RFI för klientupphandling + Vår RFI-mall

För tillfället håller jag på med en upphandling av ett ramavtal för inköp av datorer och tillbehör till sex olika kommuner (K6, Simrishamn, Tomelilla, Sjöbo, Skurup, Trelleborg och Ängelholm). Vi har en grupp bestående av upphandlare, IT-chefer och representanter från barn- och utbildningsförvaltningarna samt referenspersoner i verksamheten – till exempel de som använder datorerna, personerna som beställer datorerna, miljöspecialister och så vidare.

Trots att en upphandlingsgrupp kan innehålla hur många kompetenser som helst så saknar vi alltid en kompetens så länge vi jobbar internt med förfrågningsunderlaget. Nämligen leverantörernas. Vi kan förstås ha hur mycket synpunkter som helst på hur kort leveranstid vi vill ha, hur höga vite som ska gälla, hur omfattande garantierna ska vara eller hur ambitiösa miljökrav som ska ställas. Men om dessa krav inte harmoniserar med vad leverantörsmarknaden kan erbjuda så riskerar vi att begränsa konkurrensen i onödan och i slutändan att få betala för höga priser. Alla krav är som sagt förknippade med en kostnad, och ibland måste man göra avkall på sina höga ambitioner om de höga ambitionerna är förknippade med en alltför hög kostnadsbild hos leverantörerna.

Därför kommer vi som en del av upphandlingsprocessen att genomföra en RFI. Vi har plockat ut utvalda delar av förfrågningsunderlaget samt skrivit ihop ett följebrev med frågor till leverantörerna i syfte att säkerställa säkra leveranser, hög miljöprestanda, enkel hantering av garantiärenden samt en generell kostnadseffektivitet i ramavtalet.

RFIn är framtagen utifrån en mall som vi tagit fram i kommunen. Jag upplever att den är bra att ha för att strukturera upp sina frågeställningar på ett bra sätt, och för att ge leverantörerna en tydlig bild av vad vi är intresserade av att få svar på. Jag bifogar därför mallen nedan, ifall den kan vara till nytta för någon annan.

request-for-information

Den faktiska RFIn kommer vi preliminärt att skicka ut på tisdag den 28:e april. Leverantörer som är intresserade av att erhålla denna kan kontakta mig så säkerställer jag att ni får ett mail direkt från vårt upphandlingssystem när den läggs ut. RFIn kommer självklart också att annonseras till hela marknaden så att samtliga leverantörer får kännedom om vår upphandling. Som det ser ut nu kommer sista dag att svara på RFIn vara den 11:e maj.

Avslutningsvis lite resonemang kring likabehandling – självklart är inte syftet att göra en RFI att hitta sätt att ge enskilda leverantörer fördelar. I vårt RFI-underlag som ska skickas ut har vi skrivit följande kring detta:

”Eventuella förändringar av förfrågningsunderlaget med anledning av denna RFI kommer endast att göras i syfte att få till en högre konkurrens, tydligare skrivningar i upphandlingsdokumenten, eller en positiv påverkan på kommunernas målsättningar med upphandlingen. Kommunerna har för avsikt att i största möjliga mån undvika förändringar av kravställningen som ger en uppenbar fördel till enskilda aktörer utan att i övrigt bidra till upphandlingens målsättning.”

Jag är glad att den offentliga upphandlingen rört sig mot att hålla mer dialog med marknaden i samband med upphandlingar. Men det gäller att det görs med finess och struktur, och alltid med den goda affären för ögonen.