Tips till dig som ska införa e-handel

Jag har nog skrivit om detta tidigare, men innan jag blev upphandlare på heltid jobbade jag med ett projekt för att införa e-handel i kommunen. Efter att jag gick över till att jobba med upphandling så har hela eller delar av ansvaret för e-handelsystemet sedan hängt kvar hos mig, vilket jag mest sett som naturligt då e-handel har en så tydlig koppling till upphandling.

Jag har alltså genomfört ett införandeprojekt för e-handel (sommar/höst 2013) och har sedan dess mer eller mindre ansvarat för att ta emot frågor från verksamheterna, felsöka, läsa in prislistor. Jag skulle tro att jag under den tiden har fått alla frågor som går att få, stora som små!

Under förra året jobbade vi med att uppdatera våra rutinbeskrivningar på ekonomienheten, och jag passade då på att ta fram tre processbeskrivningar för e-handelsystemet – en riktad till den som beställer varor, en riktad till den som tar emot varor och en riktad till den som är ”e-handelssamordnare” (alltså den person som är systemansvarig). Processerna är uppbyggda med en inledande del som beskriver de vanligaste processerna för respektive yrkeskategori, sen följer en sida med de kontaktuppgifter som kan vara bra att känna till (till exempel till avtalsleverantörer, IT, distributionscentralen eller systemleverantören) och i slutet finns en lista med vanliga frågor och svar på dessa frågor.

Det ser förmodligen inte likadant ut i alla kommuner, men kanske kan beskrivningarna vara till nytta för dig som står inför ett e-handelsprojekt! Jag upplever att de gör mycket nytta, inte minst i samband med att det kommer någon nyanställd till en avdelning eller – som nu – i semestertider när kollegor ska stötta upp med systemansvaret.

process-varumottagare-utan-kontaktuppgifter

process-e-handelsbestallare-utan-kontaktuppgifter

process-e-handelssamordnare-utan-kontaktuppgifter

Att skapa såna här beskrivningar tycker jag är bra för det underlättar för verksamheterna ute att lösa sina problem själv, vilket också innebär att de enklaste frågorna inte behöver vänta på svar för att jag inte finns tillgänglig för att ge svar. Det är också bra för organisationen, då det skapar en tydlig bild för vem som ska göra vad i olika delar av processen. Och så säkerställer det att kunskapen som finns inom området finns kvar över tid.

Jag tar gärna emot synpunkter om ni har något bra tips på hur processerna kan utvecklas ytterligare! Jag har plockat bort kontaktuppgifterna i de processer som jag lagt upp här, men annars är det samma filer som vi använder internt i Simrishamn.

Marcus Bäckström
Upphandlingsstrateg