Ta kontroll över avtalsvillkoren

Just nu är det mycket diskussion kring direktupphandlingar i vår lilla kommun. Vi håller på att se över om vi behöver förändra något i våra interna riktlinjer för direktupphandling, vi jobbar på att utveckla vår direktupphandlingsmodul och till hösten när förhållandena är lite bättre ska vi förhoppningsvis kunna fortsätta att hålla utbildningar i hur vi tillämpar denna.

Direktupphandlingar är intressanta på många sätt. Vi har ju en direktupphandlingsgräns i Sverige som är lika hög (615 312 kr) oavsett storlek på myndigheten. Det medför en del intressanta saker. Avtalsområde som för vissa kommuner kan vara helt självklara att genomföra ramavtalsupphandlingar för (glödlampor till exempel, eller konferensanläggningar) då dessa överstiger gränsen för direktupphandling per år. För andra, mindre kommuner kan man dock ofta hamna i en situation där man kan välja – vill vi göra en ramavtalsupphandling, eller vill vi låta verksamheterna genomföra löpande direktupphandlingar?

Båda alternativen har för och nackdelar. Att genomföra en ramavtalsupphandling tar tid och resurser från andra upphandlingar som behöver göras, det låser marknaden till en leverantör under en längre tid och det kan vara svårt att få till ett avtal som är helt optimalt för samtliga kommuners verksamheter. Å andra sidan kan det innebära ekonomiska fördelar att genomföra en ramavtalsupphandling, det ger en möjlighet för kommunen att ”strukturera upp” hur man ska handla inom ett område (om man till exempel bara upphandlar energieffektiva glödlampor så kan man styra verksamheten mot att köpa dessa, även om de är lite dyrare än alternativen) och det ger en möjlighet att bygga upp ett fungerande samarbete med en eller ett fåtal leverantörer.

Dessa för- och nackdelar måste man förstås känna till när man beslutar om att organisationen ska genomföra löpande direktupphandlingar eller en upphandling av ett ramavtal. Inte minst eftersom man då kan försöka hantera de värsta nackdelarna med det valda alternativet på andra sätt än vanligt. Och det är här jag kommer in på det som jag valt att rubricera det här inlägget med – Ta kontroll över avtalsvillkoren.

Säg till exempel att kommunen väljer att inte upphandla ett ramavtal för att boka konferensanläggningar. Det innebär att verksamheterna själva kan välja var de vill boka konferenser. Som jag skrev ovan innebär det att verksamheterna har större möjlighet att själv bestämma vilken anläggning som passar dem och att olika leverantörer har möjlighet att konkurrera löpande vid varje given tidpunkt. Men det innebär samtidigt att vi släpper lite av kontrollen över inköpen. Kan vi verkligen lita på att samtliga chefer i kommunen vid varje givet tillfälle känner till vad vår kostpolicy säger om ekologisk mat och näringsberäkning, vad vårt miljöprogram säger om engångsartiklar, vad vår ekonomiavdelning säger om elektronisk fakturering eller vad våra förtroendevalda säger om att anlita företag som tidigare dömts för brott mot jämställdhetslagstiftningen?

I Simrishamn skulle vi lösa situationen ovan genom att ta fram ett standardavtal i vår direktupphandlingsmodul. Alltså inte bara ett generellt standardavtal, utan ett standardavtal anpassat för enskilda upphandlingsområde. Till exempel konferenstjänster. Genom standardavtalet kan vi ta kontroll över avtalsvillkoren, till exempel genom att skriva in att all mat som serveras vid bokade konferenser ska vara ekologisk eller att alla fakturor som skickas till kommunen ska vara elektroniska. Eller, vilket jag fick tips om från en kollega i en grannkommun idag, att engångsartiklar i plast inte får förekomma i samband med den bokade konferensen.

När vi har standardavtalen på plats och samlade kan vi sedan utbilda våra verksamheter i hur man använder direktupphandlingsmodulen och tvinga dem att handla genom denna när beloppen överstiger vissa gränser. Då är det vi som definierar de grundläggande avtalsvillkoren som ska gälla när organisationen bokar konferensanläggningar, samtidigt som verksamheten själv kan bestämma var man vill boka. Standardavtalen och direktupphandlingsmodulen kan därför med fördel användas inte bara när du ska konkurrensutsätta en direktupphandling, utan även när du genomför direktköp till lägre belopp inom ett område och vill säkerställa att det är kommunen som bestämmer villkoren för köpet och inte leverantören.

Ett annat område där ovanstående tankesätt kan vara viktigt är vid direktupphandlingar av IT-system. Dessa måste ju passa in i vår befintliga IT-struktur (som hanteras av den centrala IT-enheten). Även om en chef tycker att ett system är bäst för sin verksamhet så är det inte bäst för organisationen som helhet om det inte går att integrera med det befintliga faktureringssystemet, eller om det inte går att drifta i egen regi trots en policy som säger att organisationen ska göra just detta.

Nu kanske det låter som att det är krångligt att hålla på att köpa saker? Och till viss del så är det ju faktiskt det – det finns mycket som man behöver tänka på. Men vi på den centrala upphandlingsfunktionen i Simrishamn försöker hela tiden underlätta och hjälpa verksamheterna för att säkerställa att alla inköp, oavsett upphandlingsform, sköts på ett så effektivt och (för organisationen) fördelaktigt sätt som det är möjligt.

Diskussionen med kollegan i grannkommunen som jag nämnde tidigare ledde till att vi ska träffas för att diskutera hur vi kan utveckla avtalsvillkoren (med fokus på miljökrav) inom olika områden, förhoppningsvis till fördel för båda våra kommuner. Istället för att det då bara är hon och jag som framöver kommer att tänka på att undvika engångsartiklar i plast vid bokning av konferenstjänster, så kommer vi få in det automatiskt i en mycket större del av kommunens avtal. Och detta med en relativt liten arbetsinsats.

Jag ser fram emot att fortsätta ta kontroll över våra avtalsvillkor i framtiden. Och jag tar gärna del av era tips på avtalsvillkor som är viktiga att ställa på produkter och tjänster som köps in. Förhoppningsvis kan jag också dela med mig av några av våra standardavtal framöver här på bloggen när jag känner att vi är nöjda med dem.

Med förhoppning om att ni får en fortsatt trevlig vecka!

Marcus Bäckström
Upphandlingsstrateg