Avsett tid för uppföljning på era prestationer

Idag skriver Helena Sävefjärd om vikten av att följa upp och reflektera över en upphandlingsprocess när upphandlingen är avslutad.

På mitt kontor hänger just nu en sommarkalender. En kalender med uppmaningar om vad man kan göra eller fundera över på sin arbetsplats för att öka engagemanget i en arbetsgrupp. Lucka nummer 12 är: ”Avsett tid för uppföljning på era prestationer.”

Jag tror inte att jag är ensam om att inte prioritera uppföljning främst. Jag tycker det är roligare att gå vidare med nästa uppdrag. Trots att jag vet att jag har ett rätt så uselt minne och har svårt att komma ihåg vad vi gjort och inte gjort några månader bakåt, vilka ställningstagande vi tog och varför.

Jag har däremot blivit bättre på att boka in mina referensgrupper till ett kort möte efter att upphandlingen har avslutats. Vi ses/hörs för att med hjälp av några få punkter i en upphandlingsrapport fundera över upphandlingens utfall (tack Anders Post, RISE som delade med sig av upplägget). Varför blev det som det blev, vad gjorde vi bra, vad kunde vi gjort bättre, vilken feedback har vi fått från våra anbudsgivare o s v. Upphandlingsrapporten sparas i vårt upphandlingssystem och kommer att ha en betydelse när det är dags att upphandla på nytt. På samma sätt går det ju att skapa en avtalsrapport och successivt fylla på med nya reflektioner under avtalsperioden.

Härom dagen gjorde jag en anbudsgivare besviken när jag meddelade att uppdraget i en förnyad konkurrensutsättning gått till en konkurrent. Besvikelsen och förvåningen var stor, företaget hade lagt ner en hel del tid på att analysera sin prissättning och räknade med att ta hem uppdraget med minst ett sexsiffrigt belopp. Nu blev det tvärtom och lite mer som diffade dessa två anbudsgivare emellan. Efter några minuters telefonsamtal fick jag ett ”Grattis till en bra upphandling”, även om gratulationen satt långt inne. Jag tackade såklart och passade på att ge feedback tillbaka och berättade vad de kunde tänka på i kommande upphandlingar. Jag vet att det tips jag gav kan ha stor betydelse framöver så att företaget inte hamnar i den där riktigt tråkiga sitsen av att diskvalificeras. Det som vi upphandlare allra helst vill slippa men som ibland måste ske för att felet är för stort för att kunna rättas till.

”Avsett tid för uppföljning på era prestationer.” Med hjälp av kalendern kommer jag att påminnas om detta framöver. Kanske är det fler som kan behöva den påminnelsen?

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *