Elektronisk blankett för dokumentation av direktupphandlingar

Som framgår av lagen om offentlig upphandling ska direktupphandlingar som överstiger 100 000 kronor exklusive moms dokumenteras. För att underlätta genomförandet av detta har Konkurrensverket tagit fram en vägledning och en blankett som jag tror att många upphandlande myndigheter använder:

Vägledning: http://www.konkurrensverket.se/globalassets/upphandling/dokumentation-av-direktupphandlingar.pdf

Blankett: https://www.upphandlingsmyndigheten.se/globalassets/upphandling/direktupphandling_blankett_dokumentation.doc

Som jag skrivit om tidigare här på bloggen genomför vi intern kontroll inom olika områden månadsvis. Det kan till exempel handla om att kontrollera fakturor som överstiger ett visst belopp, att kontrollera enskilda avtalsområden som löpande överstiger vissa belopp eller att göra djupgranskningar av enstaka fakturor för att säkerställa att dessa följer villkoren i ramavtalet de är avropade från.

I samband med det här arbetet kan det ibland dyka upp fakturor som överstiger gränsen på 100 000 kronor men där verksamheten av olika anledningar inte fyllt i dokumentationsblanketten, vanligtvis till följd av okunskap – man har inte känt till att det finns riktlinjer för direktupphandling, alternativt inte vetat att man var skyldig att dokumentera inköpet. Det är delvis därför vi gör kontrollerna, för att tidigt fånga sådana här avvikelser och informera verksamheten om vad som gäller – det är nästan alltid snabbt och lätt åtgärdat och höjer kunskapen på sikt i organisationen.

Att jag skriver det här inlägget just nu är för att vi har märkt att det funnits lite olika rutiner och tankar kring hur man hanterar dokumentationsblanketterna på olika förvaltningar. Vi får också en hel del frågor kring vad man ska skriva på olika delar av blanketten. För att hitta en gemensam rutin i kommunen och för att göra blanketten lättare att fylla i har vi därför tagit fram ett elektroniskt formulär som baseras på blanketten. Verksamheterna kan fylla i den information som behövs, och svaren sammanställs automatiskt i ett centralt register. Månadsvis i samband med att vi gör den interna kontrollen kan vi sen ta ut en sammanställning över den senaste månadens svar, så att vi lätt har tillgång till dessa om det behövs.

Blanketten är gjord i Microsoft Forms – det tror jag många av er som jobbar med Microsoftprodukter i era kommuner har tillgång till. I så fall bör ni kunna följa länken nedan för att få tillgång till en kopia av vårt formulär – kanske har ni tankar och synpunkter kring hur vi har utformat det, eller har användning för det i er egen organisation?

https://forms.office.com/Pages/ShareFormPage.aspx?id=WwUV0f0S4UqliVqWdTrKelBQvlVCniVHovFNC-SrFm5UQjRXRzY4Sko5SDFUSVlWSlE2UUxPVkpQWS4u&sharetoken=eiHFkvCrBuinpxDbO2br

Förutom att underlätta för verksamheterna och att samla all dokumentation på ett ställe så kan man också få tillgång till intressant statistik avseende våra direktupphandlingar som annars hade varit svår att sammanställa – till exempel hur ofta vi använder andra urvalskriterier än pris vid utvärdering, eller hur många anbud vi får in i direktupphandlingarna. Om någon verksamhet tycker att någon del av formuläret är otydligt kan vi också ta till oss av detta, förenkla/förtydliga och därmed underlätta för alla andra verksamheter som använder formuläret.

Har du några tips på andra områden som lämpar sig bra för elektronisk informationsinsamling så får du gärna höra av dig till mig!

Med vänliga hälsningar,

Marcus Bäckström
Upphandlingsstrateg