den kategorin som heter (tom) och alltså inte är kopplad till någon förvaltning) hjälpte till med hela eller delar av 50 % av direktupphandlingarna som genomfördes år 2017. Hittills i år är den siffran endast 30 %, vilket innebär att hela 70 % av alla direktupphandlingar i år har skapats av någon annan i organisationen. Det frigör mycket resurser för oss upphandlare när verksamhetsföreträdarna kan stå som ansvariga och sköta det stora arbetet i modulen, samtidigt som vi såklart finns tillgängliga för frågor vid behov.

I tabellerna ovan (och framöver nedan) har jag enbart redovisat siffror för de direktupphandlingar som slutförts, alltså där en leverantör har tilldelats och avtal har tecknats. Som ni ser har antalet anbud som lämnats i direktupphandlingar via e-post (alltså, de anbudsgivare som vi har bjudit in genom att skicka förfrågan direkt till) varit relativt konstant under hela perioden. Det som har ökat är antalet anbudslämnare som lämnar anbud via annons, det vill säga, anbudslämnare som vi av olika anledningar inte tillfrågat i samband med att vi skickade ut direktupphandlingen – vanligtvis för att vi inte känt till att de fanns. 2/3 av alla anbud i direktupphandlingar hittills i år har vi fått in till följd av att verksamheterna haft enkel möjlighet att annonsera direktupphandlingarna till marknaden.

Detta har gjort att vi gått från att få i snitt 3,22 anbud per direktupphandling i modulen år 2017 till i snitt 4,46 anbud per direktupphandling i modulen hittills år 2020. En mycket bra ökning med tanke på hur trenden för antalet anbud ser ut för de större upphandlingarna.

Sen avslutningsvis, det som kanske är viktigast. Tabellen visar endast direktupphandlingar som har slutförts, alltså där beställning har skickats till leverantör. Den första kolumnen visar summan av priser i de anbud som vi valt att tilldela, den andra kolumnen visar summan av priserna i de dyraste anbuden och den sista kolumnen visar summan av priserna i de billigaste anbuden. Jag är inte säker på exakt hur det är bäst att räkna på vad besparingen av en konkurrensutsättning är, och i vissa fall kan det finnas anbudsgivare som har skrivit in felaktiga siffror i modulen så att jämförelsen blir missvisande. Jag har därför tagit fram en tabell till som bara innehåller uppgifter om direktupphandlingar det senaste året som jag själv varit inblandad i till viss del, och där jag därför vet att siffrorna som angavs i direktupphandlingsmodulen är korrekta.

Bara på dessa sju direktupphandlingar är summan av kostnaderna för valda anbud mer än 500 000 kronor lägre än summan av kostnaderna för de dyraste anbuden. Även om det är svårt att säga exakt hur mycket av detta som är faktiska besparingar i förhållande till om vi bara hade tagit in offerter från en eller ett fåtal leverantörer, så är det en väldigt bra indikator som visar att vi i alla fall inte betalar för mycket får det vi köper. Särskilt som vi ofta också väger in kvalitetsaspekter för att säkerställa att det vi köper in håller en hög kvalitet – vi har alltså inte alltid gått på det lägsta priset. Och det långsiktiga värdet av att bli en trovärdig, transparent och professionell inköpsorganisation ska inte heller underskattas.

Om man ska avrunda med de tidigare nämnda frågorna då? Sparar vi pengar på att konkurrensutsätta direktupphandlingar? Ja, nästan säkert, även om det är svårt att säga exakt hur mycket. Får vi fler anbud genom att annonsera direktupphandlingar? Ja. Är det möjligt för personer ute på förvaltningarna att genomföra professionella direktupphandlingar? Ja, av det vi sett hittills så har jag inte anledning att tro något annat i alla fall. Har vårt arbete gett någon påverkan över tid? Ja, i form av att fler direktupphandlingar annonseras.

Jag hoppas att detta kan motivera fler kommuner att utveckla sitt arbete med direktupphandlingar. Det finns mycket att vinna för alla parter om det görs på ett strukturerat och målinriktat sätt.